Allmänna villkor för fastighetsägare

Detta avtal ingås mellan följande parter, vilka i fortsättningen gemensamt benämns "Parterna" och var för sig "Part":

• Real Estate Ollopa11 Ltd, ett brittiskt aktiebolag registrerat i England och Wales under organisationsnummer 13697786 (registrerat 22 oktober 2021), med säte på 128 City Road, London EC1V 2NX, Storbritannien, nedan kallat "Workers Stay".
• Den fysiska eller juridiska person som registrerar en bostad, accepterar en bokning eller signerar ett ägaravtal med Workers Stay, nedan kallad "Ägaren".

För att säkerställa snabb och korrekt hantering rekommenderar vi att Ägaren använder rätt kontaktväg för respektive ärende. Allmänna förfrågningar och löpande kundtjänst hanteras på contact@workersstay.com, vilket också är vår primära och officiella kontaktkanal i alla ärenden. Frågor som rör juridik, avtalsvillkor och digital signering hänvisas till johanna@workersstay.com. Ärenden som rör integritet, dataskydd och rättighetsbegäran enligt GDPR besvaras på privacy@workersstay.com. Frågor om fakturering, utbetalning och bokföringsunderlag hanteras av billing@workersstay.com. All officiell kommunikation sker skriftligen via e-post för att säkerställa full spårbarhet och dokumentation.

Workers Stay tillhandahåller en kommersiell förmedlingstjänst och en digital marknadsplats för långtids- och företagsboende, där vi kopplar samman företagskunder och deras medarbetare med bostäder från ett kvalitetssäkrat nätverk av privata och professionella fastighetsägare. Workers Stay agerar uteslutande som mellanhand och tar, om inget annat uttryckligen avtalats skriftligen, inte rollen som hyresvärd, fastighetsförvaltare, arrangör av paketresa enligt paketreselagen eller resebyrå. Workers Stay åtar sig inte heller löpande förvaltning, städning eller fysisk drift av bostaden, men kan på Ägarens begäran och mot separat ersättning erbjuda sådana tillvalstjänster genom våra partners.

Förmedlingstjänsten omfattar, beroende på avtal och bostadens behov, bland annat följande funktioner:

• professionell publicering, översättning och löpande marknadsföring av Ägarens bostad på workersstay.com samt utvalda tredjepartskanaler och annonsplattformar i flera språk,
• mottagande, kvalificering och prissättning av bokningsförfrågningar från företagskunder med tydlig matchning mot bostadens egenskaper och Ägarens villkor,
• professionell flerspråkig kommunikation med gäster före, under och efter vistelsen, inklusive incheckningsinstruktioner och löpande support,
• fullständig administration av offert, avtal, deposition, betalning, kvitto och utbetalning med tydlig spårbarhet i varje steg,
• digital signering av hyresavtal och tilläggsdokument genom vår signeringstjänst med juridiskt bindande elektroniska underskrifter,
• support, eskaleringshantering och tvistehantering vid frågor, sena incheckningar, skadeärenden eller andra incidenter under vistelsen.

Ägaren beviljar Workers Stay en global, royaltyfri, icke-exklusiv och underlicensierbar licens att använda, lagra, publicera, redigera, översätta, beskära, anpassa, marknadsföra och distribuera allt material som Ägaren tillhandahåller eller på annat sätt gör tillgängligt för Workers Stay — inklusive men inte begränsat till foton, beskrivande texter, planlösningar, videor, 3D-touren, prisinformation och bostadens varumärkesnamn — i samtliga kanaler där Workers Stay marknadsför sin tjänst, inklusive externa annonsplattformar (Google, Meta, TikTok m.fl.), tredjepartsmarknadsplatser, nyhetsbrev, partneravtal och tryckt material. Licensen gäller under hela avtalstiden samt under en rimlig avvecklingsperiod efter uppsägning för att kunna avpublicera material från cachade och indexerade källor.

Workers Stay får, men är inte skyldigt att, förbättra bildkvalitet med hjälp av AI och professionell bildredigering, omformulera och översätta beskrivningstexter, ta fram nya marknadsföringsvinklar samt optimera annonsen för sökmotorer, betalda kampanjer och konvertering. Ägaren garanterar att allt material som tillhandahålls är korrekt, att Ägaren innehar samtliga nödvändiga rättigheter till materialet och att det inte gör intrång i tredje parts upphovsrätt, varumärkesrätt eller annan immateriell rätt. Workers Stay friskriver sig från ansvar gentemot tredje part för material som Ägaren tillhandahåller på felaktiga grunder.

Workers Stay får på Ägarens vägnar ta emot bokningsförfrågningar, lämna preliminära offerter, hålla bostaden tillfälligt reserverad under en rimlig svarstid samt samla in förskotts- och depositionsbetalningar från gäster för att säkra bokningen. En bokning blir bindande mellan Ägaren och gästen först när Ägaren uttryckligen har godkänt den slutliga offerten eller signerat hyresavtalet via vår digitala signeringstjänst. Fram till dess har Workers Stay rätt att, i god ton och med full transparens, fortsätta dialogen med gästen och vid behov föreslå alternativa lösningar.

För att hålla en hög servicenivå mot företagskunder gäller följande operativa principer mellan Parterna:

• Workers Stay strävar efter att leverera kompletta och bokningsbara förfrågningar till Ägaren inom 24 timmar från det att Ägaren godkänt en preliminär matchning, med all relevant information om gäst, period, syfte och prisnivå samlad på ett ställe.
• Ägaren förbinder sig att svara på preliminära förfrågningar utan onödigt dröjsmål, normalt inom 48 timmar under helgfri vardag, och att aktivt uppdatera tillgänglighetskalendern så att Workers Stay inte presenterar bostaden under perioder där den faktiskt inte är ledig.
• Om Ägaren inte svarar inom överenskommen tid eller indikerar att bostaden inte längre är tillgänglig har Workers Stay rätt att presentera en eller flera alternativa bostäder ur vårt nätverk för gästen i syfte att inte tappa affären och säkerställa kontinuitet för kunden.
• Workers Stay får, efter samråd med Ägaren, justera bostadens prissättning inom de ramar som följer av ägaravtalet för att möta efterfrågan, säsong och konkurrenssituation.

För att kunna garantera företagskunder en trygg och snabb bokningsprocess är Workers Stay uttryckligen auktoriserat att, i Ägarens intresse och för Ägarens räkning, vidta följande åtgärder:

• samla in förskottsbetalningar, depositioner och slutbetalningar från gäster genom våra betaltjänstleverantörer (bl.a. Stripe) innan Ägaren formellt har bekräftat bokningen, vilket gör att vi kan låsa bokningen mot konkurrerande förfrågningar,
• hålla sådana medel separat på vårt klientmedelskonto, åtskilt från Workers Stays driftskonton, till dess att slutlig allokering till en bostad och en gäst är genomförd och bokningen är fullt bekräftad,
• omfördela en gäst till en alternativ bostad inom vårt nätverk om Ägaren avböjer, inte kan ta emot bokningen, drar tillbaka bostaden eller på annat sätt gör det omöjligt att fullfölja den ursprungliga matchningen, samt
• i undantagsfall, vid styrkt skada, sen avbokning från Ägarens sida eller annat avtalsbrott, kvitta belopp som ostridigt tillkommer gästen eller Workers Stay mot innestående utbetalningar till Ägaren, efter att Ägaren först har getts möjlighet att yttra sig.

Om ingen alternativ bostad kan erbjudas inom rimlig tid återbetalar Workers Stay gästens hela inbetalda belopp utan dröjsmål och utan att gästen behöver bära några administrativa kostnader för detta. Workers Stay redovisar vid varje utbetalningstillfälle vilka belopp som tillhör Ägaren respektive Workers Stay, vilka avdrag som har gjorts, samt referenser till underliggande bokning, gäst och självfaktura så att Ägaren enkelt kan stämma av sin bokföring.

Att registrera och annonsera en bostad hos Workers Stay är helt kostnadsfritt, och Ägaren betalar inga uppstartsavgifter, månadsavgifter eller premium-paket för att synas. Workers Stay tar i stället en kommission per förmedlad bokning, som alltid presenteras transparent innan Ägaren accepterar en slutlig bokning, och som tydligt framgår av den specifika offerten eller av separat ägaravtal mellan Parterna. Ägaren kan när som helst begära en sammanställning över kommission, påslag och utbetalningar för en given period.

Workers Stays grundprinciper för prissättning, fakturering och utbetalning är följande:

• Ägaren anger ett inkomstmål per månad (target rent). Workers Stay räknar utifrån detta fram ett dynamiskt golvpris per natt motsvarande inkomstmålet ÷ 30 dagar, och erbjuder under inga omständigheter bostaden under detta golv utan Ägarens uttryckliga skriftliga godkännande.
• När en bokning är slutförd och gästen har checkat in genererar Workers Stay automatiskt en så kallad självfaktura med fullständig och transparent uppdelning av kundens totala betalning, eventuell deposition, Workers Stays påslag och kommission samt det nettobelopp som ska utbetalas till Ägaren.
• Utbetalning sker via banköverföring till det bankkonto som Ägaren angett i sin profil eller i ägaravtalet, normalt inom 14 dagar efter gästens incheckning för korta vistelser, eller i månadsvisa rater under längre vistelser, om inte annat uttryckligen avtalats mellan Parterna.
• Workers Stay ansvarar inte för Ägarens skatteregistrering eller bokföring. Ägaren ansvarar själv för att deklarera och korrekt beskatta sina hyresintäkter i enlighet med tillämpliga regler i sitt hemland och eventuell verksamhetsstat.

För att Workers Stay ska kunna leverera den höga servicenivå som våra företagskunder förväntar sig, åtar sig Ägaren att löpande under hela avtalstiden uppfylla följande grundläggande skyldigheter:

• att ha full laglig rätt att hyra ut bostaden, inklusive att i förekommande fall ha inhämtat alla nödvändiga tillstånd från bostadsrättsförening, hyresvärd, samfällighet, kommunal myndighet eller annan tredje part vars samtycke krävs enligt lag eller upplåtelseavtal,
• att vid varje givet tillfälle se till att bostaden är i fullt brukbart och hyresfärdigt skick, ren, säker, väl underhållen samt att den uppfyller tillämpliga brand-, el- och bostadssäkerhetskrav i den jurisdiktion där bostaden är belägen,
• att teckna och vidmakthålla gällande försäkring som täcker långtidsuthyrning och löpande uthyrning, brand- och vattenskador, ansvar gentemot tredje part samt skador orsakade av hyresgäster utöver vad en ordinär hem- eller fastighetsförsäkring täcker,
• att kontinuerligt säkerställa att all information om bostaden — inklusive yta, antal sovrum och sängar, exakt adress, utrustning, internethastighet, foton och eventuella husregler — är aktuell, korrekt och inte vilseledande,
• att svara på frågor från Workers Stay och från gäster utan onödigt dröjsmål, normalt inom 24 timmar under vardagar, samt att vara nåbar i akuta situationer under pågående vistelse, och
• att fullt ut följa tillämplig lagstiftning om penningtvätt, internationella sanktioner, konsumentskydd, GDPR och beskattning, samt att omedelbart informera Workers Stay om förändrade förhållanden som kan påverka avtalet eller bostadens tillgänglighet.

Workers Stay åtar sig att under hela avtalstiden bedriva sin verksamhet med hög professionalism och i Ägarens långsiktiga intresse. Detta innebär bland annat följande konkreta åtaganden från vår sida:

• att agera professionellt, lojalt och i Ägarens intresse vid förmedling, prissättning och förhandling med företagskunder, och att aldrig medvetet underskrida det överenskomna prisgolvet,
• att redovisa kommission, påslag och utbetalningar transparent, korrekt och i tid genom automatiskt genererade självfakturor och kontoutdrag samt att tillhandahålla underlag på begäran,
• att hantera all kund-, ägar- och gästdata enligt vår integritetspolicy, GDPR och UK GDPR, med lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder och endast genom kvalificerade underbiträden,
• att tillhandahålla teknisk support och en tydlig eskaleringskanal under europeisk kontorstid samt en bemannad jourkanal för akuta incidenter under pågående vistelser, och
• att skriftligen meddela Ägaren i god tid vid väsentliga förändringar i dessa villkor, i kommissionsmodellen eller i centrala plattformsfunktioner som direkt påverkar Ägarens intjäning eller hantering.

Workers Stay kan, beroende på bokningens karaktär, längd och risk, administrera en deposition från gästen i samband med bokningen. Depositionen syftar till att täcka eventuella skador, sena avbokningar eller obetalda tilläggstjänster, och den hålls på vårt klientmedelskonto till dess att vistelsen har avslutats och eventuella anspråk har hanterats. Eventuella anspråk på skador i bostaden måste rapporteras till Workers Stay skriftligen senast inom 7 dagar från gästens utcheckning, tillsammans med fotodokumentation, beskrivning av skadan och rimligt prissatt kostnadsunderlag (offert eller faktura). Workers Stay förmedlar och driver anspråket mellan Ägaren och gästen i god ton, men Workers Stay är inte ekonomiskt eller juridiskt ansvarigt för skador som åsamkats av en gäst — det slutliga ansvaret för skador ligger alltid mellan gästen, gästens arbetsgivare och Ägaren.

Vi rekommenderar starkt att Ägaren tecknar en separat uthyrnings- eller fastighetsförsäkring som täcker långtidsuthyrning, hyresgästskador, vattenskador, inbrott samt tredjemansskador utöver det skydd som en standardiserad hemförsäkring normalt erbjuder. Workers Stay kan på begäran rekommendera försäkringspartners men tar inget ansvar för slutligt försäkringsval, premier eller skadehantering mellan Ägaren och försäkringsbolaget.

Specifika avbokningsregler, eventuella avbokningsavgifter samt återbetalningsvillkor framgår alltid av varje enskild offert, bokningsbekräftelse eller hyresavtal mellan Ägaren och gästen. Vid avbokning från gästens sida tillämpas de villkor som accepterats av båda Parter vid bokningstillfället, och Workers Stay administrerar återbetalning eller kvarhållande av belopp i enlighet med dessa villkor utan att Ägaren behöver hantera betalflödet manuellt.

Ingen av Parterna ansvarar för dröjsmål eller bristande prestation till följd av omständigheter utanför Partens rimliga kontroll (så kallad force majeure), inklusive men inte begränsat till krig, väpnad konflikt, terrordåd, ekonomiska sanktioner, pandemier, omfattande sjukdomsutbrott, myndighetsbeslut om reseförbud eller nedstängningar, strejker som inte är hänförliga till Parten själv, naturkatastrofer, eldsvådor, översvämningar eller storskaliga IT-incidenter hos centrala leverantörer (t.ex. Stripe, AWS, Supabase eller Resend). Den Part som drabbas av en force majeure-händelse ska utan dröjsmål skriftligen underrätta motparten och vidta rimliga åtgärder för att begränsa skadan.

Workers Stay agerar uteslutande som förmedlare och tar inte över Ägarens roll som hyresvärd. Workers Stay ansvarar därmed, inom de gränser tvingande lag medger, inte för följande typer av skador eller förluster:

• gästens uppträdande i bostaden, eventuell skadegörelse, störningar mot grannar eller åsidosättande av husregler,
• Ägarens uteblivna inkomst på grund av annullering, avbokning, sen utcheckning, marknadsfluktuationer, sjunkande efterfrågan eller säsongseffekter,
• indirekta skador, följdskador, utebliven vinst, förlorade affärsmöjligheter, ryktes- eller goodwill-skador samt rent ekonomiska skador som inte direkt kan kopplas till Workers Stays uppsåtliga avtalsbrott, eller
• tvister mellan Ägaren och gästen, mellan Ägaren och tredje man (t.ex. bostadsrättsförening eller försäkringsbolag) eller mellan Ägaren och myndighet, i den mån tvisten inte direkt rör Workers Stays specifika förmedlingsinsats.

Workers Stays sammanlagda ansvar gentemot Ägaren under detta avtal är, oavsett rättslig grund (avtal, utomobligatoriskt skadestånd eller annat), och oavsett antal anspråk, alltid begränsat till den nettokommission som Workers Stay faktiskt har uppburit på den specifika bokning som tvisten avser. Inget i dessa villkor ska dock tolkas som en begränsning av ansvar för uppsåt, grov vårdslöshet, personskada eller annat ansvar som enligt tvingande lag inte kan begränsas eller friskrivas.

Workers Stay är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker inom ramen för den egna plattformen, marknadsföringen och förmedlingstjänsten, vilket bland annat omfattar registrering av Ägare, hantering av bokningsförfrågningar, kommunikation med kunder och utbetalningar. När Workers Stay behandlar gästers personuppgifter på Ägarens uttryckliga uppdrag (till exempel vid kontraktssignering, fakturering i Ägarens namn eller hantering av deposition) agerar Workers Stay i stället personuppgiftsbiträde åt Ägaren. En fullständig och uppdaterad beskrivning av all behandling, kategorier av personuppgifter, ändamål, rättsliga grunder, lagringstider, internationella överföringar och dina rättigheter återfinns i vår separata integritetspolicy, som utgör en integrerad del av detta avtal:

https://workersstay.com/privacy

Båda Parter förbinder sig att löpande följa GDPR, UK GDPR samt tillämplig nationell dataskyddslagstiftning, att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst eller läckage, samt att utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar underrätta motparten skriftligen vid kännedom om en personuppgiftsincident som rör den gemensamma verksamheten, så att lagstadgade rapporteringsskyldigheter kan uppfyllas i tid.

Parterna förbinder sig att under hela avtalstiden, och under en period om fem (5) år därefter, behandla all konfidentiell information om motparten med största sekretess. Med konfidentiell information avses bland annat priser, kommissionssatser, kundlistor, gästuppgifter, affärsstrategi, marknadsplaner, intern dokumentation, källkod, kommersiella villkor och innehållet i detta avtal. Sådan information får inte avslöjas, kopieras eller på annat sätt göras tillgänglig för utomstående utan motpartens skriftliga förhandsgodkännande, annat än då skyldighet att lämna ut information följer av tvingande lag, domstolsbeslut eller beslut av behörig myndighet. Denna förpliktelse gäller även efter att avtalet har upphört att gälla, oavsett orsak till upphörandet.

Avtalet träder i kraft vid den tidpunkt då Ägaren registrerar en bostad, accepterar dessa villkor digitalt eller signerar ett separat ägaravtal med Workers Stay, och löper därefter tills vidare utan slutdatum. Båda Parter har rätt att säga upp avtalet skriftligen, utan motivering, med iakttagande av 30 dagars uppsägningstid räknat från den dag uppsägningen skriftligen kommit motparten till del. Befintliga och redan bekräftade bokningar ska oavsett uppsägningstidpunkt fullföljas av Ägaren på de villkor som gällde när bokningen bekräftades, eftersom gästen och dennes arbetsgivare har förlitat sig på leveransen.

Workers Stay får, utan att avvakta uppsägningstid, säga upp avtalet med omedelbar verkan om Ägaren väsentligt bryter mot dessa villkor, agerar bedrägligt eller vilseledande gentemot Workers Stay eller gäster, bryter mot tillämplig lag, blir föremål för sanktioner eller på annat sätt skadar Workers Stays varumärke, kunder eller plattform. Ägaren får på motsvarande villkor säga upp avtalet med omedelbar verkan vid Workers Stays väsentliga avtalsbrott som inte rättas inom 30 dagar från det att skriftlig anmaning lämnats, och i sådant fall ska redan upparbetad kommission och utbetalningar redovisas till slut inom rimlig tid.

Workers Stay förbehåller sig rätten att löpande redigera, dölja, depublicera eller permanent ta bort annonser och listningar som bryter mot tillämplig lag, mot dessa villkor, mot vår innehållspolicy eller som på annat sätt riskerar att skada Workers Stays varumärke, andra Ägare eller gäster. Workers Stay får också ta bort en annons om det vid kvalitetskontroll framkommer att bostaden inte motsvarar marknadsförd standard, om Ägaren systematiskt avböjer rimliga bokningar eller om bostaden uppenbart är otillgänglig under den period som annonsen anger. Ägaren har när som helst rätt att skriftligen begära att en annons döljs eller tas bort, och borttagning genomförs då utan dröjsmål, dock utan att det påverkar pågående eller redan bekräftade bokningar som Ägaren fortsatt är skyldig att fullfölja.

Workers Stay förbehåller sig rätten att från tid till annan uppdatera och förbättra dessa villkor i takt med att tjänsten, marknaden och regelverken utvecklas. Materiella ändringar — alltså sådana ändringar som kan påverka Ägarens rättigheter eller skyldigheter på ett mer än obetydligt sätt — meddelas Ägaren skriftligen via e-post eller via plattformens meddelandefunktion minst 30 dagar innan ändringen träder i kraft, tillsammans med en kort sammanfattning av vad som har ändrats. Om Ägaren inte accepterar de aviserade ändringarna har Ägaren rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan inom samma 30-dagarsperiod, varvid pågående bokningar slutförs enligt tidigare villkor. Om Ägaren fortsätter att använda Workers Stays tjänster efter att ändringarna har trätt i kraft anses ändringarna ha accepterats i sin helhet.

Detta avtal, samt alla frågor som rör dess giltighet, tolkning, fullgörelse och upphörande, regleras av lagarna i England och Wales, utan tillämpning av sådana lagvalsregler som skulle medföra tillämpning av annan jurisdiktions lag. Tvister som uppstår med anledning av eller i samband med avtalet ska i första hand lösas genom konstruktiv förhandling i god ton mellan Parterna inom rimlig tid, normalt 30 dagar från det att tvisten skriftligen påkallats. Om förhandling inte leder till en uppgörelse ska tvisten slutligen avgöras av engelsk domstol med High Court of Justice i London som första instans, om inte tvingande lag pekar ut annan domstol.

Konsumenter med hemvist inom Europeiska unionen har därutöver alltid rätt att åberopa tvingande konsumentskyddsregler i sitt hemland, att vända sig till sin nationella konsumentmyndighet samt att använda EU-kommissionens plattform för tvistlösning online utan kostnad, vilken nås på https://ec.europa.eu/consumers/odr.

Om en bestämmelse i detta avtal av domstol eller annan behörig myndighet skulle bedömas vara helt eller delvis ogiltig, ogenomförbar eller icke verkställbar ska detta inte påverka giltigheten av övriga bestämmelser, vilka ska fortsätta gälla med oförändrad styrka. Parterna ska i sådant fall i god ton och utan dröjsmål förhandla för att ersätta den ogiltiga bestämmelsen med en ny, giltig bestämmelse som så långt det är ekonomiskt och juridiskt möjligt återspeglar Parternas ursprungliga avsikt och kommersiella balans. Detta avtal, tillsammans med eventuellt separat ägaravtal, integritetspolicyn och bekräftade offerter, utgör hela överenskommelsen mellan Parterna i de frågor som avtalet reglerar och ersätter alla tidigare muntliga eller skriftliga överenskommelser, utfästelser och åtaganden i samma fråga.