Pravila privatnosti

Voditelj obrade vaših osobnih podataka je:

• Real Estate Ollopa11 Ltd (broj društva 13697786, osnovano 22. listopada 2021.)
• 128 City Road, London EC1V 2NX, Ujedinjeno Kraljevstvo
• E-pošta: privacy@workersstay.com
• Opći upiti: contact@workersstay.com

Na upite o privatnosti, zahtjeve za ostvarivanje prava i prijave incidenata odgovaramo u roku od 30 dana, kako to zahtijeva članak 12. GDPR-a. Kod osobito složenih zahtjeva taj rok možemo produljiti za najviše još dva mjeseca, o čemu ćemo vas pisano obavijestiti.

Budući da imamo poslovni nastan u Ujedinjenom Kraljevstvu, a usluge nudimo ispitanicima u EU-u, imenovali smo predstavnika u Uniji u skladu s člankom 27. GDPR-a. Našem predstavniku u EU-u možete se obratiti na privacy@workersstay.com uz oznaku poruke „EU Representative”.

Nismo obvezni imenovati službenika za zaštitu podataka (DPO) prema članku 37. GDPR-a, ali je naš voditelj za privatnost (Head of Privacy) posebna kontaktna osoba, dostupna na privacy@workersstay.com.

Ova pravila primjenjuju se kada:

• posjećujete workersstay.com ili bilo koju našu poddomenu,
• šaljete upit za rezervaciju ili nam se javljate putem obrazaca ili e-pošte,
• objavljujete nekretninu kao vlasnik,
• sklapate ugovor s nama kao gost, poslovni klijent ili vlasnik nekretnine,
• primate naše marketinške poruke ili
• reagirate na naše oglase na platformama trećih strana kao što su Google ili Meta.

Ovisno o vašem odnosu s nama, obrađujemo sljedeće kategorije:

• Identifikacijski i kontaktni podaci: ime, e-pošta, naziv tvrtke, matični broj tvrtke, adresa za račune.
• Podaci o rezervaciji: datumi prijave i odjave, broj gostiju, svrha boravka, projekt, posebni zahtjevi.
• Ugovorni podaci i podaci o plaćanju: ugovorni uvjeti, računi, način plaćanja (Workers Stay ne pohranjuje pune brojeve kartica — podatke o karticama obrađuje Stripe), potvrde, povijest transakcija.
• Podaci o nekretnini za vlasnike: adresa, fotografije, cijene, bankovni podaci za isplate, ciljani prihod.
• Komunikacija: poruke putem e-pošte, WhatsAppa i obrazaca, privole, prigovori i zahtjevi za podršku.
• Tehnički podaci: IP adresa, vrsta uređaja, preglednik, operacijski sustav, jezik, izvorna stranica, pregledi stranica, kolačići i slične tehnologije.
• Marketinški podaci: identifikatori praćenja, klikovi na oglase, segmenti publike i vaše reakcije na kampanje.
• Geografski podaci: grad ili regija izvedeni iz vaše IP adrese ili koje ste sami naveli.

Namjerno ne obrađujemo posebne kategorije osobnih podataka (članak 9. GDPR-a), kao što su podaci o zdravlju, etničkom podrijetlu, vjeri ili političkim stavovima. Ako takve podatke dobrovoljno navedete u polju za slobodan tekst, izbrisat ćemo ih čim za njih saznamo.

Većinu podataka koje imamo dobivamo izravno od vas. Možemo ih dobiti ili dopuniti i iz:

• javnih registara (sudski registar; provjere kreditne sposobnosti za velike ugovore s tvrtkama),
• naših pružatelja usluga (npr. Hospitable za sinkronizaciju rezervacija, Stripe za status plaćanja),
• oglašivačkih platformi (Google Ads, Meta) u obliku zbirnih podataka o konverzijama i atribuciji,
• od vašeg poslodavca ili putničke agencije ako netko rezervira u vaše ime.

Vaše osobne podatke obrađujemo samo u određene i legitimne svrhe. U tablici u nastavku navedeni su svaka aktivnost obrade, njezina svrha i pravna osnova prema članku 6. GDPR-a.

Kad se oslanjamo na legitimni interes, proveli smo test ravnoteže u kojem smo odvagnuli vaša prava i slobode u odnosu na naš interes. Takvoj obradi možete se u svakom trenutku usprotiviti kako je opisano u odjeljku 12.

Osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrhe zbog koje su prikupljeni:

• Upiti koji ne dovedu do rezervacije: do 18 mjeseci, nakon čega se anonimiziraju ili brišu.
• Rezervacije i podaci o klijentima: tijekom trajanja odnosa i još 7 godina nakon posljednje transakcije (švedski Zakon o računovodstvu, pogl. 7. § 2.).
• Ugovori s vlasnicima: tijekom trajanja odnosa i još 10 godina (zakonski rok zastare i računovodstveni zahtjevi).
• Marketinški podaci na temelju privole: dok ne povučete privolu ili nakon 24 mjeseca neaktivnosti.
• Zapisi o sigurnosti i sprječavanju prijevara: 12 mjeseci.
• Zahtjevi za podršku i komunikacija e-poštom: 36 mjeseci nakon zatvaranja predmeta.
• Kolačići: kako je navedeno u našoj obavijesti o kolačićima i u odjeljku 9. u nastavku.

Vaše podatke dijelimo samo s pažljivo odabranim pružateljima usluga koji ih obrađuju u naše ime na temelju pisanog ugovora o obradi podataka (DPA) u skladu s člankom 28. GDPR-a. Osobne podatke nikada ne prodajemo. Trenutačni izvršitelji obrade uključuju:

• Hosting i baza podataka: Lovable Cloud / Supabase (regije u EU-u).
• Transakcijska e-pošta: Resend Inc.
• Plaćanja: Stripe Payments Europe Ltd.
• Sinkronizacija rezervacija: Hospitable.com.
• Obrada poruka uz pomoć umjetne inteligencije: Google (Gemini putem Lovable AI Gatewaya) i OpenAI — samo sadržaj poruka, bez treniranja na našim podacima.
• Oglašavanje i atribucija: Google Ireland Ltd i Meta Platforms Ireland Ltd.
• Digitalno potpisivanje: interno ga vodi Workers Stay (johanna@workersstay.com naša je koordinatorica za potpisivanje).
• Poruke putem WhatsAppa: WhatsApp Ireland Ltd.
• Banke i prihvatitelji kartica za isplate.
• Pravni i financijski savjetnici kada je to potrebno za zaštitu naših prava.

Podatke dijelimo i s nadležnim tijelima kada to zahtijeva zakon (npr. porezna tijela, tijela kaznenog progona, sudovi).

Kolačiće, lokalnu pohranu i piksele za praćenje koristimo kako bi usluga radila, za mjerenje korištenja i u marketinške svrhe. Razvrstavamo ih u četiri kategorije:

• Nužni: potrebni za rad usluge (prijava, obrasci, sigurnost). Privola nije potrebna.
• Funkcionalni: pamte vaše postavke (jezik, regija).
• Analitički: pomažu nam razumjeti kako se stranica koristi (vlastita anonimizirana mjerenja, Google Analytics 4 uz vašu privolu).
• Marketinški: mjere konverzije i prikazuju relevantne oglase (Google Ads, Meta Pixel — samo uz privolu).

Svoje odabire možete u svakom trenutku promijeniti putem „Cookie settings” u podnožju stranice ili blokiranjem kolačića u pregledniku. Isključivanje nužnih kolačića može dovesti do toga da dijelovi usluge ne rade.

Naši produkcijski podaci pohranjeni su u EU-u/EGP-u. Neki izvršitelji obrade (osobito modeli umjetne inteligencije i alati za praćenje) mogu obrađivati podatke u trećim zemljama, prije svega u Sjedinjenim Američkim Državama. Za takve prijenose osiguravamo odgovarajuću razinu zaštite putem:

• odluka Europske komisije o primjerenosti (npr. Okvir EU-a i SAD-a za privatnost podataka za certificirane primatelje),
• standardnih ugovornih klauzula EU-a (SCC 2021/914) dopunjenih tehničkim i organizacijskim mjerama te
• britanskog dodatka o međunarodnom prijenosu podataka (UK IDTA) kada prijenos podliježe UK GDPR-u.

Primjerak primjenjivih zaštitnih mjera možete zatražiti na privacy@workersstay.com.

Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere u skladu s člankom 32. GDPR-a, uključujući:

• TLS enkripciju u prijenosu i enkripciju pohranjenih podataka u bazi,
• kontrolu pristupa temeljenu na ulogama i Row-Level Security na svakoj tablici koja sadrži osobne podatke,
• načelo najmanjih ovlasti za zaposlenike i izvršitelje obrade,
• bilježenje i praćenje pristupa,
• redovita sigurnosna skeniranja i provjere ovisnosti,
• plan odgovora na incidente i kontinuiteta poslovanja s obavješćivanjem nadzornog tijela u roku od 72 sata od povrede osobnih podataka (članak 33. GDPR-a) te izravnim obavješćivanjem vas ako je vjerojatno da će povreda prouzročiti visok rizik za vaša prava (članak 34.).

Prema GDPR-u i UK GDPR-u imate sljedeća prava:

• Pravo na pristup (čl. 15.) — dobiti primjerak podataka koje imamo o vama.
• Pravo na ispravak (čl. 16.) — zatražiti ispravak netočnih podataka.
• Pravo na brisanje (čl. 17.) — kada obrada više nije potrebna ili povučete privolu.
• Pravo na ograničenje obrade (čl. 18.).
• Pravo na prenosivost podataka (čl. 20.) — dobiti svoje podatke u strukturiranom, strojno čitljivom formatu.
• Pravo na prigovor (čl. 21.) obradi koja se temelji na legitimnom interesu ili izravnom marketingu.
• Pravo da se na vas ne odnosi automatizirano donošenje odluka (čl. 22.) — vidi odjeljak 13.
• Pravo da u svakom trenutku povučete privolu, bez utjecaja na zakonitost obrade provedene prije povlačenja.
• Pravo na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu (vidi odjeljak 16.).

Za ostvarivanje svojih prava pišite na privacy@workersstay.com. Prije postupanja po zahtjevu možda ćemo morati provjeriti vaš identitet. Ova usluga je besplatna, ali za očito neutemeljene ili pretjerane zahtjeve možemo naplatiti razumnu naknadu ili odbiti postupiti po njima (čl. 12. st. 5.).

Pomoć umjetne inteligencije koristimo kako bismo brže odgovarali na jednostavne upite klijenata i povezivali upite s dostupnim smještajem. Konačnu odluku o sklapanju ugovora, određivanju cijene ili odbijanju rezervacije uvijek donosi osoba iz tima Workers Stay. Ne provodimo automatizirano donošenje odluka koje proizvodi pravne učinke ili na vas na sličan način značajno utječe, u smislu članka 22. GDPR-a.

Naša usluga namijenjena je tvrtkama i odraslim osobama. Svjesno ne prikupljamo osobne podatke djece mlađe od 16 godina. Ako mislite da nam je dijete dalo osobne podatke, javite nam se na privacy@workersstay.com i izbrisat ćemo ih.

Ova pravila možemo povremeno ažurirati. O bitnim izmjenama obavijestit ćemo vas putem naše internetske stranice ili e-pošte pravodobno prije njihova stupanja na snagu. Datum „Zadnje ažuriranje” na vrhu pokazuje kada su ova pravila posljednji put revidirana. Ranije verzije dostupne su na zahtjev na privacy@workersstay.com.

Ako smatrate da smo vaše osobne podatke obrađivali nezakonito, najprije nam se javite — vaše brige shvaćamo ozbiljno. Uvijek imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu:

• Švedska: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
• Ujedinjeno Kraljevstvo: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
• Ostale zemlje EU-a: vaše nacionalno tijelo za zaštitu podataka.