Politika zasebnosti

Upravljavec obdelave vaših osebnih podatkov je:

• Real Estate Ollopa11 Ltd (matična številka 13697786, ustanovljena 22. oktobra 2021)
• 128 City Road, London EC1V 2NX, Združeno kraljestvo
• E-pošta: privacy@workersstay.com
• Splošna vprašanja: contact@workersstay.com

Na vprašanja o zasebnosti, zahteve za uveljavljanje pravic in prijave incidentov odgovorimo v 30 dneh, kot zahteva člen 12 GDPR. Pri posebej zapletenih zahtevah lahko rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca in vas o tem pisno obvestimo.

Ker imamo sedež v Združenem kraljestvu, storitve pa ponujamo posameznikom v EU, smo v skladu s členom 27 GDPR imenovali predstavnika v Uniji. Našega predstavnika v EU dosežete tako, da pišete na privacy@workersstay.com in sporočilo označite z »EU Representative«.

Po členu 37 GDPR nismo dolžni imenovati uradne pooblaščene osebe za varstvo podatkov (DPO), vendar je naš Head of Privacy stalna kontaktna oseba in je dosegljiv na privacy@workersstay.com.

Ta politika velja, ko:

• obiščete workersstay.com ali katero od naših poddomen,
• pošljete povpraševanje za rezervacijo ali nas kontaktirate prek obrazca ali e-pošte,
• kot lastnik objavite nepremičnino,
• z nami sklenete pogodbo kot gost, poslovna stranka ali lastnik,
• od nas prejemate trženjska sporočila ali
• ste v stiku z našimi oglasi na platformah tretjih oseb, kot sta Google ali Meta.

Glede na vaš odnos z nami obdelujemo naslednje vrste podatkov:

• Identifikacijski in kontaktni podatki: ime, e-pošta, ime podjetja, matična številka podjetja, naslov za račun.
• Podatki o rezervaciji: datum prihoda in odhoda, število gostov, namen bivanja, projekt, posebne želje.
• Pogodbeni in plačilni podatki: pogodbeni pogoji, računi, način plačila (Workers Stay ne hrani celotnih številk kartic – podatke o karticah obdeluje Stripe), potrdila, zgodovina transakcij.
• Podatki o nepremičninah lastnikov: naslov, fotografije, cene, bančni podatki za izplačila, ciljni prihodek.
• Komunikacija: sporočila prek e-pošte, WhatsAppa in obrazcev, privolitve, pritožbe in zahtevki za podporo.
• Tehnični podatki: IP-naslov, vrsta naprave, brskalnik, operacijski sistem, jezik, napotitvena stran, ogledi strani, piškotki in podobne tehnologije.
• Trženjski podatki: sledilni identifikatorji, kliki na oglase, segmenti občinstva in vaši odzivi na kampanje.
• Geografski podatki: mesto ali regija, določena iz vašega IP-naslova ali ki ste jo navedli sami.

Namenoma ne obdelujemo posebnih vrst osebnih podatkov (člen 9 GDPR), kot so zdravje, etnično poreklo, vera ali politično prepričanje. Če takšne podatke sami vpišete v prosto besedilno polje, jih izbrišemo takoj, ko to opazimo.

Večino podatkov dobimo neposredno od vas. Pridobimo ali dopolnimo jih lahko tudi iz:

• javnih registrov (sodni registri podjetij; preverjanje bonitete pri velikih poslovnih pogodbah),
• naših ponudnikov storitev (npr. Hospitable za sinhronizacijo rezervacij, Stripe za stanje plačil),
• oglaševalskih platform (Google Ads, Meta) v obliki zbirnih podatkov o konverzijah in pripisovanju,
• od vašega delodajalca ali potovalne agencije, če kdo rezervira v vašem imenu.

Vaše osebne podatke obdelujemo le za določene in zakonite namene. V spodnji tabeli je navedena vsaka dejavnost obdelave, njen namen in pravna podlaga po členu 6 GDPR.

Kadar se opiramo na zakoniti interes, smo opravili test tehtanja med vašimi pravicami in svoboščinami ter našim interesom. Takšni obdelavi lahko kadar koli ugovarjate, kot je opisano v razdelku 12.

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani:

• Povpraševanja, ki ne vodijo do rezervacije: največ 18 mesecev, nato jih anonimiziramo ali izbrišemo.
• Rezervacije in podatki strank: ves čas sodelovanja in še 7 let po zadnji transakciji (švedski zakon o računovodstvu, pogl. 7 § 2).
• Pogodbe z lastniki: ves čas sodelovanja in še 10 let (zakonsko zastaranje in računovodske zahteve).
• Trženjski podatki na podlagi privolitve: dokler privolitve ne prekličete ali po 24 mesecih neaktivnosti.
• Dnevniki za varnost in preprečevanje goljufij: 12 mesecev.
• Zahtevki za podporo in e-poštna korespondenca: 36 mesecev po zaključku zadeve.
• Piškotki: kot je navedeno v pasici s piškotki in v razdelku 9 spodaj.

Vaše podatke delimo le s skrbno izbranimi ponudniki storitev, ki jih obdelujejo v našem imenu na podlagi pisne pogodbe o obdelavi podatkov v skladu s členom 28 GDPR. Osebnih podatkov nikoli ne prodajamo. Naši trenutni obdelovalci so med drugim:

• Gostovanje in podatkovna zbirka: Lovable Cloud / Supabase (regije EU).
• Transakcijska e-pošta: Resend Inc.
• Plačila: Stripe Payments Europe Ltd.
• Sinhronizacija rezervacij: Hospitable.com.
• Obdelava sporočil z umetno inteligenco: Google (Gemini prek Lovable AI Gateway) in OpenAI – samo vsebina sporočil, brez učenja na naših podatkih.
• Oglaševanje in pripisovanje: Google Ireland Ltd in Meta Platforms Ireland Ltd.
• Elektronsko podpisovanje: interno pri Workers Stay (podpise usklajuje johanna@workersstay.com).
• Sporočila WhatsApp: WhatsApp Ireland Ltd.
• Banke in prejemniki kartičnih plačil pri izplačilih.
• Pravni in finančni svetovalci, kadar je to potrebno za obrambo naših pravic.

Podatke delimo tudi s pristojnimi organi, kadar to zahteva zakon (npr. davčni organi, organi pregona, sodišča).

Piškotke, lokalno shrambo in sledilne slikovne pike uporabljamo za delovanje storitve, merjenje uporabe in trženje. Razvrščamo jih v štiri kategorije:

• Nujno potrebni: potrebni za delovanje storitve (prijava, obrazci, varnost). Privolitev ni potrebna.
• Funkcionalni: zapomnijo si vaše nastavitve (jezik, regija).
• Analitični: pomagajo nam razumeti, kako se stran uporablja (lastne anonimizirane meritve, Google Analytics 4 z vašo privolitvijo).
• Trženjski: merijo konverzije in prikazujejo ustrezne oglase (Google Ads, Meta Pixel – samo s privolitvijo).

Svoje izbire lahko kadar koli spremenite prek »Nastavitve piškotkov« v nogi strani ali tako, da piškotke blokirate v brskalniku. Če onemogočite nujno potrebne piškotke, deli storitve morda ne bodo delovali.

Naši produkcijski podatki so shranjeni v EU/EGP. Nekateri obdelovalci (zlasti modeli umetne inteligence in sledilna orodja) lahko podatke obdelujejo v tretjih državah, predvsem v ZDA. Pri takih prenosih zagotavljamo ustrezno raven varstva z:

• odločitvami Evropske komisije o ustreznosti (npr. EU-U.S. Data Privacy Framework za certificirane prejemnike),
• standardnimi pogodbenimi določili EU (SCC 2021/914), dopolnjenimi s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, ter
• UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA), kadar prenos spada pod UK GDPR.

Kopijo veljavnih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na privacy@workersstay.com.

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe po členu 32 GDPR, med drugim:

• šifriranje TLS med prenosom in šifriranje shranjenih podatkov v podatkovni zbirki,
• nadzor dostopa na podlagi vlog in Row-Level Security za vsako tabelo z osebnimi podatki,
• načelo najmanjših pooblastil za zaposlene in obdelovalce,
• beleženje in spremljanje dostopov,
• redne varnostne preglede in preglede odvisnosti,
• načrt odzivanja na incidente in neprekinjenega poslovanja z obvestilom nadzornemu organu v 72 urah po kršitvi varstva podatkov (člen 33 GDPR) in neposredno vam, če bi kršitev verjetno povzročila veliko tveganje za vaše pravice (člen 34).

Po GDPR in UK GDPR imate naslednje pravice:

• Pravica do dostopa (člen 15) – prejeti kopijo podatkov, ki jih hranimo o vas.
• Pravica do popravka (člen 16) – dati popraviti netočne podatke.
• Pravica do izbrisa (člen 17) – kadar obdelava ni več potrebna ali prekličete privolitev.
• Pravica do omejitve obdelave (člen 18).
• Pravica do prenosljivosti podatkov (člen 20) – prejeti podatke v strukturirani, strojno berljivi obliki.
• Pravica do ugovora (člen 21) zoper obdelavo na podlagi zakonitega interesa ali za neposredno trženje.
• Pravica, da za vas ne velja avtomatizirano odločanje (člen 22) – glejte razdelek 13.
• Pravica, da privolitev kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.
• Pravica do pritožbe pri nadzornem organu (glejte razdelek 16).

Za uveljavljanje pravic pišite na privacy@workersstay.com. Pred obravnavo zahteve bomo morda morali preveriti vašo identiteto. Storitev je brezplačna, pri očitno neutemeljenih ali pretiranih zahtevah pa lahko zaračunamo razumno pristojbino ali zahtevo zavrnemo (člen 12(5)).

Umetno inteligenco uporabljamo za hitrejše odgovore na preprosta vprašanja strank in za povezovanje povpraševanj z razpoložljivimi nastanitvami. Končno odločitev o sklenitvi pogodbe, določitvi cene ali zavrnitvi rezervacije vedno sprejme človek pri Workers Stay. Ne izvajamo avtomatiziranega odločanja, ki bi imelo za vas pravne učinke ali bi na vas na podoben način znatno vplivalo, v smislu člena 22 GDPR.

Naša storitev je namenjena podjetjem in odraslim. Namenoma ne zbiramo osebnih podatkov otrok, mlajših od 16 let. Če menite, da nam je otrok posredoval osebne podatke, pišite na privacy@workersstay.com in jih bomo izbrisali.

To politiko lahko občasno posodobimo. O bistvenih spremembah vas bomo pravočasno pred začetkom veljavnosti obvestili na spletnem mestu ali po e-pošti. Datum »Zadnja posodobitev« na vrhu pove, kdaj je bila politika nazadnje spremenjena. Prejšnje različice so na voljo na zahtevo na privacy@workersstay.com.

Če menite, da smo vaše osebne podatke obdelovali nezakonito, se najprej obrnite na nas – vaše pomisleke jemljemo resno. Vedno imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu:

• Švedska: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
• Združeno kraljestvo: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
• Druge države EU: vaš nacionalni organ za varstvo podatkov.