Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är:

• Real Estate Ollopa11 Ltd (org.nr 13697786, registrerat 22 oktober 2021)
• 128 City Road, London EC1V 2NX, Storbritannien
• E-post: privacy@workersstay.com
• Allmänna ärenden: contact@workersstay.com

Frågor om integritet, rättighetsbegäran eller incidenter besvaras inom 30 dagar enligt artikel 12 GDPR. För särskilt komplexa ärenden kan vi förlänga svarstiden med två månader och informerar dig då skriftligt.

Eftersom vi är etablerade i Storbritannien men erbjuder tjänster till registrerade i EU har vi utsett en representant i unionen i enlighet med artikel 27 GDPR. Kontakta vår EU-representant via privacy@workersstay.com och märk ärendet "EU Representative".

Vi har inte ett formellt dataskyddsombud (DPO) eftersom kriterierna i artikel 37 GDPR inte är uppfyllda, men vår Head of Privacy är ansvarig kontaktpunkt och nås på privacy@workersstay.com.

Denna policy gäller när du:

• besöker workersstay.com eller någon av våra underdomäner,
• skickar en bokningsförfrågan eller kontaktar oss via formulär eller e-post,
• registrerar en bostad som ägare,
• tecknar ett avtal med oss som gäst, företagskund eller bostadsägare,
• tar emot marknadsföringskommunikation från oss, eller
• interagerar med våra annonser på externa plattformar (Google, Meta m.fl.).

Beroende på din relation till oss behandlar vi följande kategorier:

• Identitets- och kontaktuppgifter: namn, e-post, företagsnamn, organisationsnummer, faktureringsadress.
• Bokningsdata: ankomst- och avresedatum, antal gäster, syfte med resan, projekt, eventuella särskilda önskemål.
• Avtals- och betalningsdata: avtalsvillkor, fakturor, betalningsmetod (Workers Stay lagrar inte fullständiga kortnummer — kortdata hanteras av Stripe), kvitton, transaktionshistorik.
• Bostadsdata för ägare: adress, foton, prissättning, bankuppgifter för utbetalning, inkomstmål.
• Kommunikation: meddelanden via e-post, WhatsApp och kontaktformulär, samtycken, klagomål och support­ärenden.
• Teknisk data: IP-adress, enhetstyp, webbläsare, operativsystem, språk, hänvisande sida, sidbesök, kakor och liknande tekniker.
• Marknadsföringsdata: spårnings­identifierare, klick på annonser, segment du tillhör samt din respons på kampanjer.
• Geografisk data: stad/region som härleds från din IP eller som du själv anger.

Vi behandlar inte avsiktligt särskilda kategorier av personuppgifter (känsliga uppgifter enligt artikel 9 GDPR) såsom hälsa, etniskt ursprung, religion eller politiska åsikter. Om du själv lämnar sådan information i ett fritextfält raderar vi den så snart vi får kännedom om den.

De flesta uppgifter får vi direkt från dig. Vi kan därutöver komplettera dem från:

• offentliga register (företagsregister, kreditupplysning vid större företagsavtal),
• våra leverantörer (t.ex. Hospitable för bokningssynk, Stripe för betalstatus),
• annonsplattformar (Google Ads, Meta) i form av aggregerad konverterings- och attributionsdata,
• din arbetsgivare eller resebyrå om någon bokar boende för din räkning.

Vi behandlar dina personuppgifter endast för specifika och legitima ändamål. Tabellen nedan visar varje behandling, dess ändamål och den rättsliga grund vi stödjer oss på enligt artikel 6 GDPR.

När vi förlitar oss på berättigat intresse har vi alltid gjort en intresseavvägning där dina rättigheter och friheter ställts mot vårt intresse. Du kan när som helst invända mot sådan behandling enligt punkt 12 nedan.

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål de samlades in för:

• Förfrågningar som inte leder till bokning: upp till 18 månader, därefter anonymiseras eller raderas de.
• Bokningar och kunddata: under hela kundrelationen plus 7 år efter senaste transaktion (bokföringslagen 7 kap. 2 §).
• Ägaravtal: under hela avtalsförhållandet plus 10 år (preskriptionslagen och bokföringskrav).
• Marknadsföringsdata kopplad till samtycke: tills du återkallar samtycket eller efter 24 månaders inaktivitet.
• Loggar för säkerhet och bedrägeribekämpning: 12 månader.
• Supportärenden och e-postkommunikation: 36 månader efter ärendet stängts.
• Kakor: enligt vad som anges i vår cookie-banner och i punkt 9.

Vi delar dina uppgifter med noggrant utvalda leverantörer som behandlar dem för vår räkning enligt skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) i enlighet med artikel 28 GDPR. Vi säljer aldrig personuppgifter. Aktuella biträden inkluderar:

• Hosting och databas: Lovable Cloud / Supabase (EU-regioner).
• E-postutskick: Resend Inc.
• Betalningar: Stripe Payments Europe Ltd.
• Bokningssynk: Hospitable.com.
• AI-bearbetning av meddelanden: Google (Gemini via Lovable AI Gateway) och OpenAI — endast meddelandeinnehåll, ingen träning på vår data.
• Annons- och attributionsdata: Google Ireland Ltd och Meta Platforms Ireland Ltd.
• Digital signering: levereras av Workers Stay själva (johanna@workersstay.com är ansvarig signeringskoordinator).
• WhatsApp-kommunikation: WhatsApp Ireland Ltd.
• Banker och kortinlösare för utbetalningar.
• Juridiska och ekonomiska rådgivare när det krävs för att försvara våra rättigheter.

Vi delar även uppgifter med behöriga myndigheter när det krävs enligt lag, t.ex. skattemyndighet, polismyndighet eller domstol.

Vi använder kakor (cookies), local storage och pixlar för att tjänsten ska fungera, för att mäta användning och för marknadsföring. Vi delar in dem i fyra kategorier:

• Nödvändiga: krävs för att tjänsten ska fungera (inloggning, formulär, säkerhet). Kräver inte samtycke.
• Funktionella: kommer ihåg dina val (språk, region).
• Analys: hjälper oss förstå hur sidan används (egen anonymiserad mätning, Google Analytics 4 vid samtycke).
• Marknadsföring: spårar konverteringar och visar relevanta annonser (Google Ads, Meta Pixel — endast vid samtycke).

Du kan när som helst ändra dina val via "Cookieinställningar" i sidfoten eller blockera kakor i din webbläsare. Att stänga av nödvändiga kakor kan medföra att tjänsten inte fungerar korrekt.

Våra produktions­data lagras inom EU/EES. Vissa leverantörer (t.ex. AI-modeller och spårningsverktyg) kan dock behandla data i tredje land, främst USA. För sådana överföringar säkerställer vi en adekvat skyddsnivå genom:

• EU-kommissionens adekvansbeslut (t.ex. EU–U.S. Data Privacy Framework för certifierade mottagare),
• EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC 2021/914) med kompletterande tekniska och organisatoriska åtgärder, samt
• UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA) där överföringen omfattas av UK GDPR.

Du kan begära en kopia av tillämpliga skyddsåtgärder genom att kontakta privacy@workersstay.com.

Vi tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32 GDPR, bl.a.:

• TLS-kryptering för all trafik och kryptering "at rest" i databasen,
• rollbaserad åtkomstkontroll och Row-Level Security i alla tabeller med personuppgifter,
• minst privilegium för anställda och leverantörer,
• loggning och övervakning av åtkomst,
• regelbundna säkerhetsskanningar och beroendegranskningar,
• incident- och kontinuitetsplan med rapportering till tillsynsmyndighet inom 72 timmar vid personuppgiftsincident enligt artikel 33 GDPR, samt direkt till dig om incidenten medför hög risk för dina rättigheter enligt artikel 34.

Enligt GDPR och UK GDPR har du följande rättigheter:

• Rätt till tillgång (art. 15) — få en kopia av de uppgifter vi har om dig.
• Rätt till rättelse (art. 16) — få felaktiga uppgifter korrigerade.
• Rätt till radering (art. 17) — när behandlingen inte längre är nödvändig eller du återkallar samtycke.
• Rätt till begränsning (art. 18).
• Rätt till dataportabilitet (art. 20) — få ut dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format.
• Rätt att invända (art. 21) mot behandling som grundar sig på berättigat intresse eller direkt marknadsföring.
• Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande (art. 22) — se punkt 13.
• Rätt att återkalla samtycke när som helst, utan att det påverkar lagligheten i behandlingen före återkallelsen.
• Rätt att klaga hos en tillsynsmyndighet (se punkt 16).

För att utöva dina rättigheter, kontakta privacy@workersstay.com. Vi kan behöva verifiera din identitet innan vi behandlar begäran. Tjänsten är kostnadsfri, men vi kan ta ut en rimlig avgift eller vägra uppenbart ogrundade eller orimliga begäranden (art. 12.5).

Vi använder AI-assistans för att besvara enkla kundförfrågningar snabbare och för att matcha förfrågningar mot tillgängliga bostäder. Beslutet att ingå avtal, prissätta eller neka en bokning fattas alltid av en människa hos Workers Stay. Vi utför inte automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder eller på liknande sätt betydande påverkan på dig i den mening som avses i artikel 22 GDPR.

Vår tjänst riktar sig till företag och vuxna. Vi samlar inte avsiktligt in personuppgifter om barn under 16 år. Om du tror att ett barn har lämnat uppgifter till oss, kontakta privacy@workersstay.com så raderar vi dem.

Vi kan komma att uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar kommuniceras via vår webbplats eller per e-post i god tid innan de träder i kraft. Datumet "Senast uppdaterad" högst upp visar när policyn senast reviderades. Tidigare versioner kan begäras från privacy@workersstay.com.

Om du anser att vi behandlat dina personuppgifter felaktigt vill vi att du kontaktar oss först — vi tar dina synpunkter på allvar. Du har dock alltid rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet:

• Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
• Storbritannien: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
• Övriga EU-länder: din nationella dataskyddsmyndighet.