Ostatnia aktualizacja: 24 maja 2026
Polityka prywatności
Workers Stay prowadzi Real Estate Ollopa11 Ltd („Workers Stay”, „my”, „nas”). Prowadzimy platformę zakwaterowania firmowego i długoterminowego, na której właściciele mogą oferować swoje nieruchomości, a firmy rezerwować pobyty dla swoich pracowników. Twoje dane osobowe traktujemy z taką samą starannością jak największe firmy w naszej branży, w pełnej zgodności z unijnym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), UK GDPR i obowiązującym prawem krajowym. Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy, komu je udostępniamy i jakie prawa Ci przysługują.
Workers Stay zajmuje się wyłącznie najmem długoterminowym.
Spis treści
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
- Real Estate Ollopa11 Ltd (numer spółki 13697786, założona 22 października 2021)
- 128 City Road, London EC1V 2NX, Wielka Brytania
- E-mail: privacy@workersstay.com
- Sprawy ogólne: contact@workersstay.com
Na pytania dotyczące prywatności, wnioski o realizację praw i zgłoszenia incydentów odpowiadamy w ciągu 30 dni, zgodnie z art. 12 RODO. W przypadku szczególnie złożonych wniosków możemy przedłużyć ten termin o maksymalnie dwa kolejne miesiące i poinformujemy Cię o tym na piśmie.
2. Przedstawiciel w UE i osoba odpowiedzialna za prywatność
Ponieważ mamy siedzibę w Wielkiej Brytanii, ale świadczymy usługi osobom w UE, wyznaczyliśmy przedstawiciela w Unii zgodnie z art. 27 RODO. Z naszym przedstawicielem w UE skontaktujesz się, pisząc na privacy@workersstay.com i oznaczając wiadomość „EU Representative”.
Nie mamy obowiązku wyznaczenia formalnego inspektora ochrony danych (IOD) na podstawie art. 37 RODO, ale nasz Head of Privacy jest stałą osobą kontaktową i odpowiada pod adresem privacy@workersstay.com.
3. Zakres
Niniejsza polityka ma zastosowanie, gdy:
- odwiedzasz workersstay.com lub którąkolwiek z naszych subdomen,
- wysyłasz zapytanie o rezerwację lub kontaktujesz się z nami przez formularze albo e-mail,
- dodajesz nieruchomość jako właściciel,
- zawierasz z nami umowę jako gość, klient firmowy lub właściciel nieruchomości,
- otrzymujesz od nas komunikację marketingową lub
- wchodzisz w interakcję z naszymi reklamami na platformach zewnętrznych, takich jak Google czy Meta.
4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
W zależności od Twojej relacji z nami przetwarzamy następujące kategorie danych:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail, nazwa firmy, numer rejestrowy firmy, adres do faktury.
- Dane rezerwacji: daty przyjazdu i wyjazdu, liczba gości, cel pobytu, projekt, szczególne życzenia.
- Dane umowne i płatnicze: warunki umowy, faktury, metoda płatności (Workers Stay nie przechowuje pełnych numerów kart – dane kart obsługuje Stripe), potwierdzenia, historia transakcji.
- Dane nieruchomości właścicieli: adres, zdjęcia, ceny, dane rachunku do wypłat, docelowy dochód.
- Komunikacja: wiadomości przez e-mail, WhatsApp i formularze, zgody, reklamacje i zgłoszenia do obsługi.
- Dane techniczne: adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, język, strona odsyłająca, odsłony, pliki cookie i podobne technologie.
- Dane marketingowe: identyfikatory śledzące, kliknięcia reklam, segmenty odbiorców i Twoje reakcje na kampanie.
- Dane geograficzne: miasto lub region ustalone na podstawie adresu IP albo podane przez Ciebie.
Nie przetwarzamy celowo szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), takich jak zdrowie, pochodzenie etniczne, religia czy poglądy polityczne. Jeśli dobrowolnie podasz takie informacje w polu tekstowym, usuniemy je, gdy tylko się o tym dowiemy.
5. Źródła danych osobowych
Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie. Możemy je też pozyskiwać lub uzupełniać z:
- rejestrów publicznych (rejestry spółek; weryfikacja wiarygodności kredytowej przy dużych umowach firmowych),
- naszych dostawców usług (np. Hospitable do synchronizacji rezerwacji, Stripe do statusu płatności),
- platform reklamowych (Google Ads, Meta) w postaci zbiorczych danych o konwersjach i atrybucji,
- od Twojego pracodawcy lub biura podróży, jeśli ktoś rezerwuje w Twoim imieniu.
6. Cele i podstawy prawne
Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w określonych i prawnie uzasadnionych celach. Poniższa tabela przedstawia każdą czynność przetwarzania, jej cel i podstawę prawną z art. 6 RODO.
| Czynność | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Obsługa zapytań o rezerwację i ofert | Odpowiedzieć na zapytanie i zaproponować odpowiednie zakwaterowanie. | Umowa / działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) |
| Potwierdzanie rezerwacji i zarządzanie nimi | Wykonanie umowy rezerwacji. | Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) |
| Fakturowanie i księgowość | Wypełnienie ustawowych obowiązków księgowych. | Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) |
| Komunikacja w trakcie pobytu | Zadbanie o bezproblemowy pobyt. | Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) |
| Rejestracja i publikacja ofert nieruchomości | Umożliwienie właścicielom przyjmowania rezerwacji przez nas. | Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) |
| Wypłaty dla właścicieli | Wykonanie umowy z właścicielem. | Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) + obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom, przeciwdziałanie nadużyciom | Ochrona platformy i blokowanie nadużyć. | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) |
| Analityka usługi | Ulepszanie produktu i konwersji. | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) lub zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) w przypadku plików cookie, które nie są niezbędne |
| Marketing do obecnych klientów | Oferowanie podobnych usług (soft opt-in). | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) – możliwość rezygnacji w każdej wiadomości |
| Marketing z użyciem śledzących plików cookie | Wyświetlanie trafnych reklam. | Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) |
| Obsługa wniosków dotyczących praw i reklamacji | Wypełnienie art. 12–22 RODO. | Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) |
Jeśli opieramy się na prawnie uzasadnionym interesie, przeprowadziliśmy test równowagi, porównując Twoje prawa i wolności z naszym interesem. Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, jak opisano w sekcji 12.
7. Okresy przechowywania
Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celu, w którym je zebrano:
- Zapytania, które nie kończą się rezerwacją: do 18 miesięcy, potem anonimizacja lub usunięcie.
- Rezerwacje i dane klientów: przez czas trwania współpracy plus 7 lat od ostatniej transakcji (szwedzka ustawa o rachunkowości, rozdz. 7 § 2).
- Umowy z właścicielami: przez czas trwania współpracy plus 10 lat (przedawnienie i wymogi księgowe).
- Dane marketingowe oparte na zgodzie: do wycofania zgody lub po 24 miesiącach braku aktywności.
- Logi bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom: 12 miesięcy.
- Zgłoszenia do obsługi i korespondencja e-mail: 36 miesięcy od zamknięcia sprawy.
- Pliki cookie: zgodnie z banerem cookie i sekcją 9 poniżej.
8. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Udostępniamy Twoje dane wyłącznie starannie wybranym dostawcom usług, którzy przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnej z art. 28 RODO. Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych. Obecne podmioty przetwarzające to:
- Hosting i baza danych: Lovable Cloud / Supabase (regiony UE).
- E-maile transakcyjne: Resend Inc.
- Płatności: Stripe Payments Europe Ltd.
- Synchronizacja rezerwacji: Hospitable.com.
- Przetwarzanie wiadomości przez AI: Google (Gemini przez Lovable AI Gateway) i OpenAI – wyłącznie treść wiadomości, bez trenowania modeli na naszych danych.
- Reklama i atrybucja: Google Ireland Ltd i Meta Platforms Ireland Ltd.
- Podpis elektroniczny: obsługiwany wewnętrznie przez Workers Stay (johanna@workersstay.com koordynuje podpisy).
- Wiadomości WhatsApp: WhatsApp Ireland Ltd.
- Banki i agenci rozliczeniowi kart przy wypłatach.
- Doradcy prawni i finansowi, gdy jest to potrzebne do obrony naszych praw.
Udostępniamy też dane właściwym organom, gdy wymaga tego prawo (np. organom podatkowym, organom ścigania, sądom).
10. Przekazywanie danych za granicę
Nasze dane produkcyjne są przechowywane w UE/EOG. Niektóre podmioty przetwarzające (zwłaszcza modele AI i narzędzia śledzące) mogą przetwarzać dane w państwach trzecich, głównie w Stanach Zjednoczonych. W przypadku takiego przekazywania zapewniamy odpowiedni poziom ochrony poprzez:
- decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony (np. EU-U.S. Data Privacy Framework dla certyfikowanych odbiorców),
- standardowe klauzule umowne UE (SCC 2021/914) uzupełnione środkami technicznymi i organizacyjnymi oraz
- UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA), gdy przekazanie podlega UK GDPR.
Kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz otrzymać na prośbę wysłaną na privacy@workersstay.com.
11. Bezpieczeństwo
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO, w tym:
- szyfrowanie TLS podczas przesyłania i szyfrowanie danych przechowywanych w bazie,
- kontrolę dostępu opartą na rolach i Row-Level Security dla każdej tabeli z danymi osobowymi,
- zasadę minimalnych uprawnień dla pracowników i podmiotów przetwarzających,
- rejestrowanie i monitorowanie dostępu,
- regularne skany bezpieczeństwa i przeglądy zależności,
- plan reagowania na incydenty i ciągłości działania ze zgłoszeniem do organu nadzorczego w ciągu 72 godzin od naruszenia ochrony danych (art. 33 RODO) i bezpośrednim powiadomieniem Ciebie, jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw (art. 34).
12. Twoje prawa
Na podstawie RODO i UK GDPR przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu (art. 15) – otrzymanie kopii danych, które o Tobie przechowujemy.
- Prawo do sprostowania (art. 16) – poprawienie nieprawidłowych danych.
- Prawo do usunięcia danych (art. 17) – gdy przetwarzanie nie jest już potrzebne lub wycofasz zgodę.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18).
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20) – otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21) wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie lub w celach marketingu bezpośredniego.
- Prawo do niepodlegania zautomatyzowanym decyzjom (art. 22) – zob. sekcja 13.
- Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (zob. sekcja 16).
Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na privacy@workersstay.com. Przed realizacją wniosku możemy potrzebować potwierdzenia Twojej tożsamości. Usługa jest bezpłatna, ale w przypadku wniosków ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić ich realizacji (art. 12 ust. 5).
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Korzystamy ze wsparcia AI, aby szybciej odpowiadać na proste zapytania klientów i dopasowywać zapytania do dostępnych mieszkań. Ostateczną decyzję o zawarciu umowy, ustaleniu ceny lub odrzuceniu rezerwacji zawsze podejmuje człowiek w Workers Stay. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.
14. Dzieci
Nasza usługa jest skierowana do firm i osób dorosłych. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci poniżej 16 roku życia. Jeśli uważasz, że dziecko przekazało nam dane osobowe, napisz na privacy@workersstay.com – usuniemy je.
15. Zmiany tej polityki
Możemy od czasu do czasu aktualizować tę politykę. O istotnych zmianach poinformujemy na stronie internetowej lub e-mailem z odpowiednim wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie. Data „Ostatnia aktualizacja” na górze pokazuje, kiedy polityka była ostatnio zmieniana. Wcześniejsze wersje udostępniamy na prośbę wysłaną na privacy@workersstay.com.
16. Skargi
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, najpierw skontaktuj się z nami – traktujemy Twoje obawy poważnie. Zawsze masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego:
- Szwecja: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
- Wielka Brytania: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
- Inne kraje UE: Twój krajowy organ ochrony danych.