Informativa sulla privacy

Il titolare del trattamento dei tuoi dati personali è:

• Real Estate Ollopa11 Ltd (n. di società 13697786, costituita il 22 ottobre 2021)
• 128 City Road, London EC1V 2NX, Regno Unito
• Email: privacy@workersstay.com
• Richieste generali: contact@workersstay.com

Alle richieste in materia di privacy, alle istanze di esercizio dei diritti e alle segnalazioni di incidenti rispondiamo entro 30 giorni, come previsto dall'articolo 12 GDPR. Per richieste particolarmente complesse possiamo prorogare questo termine fino a ulteriori due mesi e te lo comunicheremo per iscritto.

Poiché siamo stabiliti nel Regno Unito ma offriamo servizi a interessati nell'UE, abbiamo designato un rappresentante nell'Unione ai sensi dell'articolo 27 GDPR. Puoi contattare il nostro rappresentante nell'UE scrivendo a privacy@workersstay.com e indicando nel messaggio "EU Representative".

Non siamo tenuti a nominare formalmente un Responsabile della protezione dei dati (DPO) ai sensi dell'articolo 37 GDPR, ma il nostro Head of Privacy è il referente dedicato ed è raggiungibile all'indirizzo privacy@workersstay.com.

La presente informativa si applica quando:

• visiti workersstay.com o uno dei nostri sottodomini,
• invii una richiesta di prenotazione o ci contatti tramite moduli o email,
• pubblichi un immobile come proprietario,
• stipuli un contratto con noi come ospite, cliente aziendale o proprietario,
• ricevi nostre comunicazioni di marketing, oppure
• interagisci con i nostri annunci su piattaforme di terzi come Google o Meta.

A seconda del tuo rapporto con noi, trattiamo le seguenti categorie:

• Dati identificativi e di contatto: nome, email, nome dell'azienda, numero di registrazione dell'azienda, indirizzo di fatturazione.
• Dati di prenotazione: date di check-in e check-out, numero di ospiti, motivo del soggiorno, progetto, richieste particolari.
• Dati contrattuali e di pagamento: condizioni contrattuali, fatture, metodo di pagamento (Workers Stay non conserva i numeri completi delle carte: i dati delle carte sono gestiti da Stripe), ricevute, storico delle transazioni.
• Dati dell'immobile per i proprietari: indirizzo, foto, prezzi, coordinate bancarie per i pagamenti, reddito obiettivo.
• Comunicazioni: messaggi via email, WhatsApp e moduli, consensi, reclami e ticket di assistenza.
• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di dispositivo, browser, sistema operativo, lingua, sito di provenienza, pagine visualizzate, cookie e tecnologie simili.
• Dati di marketing: identificatori di tracciamento, clic sugli annunci, segmenti di pubblico e le tue reazioni alle campagne.
• Dati geografici: città o regione ricavata dal tuo indirizzo IP o indicata da te.

Non trattiamo intenzionalmente categorie particolari di dati personali (articolo 9 GDPR) come dati sulla salute, origine etnica, religione od opinioni politiche. Se inserisci volontariamente informazioni di questo tipo in un campo di testo libero, le cancelleremo non appena ne verremo a conoscenza.

La maggior parte dei dati in nostro possesso proviene direttamente da te. Possiamo anche ottenerli o integrarli da:

• registri pubblici (registri delle imprese; verifiche di affidabilità creditizia per grandi accordi aziendali),
• i nostri fornitori di servizi (ad es. Hospitable per la sincronizzazione delle prenotazioni, Stripe per lo stato dei pagamenti),
• piattaforme pubblicitarie (Google Ads, Meta) sotto forma di dati aggregati di conversione e attribuzione,
• il tuo datore di lavoro o la tua agenzia di viaggi, se qualcuno prenota per tuo conto.

Trattiamo i tuoi dati personali solo per finalità specifiche e legittime. La tabella seguente elenca ogni attività di trattamento, la relativa finalità e la base giuridica ai sensi dell'articolo 6 GDPR.

Quando ci basiamo sul legittimo interesse, abbiamo effettuato un bilanciamento tra i tuoi diritti e libertà e il nostro interesse. Puoi opporti a tale trattamento in qualsiasi momento, come descritto nella sezione 12.

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario a perseguire la finalità per cui sono stati raccolti:

• Richieste che non portano a una prenotazione: fino a 18 mesi, poi anonimizzate o cancellate.
• Prenotazioni e dati dei clienti: per tutta la durata del rapporto più 7 anni dopo l'ultima transazione (legge contabile svedese, cap. 7 §2).
• Contratti con i proprietari: per tutta la durata del rapporto più 10 anni (prescrizione legale e obblighi contabili).
• Dati di marketing basati sul consenso: fino alla revoca del consenso o dopo 24 mesi di inattività.
• Log di sicurezza e prevenzione delle frodi: 12 mesi.
• Ticket di assistenza e comunicazioni via email: 36 mesi dalla chiusura della pratica.
• Cookie: come indicato nel nostro banner dei cookie e nella sezione 9.

Condividiamo i tuoi dati solo con fornitori di servizi selezionati con cura, che li trattano per nostro conto in base a un accordo scritto sul trattamento dei dati (DPA) conforme all'articolo 28 GDPR. Non vendiamo mai dati personali. Tra gli attuali responsabili del trattamento figurano:

• Hosting e database: Lovable Cloud / Supabase (regioni UE).
• Email transazionali: Resend Inc.
• Pagamenti: Stripe Payments Europe Ltd.
• Sincronizzazione delle prenotazioni: Hospitable.com.
• Elaborazione dei messaggi con IA: Google (Gemini tramite Lovable AI Gateway) e OpenAI; solo il contenuto dei messaggi, senza addestramento sui nostri dati.
• Pubblicità e attribuzione: Google Ireland Ltd e Meta Platforms Ireland Ltd.
• Firma digitale: gestita internamente da Workers Stay (johanna@workersstay.com è la nostra coordinatrice delle firme).
• Messaggistica WhatsApp: WhatsApp Ireland Ltd.
• Banche e acquirer delle carte per i pagamenti.
• Consulenti legali e finanziari, quando necessario per tutelare i nostri diritti.

Condividiamo inoltre i dati con le autorità competenti quando richiesto dalla legge (ad es. autorità fiscali, forze dell'ordine, tribunali).

Utilizziamo cookie, archiviazione locale e pixel di tracciamento per far funzionare il servizio, misurarne l'utilizzo e per finalità di marketing. Li suddividiamo in quattro categorie:

• Strettamente necessari: indispensabili per il funzionamento del servizio (accesso, moduli, sicurezza). Non richiedono consenso.
• Funzionali: ricordano le tue preferenze (lingua, regione).
• Analitici: ci aiutano a capire come viene usato il sito (metriche proprietarie anonimizzate e Google Analytics 4 se presti il consenso).
• Marketing: misurano le conversioni e mostrano annunci pertinenti (Google Ads, Meta Pixel; solo con consenso).

Puoi modificare le tue scelte in qualsiasi momento tramite «Impostazioni cookie» nel piè di pagina oppure bloccando i cookie nel browser. Disattivare i cookie strettamente necessari può impedire il funzionamento di parti del servizio.

I nostri dati di produzione sono conservati nell'UE/SEE. Alcuni responsabili del trattamento (in particolare i modelli di IA e gli strumenti di tracciamento) possono trattare dati in paesi terzi, principalmente negli Stati Uniti. Per questi trasferimenti garantiamo un livello di protezione adeguato tramite:

• decisioni di adeguatezza della Commissione europea (ad es. il Data Privacy Framework UE-USA per i destinatari certificati),
• clausole contrattuali tipo dell'UE (SCC 2021/914) integrate da misure tecniche e organizzative, e
• lo UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA) quando il trasferimento rientra nell'ambito dello UK GDPR.

Puoi richiedere una copia delle garanzie applicabili scrivendo a privacy@workersstay.com.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'articolo 32 GDPR, tra cui:

• cifratura TLS in transito e cifratura a riposo nel database,
• controllo degli accessi basato sui ruoli e Row-Level Security su ogni tabella contenente dati personali,
• principio del privilegio minimo per il personale e i responsabili del trattamento,
• registrazione e monitoraggio degli accessi,
• scansioni di sicurezza periodiche e revisioni delle dipendenze,
• un piano di risposta agli incidenti e di continuità operativa, con notifica all'autorità di controllo entro 72 ore da una violazione dei dati personali (articolo 33 GDPR) e a te direttamente se la violazione può comportare un rischio elevato per i tuoi diritti (articolo 34).

Ai sensi del GDPR e dello UK GDPR hai i seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15): ricevere una copia dei dati che conserviamo su di te.
• Diritto di rettifica (art. 16): far correggere i dati inesatti.
• Diritto alla cancellazione (art. 17): quando il trattamento non è più necessario o revochi il consenso.
• Diritto di limitazione del trattamento (art. 18).
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20): ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.
• Diritto di opposizione (art. 21) al trattamento basato sul legittimo interesse o al marketing diretto.
• Diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate (art. 22): vedi la sezione 13.
• Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
• Diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo (vedi la sezione 16).

Per esercitare i tuoi diritti, scrivi a privacy@workersstay.com. Potremmo dover verificare la tua identità prima di dare seguito a una richiesta. Il servizio è gratuito, ma possiamo addebitare un contributo spese ragionevole o rifiutarci di dare seguito a richieste manifestamente infondate o eccessive (art. 12, par. 5).

Utilizziamo l'assistenza dell'IA per rispondere più rapidamente alle richieste semplici dei clienti e per abbinare le richieste agli alloggi disponibili. La decisione finale di concludere un contratto, fissare un prezzo o rifiutare una prenotazione è sempre presa da una persona di Workers Stay. Non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente su di te ai sensi dell'articolo 22 GDPR.

Il nostro servizio è rivolto ad aziende e adulti. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori di 16 anni. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali, scrivi a privacy@workersstay.com e li cancelleremo.

Possiamo aggiornare periodicamente questa informativa. Le modifiche sostanziali saranno comunicate tramite il nostro sito web o via email con congruo anticipo rispetto alla loro entrata in vigore. La data di «Ultimo aggiornamento» in alto indica quando l'informativa è stata rivista l'ultima volta. Le versioni precedenti sono disponibili su richiesta a privacy@workersstay.com.

Se ritieni che abbiamo trattato i tuoi dati personali in modo illecito, contattaci prima di tutto: prendiamo sul serio le tue segnalazioni. Hai sempre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo:

• Svezia: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
• Regno Unito: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
• Altri paesi dell'UE: la tua autorità nazionale per la protezione dei dati.