Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig for personopplysningene dine er:

• Real Estate Ollopa11 Ltd (selskapsnr. 13697786, stiftet 22. oktober 2021)
• 128 City Road, London EC1V 2NX, Storbritannia
• E-post: privacy@workersstay.com
• Generelle henvendelser: contact@workersstay.com

Spørsmål om personvern, forespørsler om rettighetene dine og melding om hendelser besvares innen 30 dager, slik artikkel 12 i GDPR krever. Ved særlig komplekse forespørsler kan vi forlenge fristen med inntil to måneder, og vi gir deg skriftlig beskjed om det.

Siden vi er etablert i Storbritannia, men tilbyr tjenester til registrerte i EU, har vi utnevnt en representant i Unionen i samsvar med artikkel 27 i GDPR. Du når EU-representanten vår ved å skrive til privacy@workersstay.com og merke meldingen «EU Representative».

Vi er ikke pålagt å utnevne et formelt personvernombud (DPO) etter artikkel 37 i GDPR, men vår Head of Privacy er fast kontaktperson og nås på privacy@workersstay.com.

Denne erklæringen gjelder når du:

• besøker workersstay.com eller et av underdomenene våre,
• sender en bookingforespørsel eller kontakter oss via skjema eller e-post,
• legger ut en bolig som eier,
• inngår en avtale med oss som gjest, bedriftskunde eller eier,
• mottar markedsføring fra oss, eller
• samhandler med annonsene våre på tredjepartsplattformer som Google eller Meta.

Avhengig av forholdet ditt til oss behandler vi følgende kategorier:

• Identitets- og kontaktopplysninger: navn, e-post, firmanavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse.
• Bookingopplysninger: ankomst- og avreisedato, antall gjester, formål med oppholdet, prosjekt, spesielle ønsker.
• Avtale- og betalingsopplysninger: avtalevilkår, fakturaer, betalingsmåte (Workers Stay lagrer ikke fullstendige kortnumre – kortdata håndteres av Stripe), kvitteringer, transaksjonshistorikk.
• Boligopplysninger for eiere: adresse, bilder, priser, bankopplysninger for utbetaling, ønsket inntekt.
• Kommunikasjon: meldinger via e-post, WhatsApp og skjema, samtykker, klager og supporthenvendelser.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse, enhetstype, nettleser, operativsystem, språk, henvisende side, sidevisninger, informasjonskapsler og lignende teknologier.
• Markedsføringsopplysninger: sporings-ID-er, annonseklikk, målgruppesegmenter og hvordan du reagerer på kampanjer.
• Geografiske opplysninger: by eller region utledet fra IP-adressen din eller oppgitt av deg.

Vi behandler ikke bevisst særlige kategorier av personopplysninger (artikkel 9 i GDPR), som helse, etnisk opprinnelse, religion eller politisk oppfatning. Skriver du slike opplysninger i et fritekstfelt, sletter vi dem så snart vi blir klar over det.

De fleste opplysningene vi har, kommer direkte fra deg. Vi kan også hente eller supplere dem fra:

• offentlige registre (foretaksregistre; kredittvurdering ved store bedriftsavtaler),
• leverandørene våre (f.eks. Hospitable for synkronisering av bookinger, Stripe for betalingsstatus),
• annonseplattformer (Google Ads, Meta) i form av samlede konverterings- og attribusjonsdata,
• arbeidsgiveren din eller reisebyrået ditt hvis noen booker på dine vegne.

Vi behandler personopplysningene dine bare for bestemte og legitime formål. Tabellen nedenfor viser hver behandlingsaktivitet, formålet og det rettslige grunnlaget etter artikkel 6 i GDPR.

Når vi bygger på berettiget interesse, har vi gjort en interesseavveining mellom dine rettigheter og friheter og vår interesse. Du kan når som helst protestere mot slik behandling, som beskrevet i punkt 12.

Vi lagrer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for:

• Forespørsler som ikke fører til booking: inntil 18 måneder, deretter anonymisert eller slettet.
• Bookinger og kundeopplysninger: så lenge kundeforholdet varer, pluss 7 år etter siste transaksjon (den svenske bokføringsloven, kap. 7 § 2).
• Eieravtaler: så lenge forholdet varer, pluss 10 år (lovbestemt foreldelse og regnskapskrav).
• Markedsføringsopplysninger basert på samtykke: til du trekker samtykket tilbake, eller etter 24 måneder uten aktivitet.
• Logger for sikkerhet og svindelforebygging: 12 måneder.
• Supporthenvendelser og e-postkorrespondanse: 36 måneder etter at saken er avsluttet.
• Informasjonskapsler: som angitt i banneret vårt og i punkt 9 nedenfor.

Vi deler opplysningene dine bare med nøye utvalgte leverandører som behandler dem på våre vegne etter en skriftlig databehandleravtale i tråd med artikkel 28 i GDPR. Vi selger aldri personopplysninger. Våre nåværende databehandlere omfatter:

• Hosting og database: Lovable Cloud / Supabase (EU-regioner).
• Transaksjonell e-post: Resend Inc.
• Betalinger: Stripe Payments Europe Ltd.
• Synkronisering av bookinger: Hospitable.com.
• KI-behandling av meldinger: Google (Gemini via Lovable AI Gateway) og OpenAI – bare meldingsinnhold, ingen trening på våre data.
• Annonsering og attribusjon: Google Ireland Ltd og Meta Platforms Ireland Ltd.
• Digital signering: håndteres internt av Workers Stay (johanna@workersstay.com koordinerer signeringene våre).
• WhatsApp-meldinger: WhatsApp Ireland Ltd.
• Banker og kortinnløsere ved utbetalinger.
• Juridiske og økonomiske rådgivere når det trengs for å forsvare rettighetene våre.

Vi deler også opplysninger med kompetente myndigheter når loven krever det (f.eks. skattemyndigheter, politi, domstoler).

Vi bruker informasjonskapsler, lokal lagring og sporingspiksler for at tjenesten skal fungere, for å måle bruken og til markedsføring. Vi deler dem inn i fire kategorier:

• Strengt nødvendige: kreves for at tjenesten skal fungere (innlogging, skjema, sikkerhet). Krever ikke samtykke.
• Funksjonelle: husker innstillingene dine (språk, region).
• Statistikk: hjelper oss å forstå hvordan nettstedet brukes (egne anonymiserte målinger, Google Analytics 4 med ditt samtykke).
• Markedsføring: måler konverteringer og viser relevante annonser (Google Ads, Meta-piksel – bare med samtykke).

Du kan når som helst endre valgene dine via «Innstillinger for informasjonskapsler» nederst på siden eller ved å blokkere informasjonskapsler i nettleseren. Slår du av strengt nødvendige informasjonskapsler, kan deler av tjenesten slutte å virke.

Produksjonsdataene våre lagres i EU/EØS. Noen databehandlere (særlig KI-modeller og sporingsverktøy) kan behandle opplysninger i tredjeland, først og fremst i USA. Ved slike overføringer sikrer vi et tilstrekkelig beskyttelsesnivå gjennom:

• Europakommisjonens beslutninger om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (f.eks. EU-U.S. Data Privacy Framework for sertifiserte mottakere),
• EUs standard personvernbestemmelser (SCC 2021/914) supplert med tekniske og organisatoriske tiltak, og
• UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA) når overføringen faller inn under UK GDPR.

Du kan be om en kopi av de aktuelle garantiene på privacy@workersstay.com.

Vi har på plass egnede tekniske og organisatoriske tiltak etter artikkel 32 i GDPR, blant annet:

• TLS-kryptering under overføring og kryptering av lagrede data i databasen,
• rollebasert tilgangskontroll og Row-Level Security på hver tabell med personopplysninger,
• prinsippet om minst mulig tilgang for ansatte og databehandlere,
• logging og overvåking av tilgang,
• regelmessige sikkerhetsskanninger og gjennomgang av avhengigheter,
• en plan for hendelseshåndtering og kontinuitet med melding til tilsynsmyndigheten innen 72 timer etter et brudd på personopplysningssikkerheten (artikkel 33 i GDPR) og direkte til deg hvis bruddet sannsynligvis innebærer høy risiko for rettighetene dine (artikkel 34).

Etter GDPR og UK GDPR har du disse rettighetene:

• Rett til innsyn (art. 15) – få en kopi av opplysningene vi har om deg.
• Rett til retting (art. 16) – få feil opplysninger rettet.
• Rett til sletting (art. 17) – når behandlingen ikke lenger er nødvendig eller du trekker samtykket tilbake.
• Rett til begrensning av behandling (art. 18).
• Rett til dataportabilitet (art. 20) – få opplysningene dine i et strukturert, maskinlesbart format.
• Rett til å protestere (art. 21) mot behandling basert på berettiget interesse eller direkte markedsføring.
• Rett til ikke å være gjenstand for automatiserte avgjørelser (art. 22) – se punkt 13.
• Rett til å trekke tilbake samtykket når som helst, uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før tilbaketrekkingen.
• Rett til å klage til en tilsynsmyndighet (se punkt 16).

For å bruke rettighetene dine kan du skrive til privacy@workersstay.com. Vi kan måtte bekrefte identiteten din før vi behandler en forespørsel. Tjenesten er gratis, men ved åpenbart grunnløse eller overdrevne forespørsler kan vi kreve et rimelig gebyr eller avslå forespørselen (art. 12 nr. 5).

Vi bruker KI-støtte for å svare raskere på enkle kundehenvendelser og for å matche forespørsler med ledige boliger. Den endelige beslutningen om å inngå en avtale, fastsette en pris eller avslå en booking tas alltid av et menneske hos Workers Stay. Vi treffer ikke automatiserte avgjørelser som har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte påvirker deg i betydelig grad, jf. artikkel 22 i GDPR.

Tjenesten vår er rettet mot bedrifter og voksne. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger om barn under 16 år. Hvis du mener at et barn har gitt oss personopplysninger, skriv til privacy@workersstay.com, så sletter vi dem.

Vi kan oppdatere denne erklæringen fra tid til annen. Vesentlige endringer varsles på nettstedet vårt eller per e-post i god tid før de trer i kraft. Datoen «Sist oppdatert» øverst viser når erklæringen sist ble revidert. Tidligere versjoner kan fås ved henvendelse til privacy@workersstay.com.

Mener du at vi har behandlet personopplysningene dine ulovlig, ta gjerne kontakt med oss først – vi tar bekymringene dine på alvor. Du har alltid rett til å klage til en tilsynsmyndighet:

• Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
• Storbritannia: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
• Andre EU-land: din nasjonale personvernmyndighet.