Conditions générales pour les propriétaires

Le présent Contrat est conclu entre les parties suivantes, désignées ensemble les « Parties » et individuellement une « Partie » :

• Real Estate Ollopa11 Ltd, société à responsabilité limitée immatriculée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 13697786 (constituée le 22 octobre 2021), dont le siège est situé 128 City Road, London EC1V 2NX, Royaume-Uni, ci-après « Workers Stay ».
• La personne physique ou morale qui inscrit un bien, accepte une réservation ou signe un Contrat propriétaire avec Workers Stay, ci-après le « Propriétaire ».

Pour que les demandes soient traitées correctement et rapidement, nous recommandons au Propriétaire d’utiliser le bon canal pour chaque type de demande. Les questions générales et le service client courant sont traités à contact@workersstay.com, qui est aussi notre canal de contact principal et officiel pour toutes les questions. Les questions juridiques, contractuelles et relatives à la signature électronique sont à adresser à johanna@workersstay.com. Les questions de confidentialité, de protection des données et d’exercice des droits RGPD sont traitées à privacy@workersstay.com. Les questions de facturation, de versements et de pièces comptables sont gérées par billing@workersstay.com. Toute communication officielle se fait par écrit, par e-mail, afin de garantir une traçabilité et une documentation complètes.

Workers Stay fournit un service commercial d’intermédiation et une place de marché numérique pour le logement de longue durée et d’entreprise, qui met en relation des entreprises clientes et leurs salariés avec des biens issus d’un réseau sélectionné de propriétaires particuliers et professionnels. Workers Stay agit uniquement en qualité d’intermédiaire et, sauf accord écrit exprès contraire, n’assume pas le rôle de bailleur, de gestionnaire de biens, d’organisateur de voyages à forfait au sens de la directive sur les voyages à forfait ni d’agence de voyages. Workers Stay n’assure pas non plus la gestion courante, le ménage ni l’exploitation physique du bien, mais peut, à la demande du Propriétaire et moyennant une rémunération distincte, proposer de tels services optionnels via ses partenaires.

Selon l’accord et les besoins du bien, le service d’intermédiation comprend notamment :

• la publication professionnelle, la traduction et la promotion continue du bien du Propriétaire sur workersstay.com et sur des canaux tiers et plateformes publicitaires sélectionnés, en plusieurs langues,
• la réception, la qualification et la tarification des demandes de réservation des entreprises clientes, avec une mise en correspondance claire avec les caractéristiques du bien et les conditions du Propriétaire,
• une communication professionnelle multilingue avec les voyageurs avant, pendant et après le séjour, y compris les instructions d’arrivée et l’assistance continue,
• la gestion complète des devis, contrats, dépôts de garantie, paiements, reçus et versements, avec une traçabilité claire à chaque étape,
• la signature électronique des contrats de location et documents complémentaires via notre service de signature, avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes,
• l’assistance, l’escalade et la gestion des litiges en cas de questions, d’arrivées tardives, de demandes d’indemnisation ou d’autres incidents pendant le séjour.

Le Propriétaire concède à Workers Stay une licence mondiale, gratuite, non exclusive et pouvant faire l’objet de sous-licences, pour utiliser, stocker, publier, modifier, traduire, recadrer, adapter, promouvoir et diffuser l’ensemble des contenus que le Propriétaire fournit ou met à disposition de Workers Stay – notamment photos, textes descriptifs, plans, vidéos, visites 3D, informations tarifaires et nom commercial du bien – sur tous les canaux où Workers Stay promeut son service, y compris les plateformes publicitaires externes (Google, Meta, TikTok et autres), les places de marché tierces, les newsletters, les accords de partenariat et les supports imprimés. La licence s’applique pendant toute la durée du Contrat et pendant une période raisonnable après sa fin, afin de permettre le retrait des contenus des sources mises en cache et indexées.

Workers Stay peut, sans y être tenu, améliorer la qualité des images à l’aide de l’IA et d’un traitement professionnel, réécrire et traduire les textes descriptifs, développer de nouveaux angles marketing et optimiser l’annonce pour les moteurs de recherche, les campagnes payantes et la conversion. Le Propriétaire garantit que tous les contenus fournis sont exacts, qu’il détient tous les droits nécessaires sur ceux-ci et qu’ils ne portent atteinte à aucun droit d’auteur, droit de marque ou autre droit de propriété intellectuelle d’un tiers. Workers Stay décline toute responsabilité envers les tiers pour les contenus fournis par le Propriétaire sur des bases erronées.

Au nom du Propriétaire, Workers Stay peut recevoir des demandes de réservation, émettre des devis préliminaires, bloquer le bien pendant un délai de réponse raisonnable et encaisser auprès des voyageurs des acomptes et dépôts de garantie afin de sécuriser la réservation. Une réservation ne devient contraignante entre le Propriétaire et le voyageur qu’une fois que le Propriétaire a expressément approuvé le devis final ou signé le contrat de location via notre service de signature électronique. Jusqu’alors, Workers Stay a le droit, de bonne foi et en toute transparence, de poursuivre le dialogue avec le voyageur et, si nécessaire, de proposer des solutions alternatives.

Afin de maintenir un haut niveau de service envers les entreprises clientes, les principes suivants s’appliquent entre les Parties :

• Workers Stay s’efforce de transmettre au Propriétaire des demandes complètes et réservables dans les 24 heures suivant l’approbation par le Propriétaire d’une correspondance préliminaire, avec toutes les informations utiles sur le voyageur, la période, le motif et le niveau de prix réunies en un seul endroit.
• Le Propriétaire s’engage à répondre aux demandes préliminaires sans retard injustifié, généralement dans les 48 heures ouvrées, et à tenir activement à jour son calendrier de disponibilités afin que Workers Stay ne propose pas le bien sur des périodes où il n’est pas réellement disponible.
• Si le Propriétaire ne répond pas dans le délai convenu ou indique que le bien n’est plus disponible, Workers Stay peut proposer au voyageur un ou plusieurs biens alternatifs de son réseau afin de ne pas perdre la réservation et d’assurer la continuité pour le client.
• Workers Stay peut, après concertation avec le Propriétaire, ajuster le prix du bien dans le cadre défini par le Contrat propriétaire pour tenir compte de la demande, de la saison et de la concurrence.

Afin de garantir aux entreprises clientes un processus de réservation sûr et rapide, Workers Stay est expressément autorisé, dans l’intérêt et pour le compte du Propriétaire, à prendre les mesures suivantes :

• encaisser auprès des voyageurs les acomptes, dépôts de garantie et soldes via nos prestataires de paiement (dont Stripe) avant que le Propriétaire n’ait formellement confirmé la réservation, ce qui nous permet de la bloquer face à des demandes concurrentes,
• conserver ces fonds séparément sur notre compte de fonds clients, distinct des comptes d’exploitation de Workers Stay, jusqu’à l’affectation définitive à un bien et à un voyageur et à la confirmation complète de la réservation,
• réaffecter un voyageur à un bien alternatif de notre réseau si le Propriétaire refuse, ne peut pas accepter la réservation, retire le bien ou rend autrement impossible la correspondance initiale, et
• à titre exceptionnel, en cas de dommage avéré, d’annulation tardive par le Propriétaire ou d’autre manquement contractuel, compenser les sommes incontestablement dues au voyageur ou à Workers Stay avec les sommes dues au Propriétaire, après avoir donné au Propriétaire la possibilité de s’exprimer.

Si aucun bien alternatif ne peut être proposé dans un délai raisonnable, Workers Stay rembourse intégralement le voyageur sans retard injustifié et sans frais administratifs pour lui. À chaque versement, Workers Stay indique clairement les montants revenant au Propriétaire et à Workers Stay, les déductions effectuées, ainsi que les références de la réservation, du voyageur et de l’autofacture correspondantes, afin que le Propriétaire puisse facilement rapprocher sa comptabilité.

L’inscription et la publication d’un bien sur Workers Stay sont entièrement gratuites : le Propriétaire ne paie ni frais de mise en service, ni abonnement mensuel, ni offre premium pour être visible. Workers Stay perçoit en revanche une commission par réservation conclue, toujours présentée de manière transparente avant que le Propriétaire n’accepte une réservation définitive et clairement indiquée dans le devis concerné ou dans un Contrat propriétaire distinct. Le Propriétaire peut à tout moment demander un récapitulatif des commissions, marges et versements sur une période donnée.

Les principes de Workers Stay en matière de prix, de facturation et de versement sont les suivants :

• Le Propriétaire indique un objectif de revenu mensuel. Workers Stay en déduit un prix plancher dynamique par nuit égal à l’objectif de revenu ÷ 30 jours et ne propose en aucun cas le bien en dessous de ce plancher sans l’accord écrit exprès du Propriétaire.
• Une fois la réservation réalisée et le voyageur arrivé, Workers Stay génère automatiquement une autofacture détaillant de manière complète et transparente le paiement total du voyageur, l’éventuel dépôt de garantie, la marge et la commission de Workers Stay ainsi que le montant net versé au Propriétaire.
• Le versement est effectué par virement sur le compte indiqué par le Propriétaire dans son profil ou son Contrat propriétaire, en principe dans les 14 jours suivant l’arrivée du voyageur pour les séjours courts, ou par mensualités pour les séjours plus longs, sauf accord exprès contraire entre les Parties.
• Workers Stay n’est pas responsable de l’immatriculation fiscale ni de la comptabilité du Propriétaire. Le Propriétaire est responsable de la déclaration et de l’imposition correcte de ses revenus locatifs selon les règles applicables dans son pays et, le cas échéant, dans le pays d’exploitation.

Pour que Workers Stay puisse offrir le niveau de service attendu par nos entreprises clientes, le Propriétaire s’engage à respecter en permanence, pendant toute la durée du Contrat, les obligations fondamentales suivantes :

• disposer du plein droit de louer le bien, y compris, le cas échéant, avoir obtenu tous les accords nécessaires de la copropriété, du bailleur, des copropriétaires, des autorités ou de tout autre tiers dont l’accord est requis par la loi ou par le régime de propriété du bien,
• veiller à tout moment à ce que le bien soit entièrement utilisable et prêt à louer, propre, sûr, bien entretenu et conforme aux exigences applicables en matière d’incendie, d’électricité et de sécurité du logement à l’endroit où il se trouve,
• souscrire et maintenir une assurance valable couvrant la location de longue durée et continue, les dommages d’incendie et des eaux, la responsabilité civile et les dommages causés par les locataires, au-delà de ce que couvre une assurance habitation ordinaire,
• veiller en permanence à ce que toutes les informations sur le bien – notamment surface, nombre de chambres et de lits, adresse exacte, équipements, débit internet, photos et éventuel règlement intérieur – soient à jour, exactes et non trompeuses,
• répondre aux questions de Workers Stay et des voyageurs sans retard injustifié, en principe dans les 24 heures ouvrées, et être joignable en cas d’urgence pendant un séjour en cours, et
• respecter pleinement la législation applicable en matière de lutte contre le blanchiment, de sanctions internationales, de protection des consommateurs, de RGPD et de fiscalité, et informer immédiatement Workers Stay de tout changement susceptible d’affecter le Contrat ou la disponibilité du bien.

Workers Stay s’engage à exercer son activité avec un haut niveau de professionnalisme et dans l’intérêt à long terme du Propriétaire pendant toute la durée du Contrat. Cela comprend les engagements concrets suivants :

• agir de manière professionnelle, loyale et dans l’intérêt du Propriétaire lors de l’intermédiation, de la tarification et de la négociation avec les entreprises clientes, et ne jamais descendre sciemment sous le prix plancher convenu,
• rendre compte des commissions, marges et versements de manière transparente, exacte et ponctuelle au moyen d’autofactures et de relevés générés automatiquement, et fournir les justificatifs sur demande,
• traiter toutes les données des clients, Propriétaires et voyageurs conformément à notre Politique de confidentialité, au RGPD et au UK GDPR, avec des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées et uniquement via des sous-traitants qualifiés,
• assurer une assistance technique et un canal d’escalade clair pendant les heures ouvrées suédoises, ainsi qu’une permanence pour les incidents urgents pendant les séjours en cours, et
• informer le Propriétaire par écrit en temps utile de toute modification importante des présentes Conditions, du modèle de commission ou des fonctionnalités centrales de la plateforme ayant un effet direct sur ses revenus ou son activité.

Selon la nature, la durée et le profil de risque de la réservation, Workers Stay peut gérer un dépôt de garantie du voyageur lié à la réservation. Ce dépôt vise à couvrir d’éventuels dommages, annulations tardives ou services annexes impayés ; il est conservé sur notre compte de fonds clients jusqu’à la fin du séjour et au traitement des éventuelles réclamations. Toute réclamation pour dommage au bien doit être signalée par écrit à Workers Stay dans les 7 jours suivant le départ du voyageur, accompagnée de photos, d’une description du dommage et de justificatifs chiffrés de manière raisonnable (devis ou facture). Workers Stay sert d’intermédiaire et poursuit la réclamation entre le Propriétaire et le voyageur de bonne foi, mais n’est ni financièrement ni juridiquement responsable des dommages causés par un voyageur : la responsabilité finale des dommages incombe toujours au voyageur, à son employeur et au Propriétaire.

Nous recommandons vivement au Propriétaire de souscrire une assurance location ou propriétaire distincte couvrant la location de longue durée, les dommages causés par les locataires, les dégâts des eaux, le cambriolage et la responsabilité civile au-delà de ce que prévoit une assurance habitation standard. Workers Stay peut, sur demande, recommander des partenaires d’assurance, mais n’assume aucune responsabilité quant au choix final de l’assurance, aux primes ou à la gestion des sinistres entre le Propriétaire et l’assureur.

Les règles d’annulation, frais d’annulation éventuels et conditions de remboursement sont toujours précisés dans chaque devis, confirmation de réservation ou contrat de location entre le Propriétaire et le voyageur. En cas d’annulation par le voyageur, ce sont les conditions acceptées par les deux parties lors de la réservation qui s’appliquent, et Workers Stay gère le remboursement ou la retenue des sommes en conséquence, sans que le Propriétaire ait à traiter manuellement le flux de paiement.

Aucune Partie n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution dus à des circonstances échappant à son contrôle raisonnable (force majeure), notamment guerre, conflit armé, actes de terrorisme, sanctions économiques, pandémies, épidémies de grande ampleur, décisions des autorités imposant des interdictions de voyager ou des confinements, grèves non imputables à la Partie elle-même, catastrophes naturelles, incendies, inondations ou incidents informatiques majeurs chez des fournisseurs essentiels (tels que Stripe, AWS, Supabase ou Resend). La Partie affectée par un cas de force majeure en informe l’autre Partie par écrit sans retard injustifié et prend des mesures raisonnables pour en limiter les effets.

Workers Stay agit uniquement en qualité d’intermédiaire et ne reprend pas le rôle de bailleur du Propriétaire. Dans la mesure permise par le droit impératif, Workers Stay n’est donc pas responsable des pertes ou dommages suivants :

• le comportement du voyageur dans le bien, les dommages qu’il cause, les nuisances pour le voisinage ou le non-respect du règlement intérieur,
• la perte de revenus du Propriétaire due à une annulation, une absence, un départ tardif, des fluctuations du marché, une baisse de la demande ou des effets saisonniers,
• les dommages indirects, dommages consécutifs, manques à gagner, pertes d’opportunités commerciales, atteintes à la réputation ou à l’image et pertes purement économiques qui ne peuvent être directement imputés à un manquement intentionnel de Workers Stay, ou
• les litiges entre le Propriétaire et le voyageur, entre le Propriétaire et un tiers (par ex. copropriété ou assureur) ou entre le Propriétaire et une autorité, dans la mesure où le litige ne concerne pas directement l’activité d’intermédiation spécifique de Workers Stay.

La responsabilité totale de Workers Stay envers le Propriétaire au titre du présent Contrat, quel qu’en soit le fondement juridique (contractuel, délictuel ou autre) et quel que soit le nombre de réclamations, est en tout état de cause limitée à la commission nette effectivement perçue par Workers Stay sur la réservation concernée par le litige. Aucune disposition des présentes Conditions ne saurait toutefois être interprétée comme une limitation de responsabilité en cas de faute intentionnelle, de faute lourde, de dommage corporel ou de toute autre responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue en vertu du droit impératif.

Workers Stay est responsable du traitement pour les traitements effectués dans le cadre de sa propre plateforme, de son marketing et de son service d’intermédiation, ce qui comprend notamment l’inscription des Propriétaires, le traitement des demandes de réservation, la communication avec les clients et les versements. Lorsque Workers Stay traite des données personnelles de voyageurs sur instruction expresse du Propriétaire (par exemple pour la signature du contrat, la facturation au nom du Propriétaire ou la gestion du dépôt de garantie), Workers Stay agit en tant que sous-traitant pour le compte du Propriétaire. Une description complète et à jour de tous les traitements, catégories de données personnelles, finalités, bases légales, durées de conservation, transferts internationaux et de vos droits figure dans notre Politique de confidentialité distincte, qui fait partie intégrante du présent Contrat :

https://workersstay.com/privacy

Les deux Parties s’engagent à respecter en permanence le RGPD, le UK GDPR et la législation nationale applicable en matière de protection des données, à mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès ou fuite non autorisés, et à notifier par écrit l’autre Partie sans retard injustifié, et au plus tard dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, toute violation de données personnelles affectant l’activité commune, afin que les obligations légales de notification puissent être respectées à temps.

Les Parties s’engagent, pendant toute la durée du Contrat et pendant cinq (5) ans après sa fin, à traiter toutes les informations confidentielles concernant l’autre Partie avec la plus stricte confidentialité. Les informations confidentielles comprennent notamment les prix, taux de commission, listes de clients, données des voyageurs, stratégie commerciale, plans marketing, documentation interne, code source, conditions commerciales et le contenu du présent Contrat. Ces informations ne peuvent être divulguées, copiées ou mises à disposition de tiers sans l’accord écrit préalable de l’autre Partie, sauf lorsque la divulgation est exigée par le droit impératif, une décision de justice ou une décision d’une autorité compétente. Cette obligation continue de s’appliquer après la fin du Contrat, quelle qu’en soit la cause.

Le Contrat entre en vigueur au moment où le Propriétaire inscrit un bien, accepte électroniquement les présentes Conditions ou signe un Contrat propriétaire distinct avec Workers Stay, et court ensuite pour une durée indéterminée. Chaque Partie peut résilier le Contrat par écrit, sans motif, moyennant un préavis de 30 jours à compter de la réception de la notification écrite par l’autre Partie. Nonobstant toute résiliation, les réservations existantes et déjà confirmées doivent être honorées par le Propriétaire aux conditions en vigueur lors de leur confirmation, le voyageur et son employeur s’étant fiés à leur exécution.

Workers Stay peut résilier le Contrat avec effet immédiat, sans préavis, si le Propriétaire manque gravement aux présentes Conditions, agit de manière frauduleuse ou trompeuse envers Workers Stay ou les voyageurs, enfreint la loi applicable, fait l’objet de sanctions ou porte autrement atteinte à la marque, aux clients ou à la plateforme de Workers Stay. Le Propriétaire peut, sur le même fondement, résilier le Contrat avec effet immédiat en cas de manquement grave de Workers Stay non corrigé dans les 30 jours suivant une mise en demeure écrite ; dans ce cas, les commissions et versements dus sont définitivement réglés dans un délai raisonnable.

Workers Stay se réserve le droit de modifier, masquer, dépublier ou supprimer définitivement les annonces qui enfreignent la loi applicable, les présentes Conditions ou notre politique de contenu, ou qui risquent autrement de nuire à la marque Workers Stay, à d’autres Propriétaires ou aux voyageurs. Workers Stay peut également retirer une annonce si le contrôle qualité révèle que le bien ne correspond pas au standard annoncé, si le Propriétaire refuse systématiquement des réservations raisonnables ou si le bien est manifestement indisponible pendant la période indiquée. Le Propriétaire peut à tout moment demander par écrit qu’une annonce soit masquée ou supprimée ; le retrait est alors effectué sans retard injustifié, sans toutefois affecter les réservations en cours ou déjà confirmées, que le Propriétaire reste tenu d’honorer.

Workers Stay se réserve le droit de mettre à jour et d’améliorer les présentes Conditions de temps à autre, au fil de l’évolution du service, du marché et du cadre réglementaire. Les modifications importantes – c’est-à-dire celles susceptibles d’affecter les droits ou obligations du Propriétaire de manière non négligeable – sont communiquées par écrit au Propriétaire par e-mail ou via la messagerie de la plateforme au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, avec un bref résumé des changements. Si le Propriétaire n’accepte pas les modifications annoncées, il peut résilier le Contrat avec effet immédiat dans ce même délai de 30 jours ; les réservations en cours sont alors menées à terme selon les conditions antérieures. Si le Propriétaire continue d’utiliser les services de Workers Stay après l’entrée en vigueur des modifications, celles-ci sont réputées acceptées dans leur intégralité.

Le présent Contrat, ainsi que toute question relative à sa validité, son interprétation, son exécution et sa résiliation, est régi par le droit de l’Angleterre et du pays de Galles, à l’exclusion des règles de conflit de lois qui conduiraient à l’application du droit d’un autre pays. Les litiges nés du Contrat ou en lien avec celui-ci sont d’abord réglés par une négociation constructive et de bonne foi entre les Parties dans un délai raisonnable, en principe 30 jours à compter de la notification écrite du litige. À défaut d’accord, le litige est tranché définitivement par les juridictions anglaises, la High Court of Justice de Londres statuant en première instance, sauf si le droit impératif désigne une autre juridiction.

Les consommateurs résidant dans l’Union européenne peuvent toujours se prévaloir des règles impératives de protection des consommateurs de leur pays, s’adresser à leur autorité nationale de protection des consommateurs et utiliser gratuitement la plateforme de règlement en ligne des litiges de la Commission européenne, accessible à l’adresse https://ec.europa.eu/consumers/odr.

Si une disposition du présent Contrat est déclarée en tout ou partie nulle, inapplicable ou non contraignante par un tribunal ou une autre autorité compétente, la validité des autres dispositions n’en est pas affectée et celles-ci continuent de s’appliquer pleinement. Les Parties négocieront alors de bonne foi et sans retard injustifié afin de remplacer la disposition invalide par une nouvelle disposition valable reflétant, autant que possible sur le plan économique et juridique, l’intention initiale et l’équilibre commercial des Parties. Le présent Contrat, avec tout Contrat propriétaire distinct, la Politique de confidentialité et les devis confirmés, constitue l’intégralité de l’accord entre les Parties sur les questions qu’il régit et remplace tous accords, déclarations et engagements antérieurs, oraux ou écrits, portant sur le même objet.