Viimeksi päivitetty: 24. toukokuuta 2026
Tietosuojaseloste
Workers Stayta ylläpitää Real Estate Ollopa11 Ltd (”Workers Stay”, ”me”). Ylläpidämme yritys- ja pitkäaikaismajoituksen alustaa, jolla omistajat voivat tarjota asuntojaan ja yritykset varata majoitusta työntekijöilleen. Käsittelemme henkilötietojasi yhtä huolellisesti kuin alamme suurimmat yritykset ja noudatamme täysin EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), UK GDPR:ää ja sovellettavaa kansallista lainsäädäntöä. Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme, miksi, millä oikeusperusteella, kuinka kauan säilytämme niitä, kenelle luovutamme niitä ja mitä oikeuksia sinulla on.
Workers Stay toimii ainoastaan pitkäaikaisen vuokrauksen parissa.
Sisältö
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Henkilötietojesi käsittelystä vastaa:
- Real Estate Ollopa11 Ltd (yritysnumero 13697786, perustettu 22. lokakuuta 2021)
- 128 City Road, London EC1V 2NX, Yhdistynyt kuningaskunta
- Sähköposti: privacy@workersstay.com
- Yleiset kysymykset: contact@workersstay.com
Vastaamme tietosuojaa koskeviin kysymyksiin, oikeuksien käyttöä koskeviin pyyntöihin ja poikkeamailmoituksiin 30 päivän kuluessa, kuten GDPR:n 12 artikla edellyttää. Erityisen monimutkaisissa pyynnöissä voimme pidentää määräaikaa enintään kahdella kuukaudella, ja ilmoitamme siitä sinulle kirjallisesti.
2. EU-edustaja ja tietosuojasta vastaava henkilö
Koska olemme sijoittautuneet Yhdistyneeseen kuningaskuntaan mutta tarjoamme palveluja EU:ssa oleville rekisteröidyille, olemme nimenneet unionissa edustajan GDPR:n 27 artiklan mukaisesti. Tavoitat EU-edustajamme kirjoittamalla osoitteeseen privacy@workersstay.com ja merkitsemällä viestiin ”EU Representative”.
GDPR:n 37 artikla ei velvoita meitä nimittämään virallista tietosuojavastaavaa (DPO), mutta Head of Privacy -tehtävää hoitava henkilö on nimetty yhteyshenkilö, ja hänet tavoittaa osoitteesta privacy@workersstay.com.
3. Soveltamisala
Tätä selostetta sovelletaan, kun:
- vierailet workersstay.comissa tai jollakin aliverkkotunnuksellamme,
- lähetät varaustiedustelun tai otat meihin yhteyttä lomakkeella tai sähköpostilla,
- ilmoitat kohteen omistajana,
- teet kanssamme sopimuksen vieraana, yritysasiakkaana tai omistajana,
- saat meiltä markkinointiviestejä tai
- olet vuorovaikutuksessa mainostemme kanssa kolmansien osapuolten alustoilla, kuten Googlessa tai Metassa.
4. Käsittelemämme henkilötietoryhmät
Suhteestasi meihin riippuen käsittelemme seuraavia tietoryhmiä:
- Henkilöllisyys- ja yhteystiedot: nimi, sähköposti, yrityksen nimi, Y-tunnus tai rekisterinumero, laskutusosoite.
- Varaustiedot: tulo- ja lähtöpäivä, vieraiden määrä, majoituksen tarkoitus, projekti, erityistoiveet.
- Sopimus- ja maksutiedot: sopimusehdot, laskut, maksutapa (Workers Stay ei tallenna täydellisiä kortinnumeroita – korttitiedot käsittelee Stripe), kuitit, tapahtumahistoria.
- Omistajien kohdetiedot: osoite, kuvat, hinnat, pankkitiedot tilityksiä varten, tavoitetulot.
- Viestintä: viestit sähköpostitse, WhatsAppissa ja lomakkeilla, suostumukset, valitukset ja tukipyynnöt.
- Tekniset tiedot: IP-osoite, laitetyyppi, selain, käyttöjärjestelmä, kieli, viittaava sivu, sivunkatselut, evästeet ja vastaavat tekniikat.
- Markkinointitiedot: seurantatunnisteet, mainosten napsautukset, kohderyhmät ja reaktiosi kampanjoihin.
- Maantieteelliset tiedot: IP-osoitteestasi päätelty tai itse ilmoittamasi kaupunki tai alue.
Emme tarkoituksellisesti käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (GDPR:n 9 artikla), kuten terveyttä, etnistä alkuperää, uskontoa tai poliittisia mielipiteitä. Jos kirjoitat tällaisia tietoja vapaaehtoisesti vapaatekstikenttään, poistamme ne heti, kun huomaamme ne.
5. Henkilötietojen lähteet
Useimmat tiedot saamme suoraan sinulta. Voimme myös hankkia tai täydentää niitä seuraavista lähteistä:
- julkiset rekisterit (kaupparekisterit; luottotietojen tarkistus suurissa yrityssopimuksissa),
- palveluntarjoajamme (esim. Hospitable varausten synkronointiin, Stripe maksujen tilaan),
- mainosalustat (Google Ads, Meta) koottuina konversio- ja attribuutiotietoina,
- työnantajasi tai matkatoimistosi, jos joku varaa puolestasi.
6. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietojasi vain tiettyihin ja oikeutettuihin tarkoituksiin. Alla olevassa taulukossa on jokainen käsittelytoimi, sen tarkoitus ja oikeusperuste GDPR:n 6 artiklan mukaan.
| Toiminto | Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Varaustiedustelujen ja tarjousten käsittely | Vastata tiedusteluusi ja ehdottaa sopivaa majoitusta. | Sopimus / sopimusta edeltävät toimet (6 art. 1 kohta b) |
| Varausten vahvistaminen ja hallinnointi | Varaussopimuksen täyttäminen. | Sopimus (6 art. 1 kohta b) |
| Laskutus ja kirjanpito | Lakisääteisten kirjanpitovelvoitteidemme noudattaminen. | Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 kohta c) |
| Viestintä majoituksen aikana | Huolehtia siitä, että majoitus sujuu. | Sopimus (6 art. 1 kohta b) |
| Kohdeilmoitusten rekisteröinti ja julkaisu | Mahdollistaa omistajille varausten saaminen kauttamme. | Sopimus (6 art. 1 kohta b) |
| Tilitykset omistajille | Omistajasopimuksen täyttäminen. | Sopimus (6 art. 1 kohta b) + lakisääteinen velvoite (6 art. 1 kohta c) |
| Tietoturva, petosten estäminen, väärinkäytösten käsittely | Suojata alustaa ja estää väärinkäytökset. | Oikeutettu etu (6 art. 1 kohta f) |
| Palvelun analytiikka | Tuotteen ja konversion parantaminen. | Oikeutettu etu (6 art. 1 kohta f) tai suostumus (6 art. 1 kohta a) muiden kuin välttämättömien evästeiden osalta |
| Markkinointi nykyisille asiakkaille | Tarjota vastaavia palveluja (soft opt-in). | Oikeutettu etu (6 art. 1 kohta f) – peruutusmahdollisuus jokaisessa viestissä |
| Markkinointi seurantaevästeiden avulla | Näyttää osuvia mainoksia. | Suostumus (6 art. 1 kohta a) |
| Oikeuksia koskevien pyyntöjen ja valitusten käsittely | GDPR:n 12–22 artiklan noudattaminen. | Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 kohta c) |
Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme tehneet tasapainotestin, jossa olemme punninneet oikeuksiasi ja vapauksiasi etuamme vastaan. Voit milloin tahansa vastustaa tällaista käsittelyä kohdassa 12 kuvatulla tavalla.
7. Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin:
- Tiedustelut, jotka eivät johda varaukseen: enintään 18 kuukautta, minkä jälkeen ne anonymisoidaan tai poistetaan.
- Varaukset ja asiakastiedot: asiakassuhteen ajan ja 7 vuotta viimeisen tapahtuman jälkeen (Ruotsin kirjanpitolaki, 7 luku 2 §).
- Omistajasopimukset: sopimussuhteen ajan ja 10 vuotta (lakisääteinen vanhentuminen ja kirjanpitovaatimukset).
- Suostumukseen perustuvat markkinointitiedot: kunnes peruutat suostumuksesi tai 24 kuukauden käyttämättömyyden jälkeen.
- Tietoturvan ja petostentorjunnan lokit: 12 kuukautta.
- Tukipyynnöt ja sähköpostiviestintä: 36 kuukautta asian päättymisestä.
- Evästeet: kuten evästebannerissa ja jäljempänä kohdassa 9 kerrotaan.
8. Vastaanottajat ja käsittelijät
Luovutamme tietojasi vain huolellisesti valituille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät niitä puolestamme GDPR:n 28 artiklan mukaisen kirjallisen tietojenkäsittelysopimuksen perusteella. Emme koskaan myy henkilötietoja. Nykyisiä käsittelijöitämme ovat:
- Ylläpito ja tietokanta: Lovable Cloud / Supabase (EU-alueet).
- Tapahtumasähköpostit: Resend Inc.
- Maksut: Stripe Payments Europe Ltd.
- Varausten synkronointi: Hospitable.com.
- Viestien tekoälykäsittely: Google (Gemini Lovable AI Gatewayn kautta) ja OpenAI – vain viestien sisältö, ei mallien koulutusta tiedoillamme.
- Mainonta ja attribuutio: Google Ireland Ltd ja Meta Platforms Ireland Ltd.
- Sähköinen allekirjoitus: Workers Stay hoitaa itse (johanna@workersstay.com koordinoi allekirjoituksia).
- WhatsApp-viestit: WhatsApp Ireland Ltd.
- Pankit ja korttimaksujen vastaanottajat tilityksissä.
- Oikeudelliset ja taloudelliset neuvonantajat, kun se on tarpeen oikeuksiemme puolustamiseksi.
Luovutamme tietoja myös toimivaltaisille viranomaisille, kun laki sitä edellyttää (esim. veroviranomaiset, poliisi, tuomioistuimet).
9. Evästeet ja vastaavat tekniikat
Käytämme evästeitä, paikallista tallennustilaa ja seurantapikseleitä, jotta palvelu toimii, käytön mittaamiseen ja markkinointiin. Jaamme ne neljään luokkaan:
- Välttämättömät: tarvitaan palvelun toimintaan (kirjautuminen, lomakkeet, tietoturva). Suostumusta ei tarvita.
- Toiminnalliset: muistavat asetuksesi (kieli, alue).
- Analytiikka: auttavat meitä ymmärtämään, miten sivustoa käytetään (omat anonymisoidut mittarit, Google Analytics 4 suostumuksellasi).
- Markkinointi: mittaavat konversioita ja näyttävät osuvia mainoksia (Google Ads, Meta-pikseli – vain suostumuksella).
Voit muuttaa valintojasi milloin tahansa sivun alareunan kohdasta ”Evästeasetukset” tai estämällä evästeet selaimessasi. Jos poistat välttämättömät evästeet käytöstä, osa palvelusta voi lakata toimimasta.
10. Kansainväliset siirrot
Tuotantotietomme säilytetään EU:ssa/ETA:ssa. Jotkin käsittelijät (erityisesti tekoälymallit ja seurantatyökalut) voivat käsitellä tietoja kolmansissa maissa, lähinnä Yhdysvalloissa. Tällaisissa siirroissa varmistamme riittävän tietosuojan tason seuraavilla keinoilla:
- Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevat päätökset (esim. EU-U.S. Data Privacy Framework sertifioiduille vastaanottajille),
- EU:n vakiosopimuslausekkeet (SCC 2021/914) teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä täydennettyinä sekä
- UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA), kun siirto kuuluu UK GDPR:n piiriin.
Voit pyytää kopion sovellettavista suojatoimista osoitteesta privacy@workersstay.com.
11. Tietoturva
Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet GDPR:n 32 artiklan mukaisesti, muun muassa:
- TLS-salaus tiedonsiirrossa ja tallennettujen tietojen salaus tietokannassa,
- roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta ja Row-Level Security jokaisessa henkilötietoja sisältävässä taulussa,
- vähimpien oikeuksien periaate henkilöstölle ja käsittelijöille,
- käytön lokitus ja valvonta,
- säännölliset tietoturvaskannaukset ja riippuvuuksien tarkistukset,
- poikkeamien hallinta- ja jatkuvuussuunnitelma, jonka mukaan tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa (GDPR:n 33 artikla) ja suoraan sinulle, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi (34 artikla).
12. Oikeutesi
GDPR:n ja UK GDPR:n mukaan sinulla on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.) – saada jäljennös tiedoista, joita meillä on sinusta.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 art.) – virheellisten tietojen korjaaminen.
- Oikeus tietojen poistamiseen (17 art.) – kun käsittely ei ole enää tarpeen tai peruutat suostumuksesi.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.).
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.) – saada tietosi jäsennellyssä, koneluettavassa muodossa.
- Vastustamisoikeus (21 art.) oikeutettuun etuun tai suoramarkkinointiin perustuvaa käsittelyä vastaan.
- Oikeus olla joutumatta automaattisten päätösten kohteeksi (22 art.) – ks. kohta 13.
- Oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (ks. kohta 16).
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen privacy@workersstay.com. Saatamme joutua tarkistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä. Palvelu on maksuton, mutta ilmeisen perusteettomista tai kohtuuttomista pyynnöistä voimme periä kohtuullisen maksun tai jättää pyynnön käsittelemättä (12 art. 5 kohta).
13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Käytämme tekoälyä vastataksemme nopeammin yksinkertaisiin asiakaskysymyksiin ja yhdistääksemme tiedustelut vapaisiin majoituksiin. Lopullisen päätöksen sopimuksen tekemisestä, hinnan asettamisesta tai varauksen hylkäämisestä tekee aina ihminen Workers Staylla. Emme tee GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettuja automaattisia päätöksiä, joilla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
14. Lapset
Palvelumme on tarkoitettu yrityksille ja aikuisille. Emme tietoisesti kerää alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja. Jos uskot, että lapsi on antanut meille henkilötietoja, ota yhteyttä osoitteeseen privacy@workersstay.com, niin poistamme ne.
15. Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä selostetta ajoittain. Olennaisista muutoksista ilmoitamme verkkosivustollamme tai sähköpostitse hyvissä ajoin ennen niiden voimaantuloa. Ylhäällä oleva päivämäärä ”Viimeksi päivitetty” kertoo, milloin selostetta on viimeksi muutettu. Aiemmat versiot saa pyynnöstä osoitteesta privacy@workersstay.com.
16. Valitukset
Jos katsot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, ota ensin yhteyttä meihin – suhtaudumme huoliisi vakavasti. Sinulla on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:
- Ruotsi: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
- Yhdistynyt kuningaskunta: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
- Muut EU-maat: kansallinen tietosuojaviranomaisesi.