Politique de confidentialité

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

• Real Estate Ollopa11 Ltd (n° d’immatriculation 13697786, constituée le 22 octobre 2021)
• 128 City Road, London EC1V 2NX, Royaume-Uni
• E-mail : privacy@workersstay.com
• Demandes générales : contact@workersstay.com

Nous répondons aux questions relatives à la protection des données, aux demandes d’exercice de droits et aux signalements d’incidents sous 30 jours, comme l’exige l’article 12 du RGPD. Pour les demandes particulièrement complexes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires au maximum et vous en informerons par écrit.

Comme nous sommes établis au Royaume-Uni mais proposons nos services à des personnes situées dans l’UE, nous avons désigné un représentant dans l’Union conformément à l’article 27 du RGPD. Vous pouvez joindre notre représentant dans l’UE en écrivant à privacy@workersstay.com avec la mention « EU Representative ».

Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données (DPO) au titre de l’article 37 du RGPD, mais notre Head of Privacy est l’interlocuteur dédié et peut être contacté à privacy@workersstay.com.

Cette politique s’applique lorsque vous :

• visitez workersstay.com ou l’un de nos sous-domaines,
• envoyez une demande de réservation ou nous contactez via un formulaire ou par e-mail,
• proposez un bien en tant que propriétaire,
• concluez un contrat avec nous en tant que voyageur, entreprise cliente ou propriétaire,
• recevez nos communications marketing, ou
• interagissez avec nos publicités sur des plateformes tierces comme Google ou Meta.

Selon votre relation avec nous, nous traitons les catégories suivantes :

• Données d’identité et de contact : nom, e-mail, nom de l’entreprise, numéro d’immatriculation, adresse de facturation.
• Données de réservation : dates d’arrivée et de départ, nombre de personnes, motif du séjour, projet, demandes particulières.
• Données contractuelles et de paiement : conditions du contrat, factures, moyen de paiement (Workers Stay ne conserve pas les numéros de carte complets – les données de carte sont traitées par Stripe), reçus, historique des transactions.
• Données des biens pour les propriétaires : adresse, photos, prix, coordonnées bancaires pour les versements, revenu visé.
• Communications : messages par e-mail, WhatsApp et formulaires, consentements, réclamations et tickets d’assistance.
• Données techniques : adresse IP, type d’appareil, navigateur, système d’exploitation, langue, site référent, pages vues, cookies et technologies similaires.
• Données marketing : identifiants de suivi, clics sur les publicités, segments d’audience et vos réactions aux campagnes.
• Données géographiques : ville ou région déduite de votre adresse IP ou indiquée par vous.

Nous ne traitons pas volontairement de catégories particulières de données (article 9 du RGPD) telles que la santé, l’origine ethnique, la religion ou les opinions politiques. Si vous indiquez de telles informations de vous-même dans un champ libre, nous les supprimons dès que nous en avons connaissance.

La plupart des données que nous détenons proviennent directement de vous. Nous pouvons également les obtenir ou les compléter auprès :

• de registres publics (registres du commerce ; vérifications de solvabilité pour les contrats d’entreprise importants),
• de nos prestataires (par ex. Hospitable pour la synchronisation des réservations, Stripe pour le statut des paiements),
• des plateformes publicitaires (Google Ads, Meta) sous forme de données agrégées de conversion et d’attribution,
• de votre employeur ou de votre agence de voyages si quelqu’un réserve pour vous.

Nous traitons vos données personnelles uniquement pour des finalités déterminées et légitimes. Le tableau ci-dessous indique chaque traitement, sa finalité et sa base légale au titre de l’article 6 du RGPD.

Lorsque nous nous fondons sur l’intérêt légitime, nous avons réalisé une mise en balance entre vos droits et libertés et notre intérêt. Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment, comme décrit à la section 12.

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées :

• Demandes qui n’aboutissent pas à une réservation : jusqu’à 18 mois, puis anonymisation ou suppression.
• Réservations et données clients : pendant toute la relation, puis 7 ans après la dernière transaction (loi suédoise sur la comptabilité, chap. 7, § 2).
• Contrats propriétaires : pendant toute la relation, puis 10 ans (prescription légale et obligations comptables).
• Données marketing fondées sur le consentement : jusqu’au retrait du consentement ou après 24 mois d’inactivité.
• Journaux de sécurité et de prévention de la fraude : 12 mois.
• Tickets d’assistance et échanges par e-mail : 36 mois après la clôture du dossier.
• Cookies : comme indiqué dans notre bannière cookies et à la section 9 ci-dessous.

Nous ne partageons vos données qu’avec des prestataires soigneusement sélectionnés qui les traitent pour notre compte dans le cadre d’un accord écrit de traitement des données conforme à l’article 28 du RGPD. Nous ne vendons jamais de données personnelles. Nos sous-traitants actuels sont notamment :

• Hébergement et base de données : Lovable Cloud / Supabase (régions UE).
• E-mails transactionnels : Resend Inc.
• Paiements : Stripe Payments Europe Ltd.
• Synchronisation des réservations : Hospitable.com.
• Traitement des messages par l’IA : Google (Gemini via Lovable AI Gateway) et OpenAI – contenu des messages uniquement, aucun entraînement sur nos données.
• Publicité et attribution : Google Ireland Ltd et Meta Platforms Ireland Ltd.
• Signature électronique : gérée en interne par Workers Stay (johanna@workersstay.com coordonne nos signatures).
• Messagerie WhatsApp : WhatsApp Ireland Ltd.
• Banques et acquéreurs de cartes pour les versements.
• Conseillers juridiques et financiers lorsque c’est nécessaire pour défendre nos droits.

Nous communiquons également des données aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige (par ex. administration fiscale, forces de l’ordre, tribunaux).

Nous utilisons des cookies, le stockage local et des pixels de suivi pour faire fonctionner le service, mesurer son utilisation et à des fins marketing. Nous les classons en quatre catégories :

• Strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du service (connexion, formulaires, sécurité). Aucun consentement requis.
• Fonctionnels : mémorisent vos préférences (langue, région).
• Mesure d’audience : nous aident à comprendre l’utilisation du site (statistiques internes anonymisées, Google Analytics 4 avec votre consentement).
• Marketing : mesurent les conversions et affichent des publicités pertinentes (Google Ads, Pixel Meta – uniquement avec consentement).

Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de page ou en bloquant les cookies dans votre navigateur. Désactiver les cookies strictement nécessaires peut empêcher certaines parties du service de fonctionner.

Nos données de production sont stockées dans l’UE/EEE. Certains sous-traitants (notamment les modèles d’IA et les outils de suivi) peuvent traiter des données dans des pays tiers, principalement aux États-Unis. Pour ces transferts, nous garantissons un niveau de protection adéquat grâce :

• aux décisions d’adéquation de la Commission européenne (par ex. le EU-U.S. Data Privacy Framework pour les destinataires certifiés),
• aux clauses contractuelles types de l’UE (CCT 2021/914) complétées par des mesures techniques et organisationnelles, et
• au UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA) lorsque le transfert relève du UK GDPR.

Vous pouvez demander une copie des garanties applicables à privacy@workersstay.com.

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées au titre de l’article 32 du RGPD, notamment :

• chiffrement TLS en transit et chiffrement des données au repos dans la base,
• contrôle d’accès basé sur les rôles et Row-Level Security sur chaque table contenant des données personnelles,
• principe du moindre privilège pour le personnel et les sous-traitants,
• journalisation et surveillance des accès,
• analyses de sécurité et revues des dépendances régulières,
• un plan de réponse aux incidents et de continuité d’activité, avec notification à l’autorité de contrôle dans les 72 heures suivant une violation de données (article 33 du RGPD) et information directe de votre part si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits (article 34).

En vertu du RGPD et du UK GDPR, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès (art. 15) – recevoir une copie des données que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification (art. 16) – faire corriger des données inexactes.
• Droit à l’effacement (art. 17) – lorsque le traitement n’est plus nécessaire ou que vous retirez votre consentement.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18).
• Droit à la portabilité (art. 20) – recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d’opposition (art. 21) au traitement fondé sur l’intérêt légitime ou à la prospection.
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée (art. 22) – voir la section 13.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (voir la section 16).

Pour exercer vos droits, écrivez à privacy@workersstay.com. Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de donner suite à une demande. Ce service est gratuit, mais nous pouvons exiger des frais raisonnables ou refuser de donner suite à des demandes manifestement infondées ou excessives (art. 12, par. 5).

Nous utilisons l’IA pour répondre plus vite aux demandes simples des clients et pour rapprocher les demandes des logements disponibles. La décision finale de conclure un contrat, de fixer un prix ou de refuser une réservation est toujours prise par une personne chez Workers Stay. Nous ne prenons pas de décisions automatisées produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire, au sens de l’article 22 du RGPD.

Notre service s’adresse aux entreprises et aux adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des données personnelles, écrivez à privacy@workersstay.com et nous les supprimerons.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Les changements importants seront annoncés sur notre site ou par e-mail suffisamment tôt avant leur entrée en vigueur. La date de « Dernière mise à jour » en haut de la page indique la dernière révision. Les versions antérieures sont disponibles sur demande à privacy@workersstay.com.

Si vous estimez que nous avons traité vos données personnelles de manière illicite, contactez-nous d’abord – nous prenons vos préoccupations au sérieux. Vous avez toujours le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle :

• Suède : Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
• Royaume-Uni : Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
• Autres pays de l’UE : votre autorité nationale de protection des données.