Zásady ochrany osobních údajů

Správcem zpracování vašich osobních údajů je:

• Real Estate Ollopa11 Ltd (registrační č. 13697786, založena 22. října 2021)
• 128 City Road, London EC1V 2NX, Spojené království
• E-mail: privacy@workersstay.com
• Obecné dotazy: contact@workersstay.com

Na dotazy k ochraně osobních údajů, žádosti o uplatnění práv a hlášení incidentů odpovídáme do 30 dní, jak vyžaduje článek 12 GDPR. U zvlášť složitých žádostí můžeme tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; o tom vás písemně informujeme.

Protože jsme usazeni ve Spojeném království, ale nabízíme služby subjektům údajů v EU, jmenovali jsme v souladu s článkem 27 GDPR zástupce v Unii. Našeho zástupce v EU kontaktujete na privacy@workersstay.com se zprávou označenou „EU Representative“.

Podle článku 37 GDPR nemáme povinnost jmenovat formálního pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), ale naše vedoucí ochrany soukromí (Head of Privacy) je určeným kontaktním místem a je k zastižení na privacy@workersstay.com.

Tyto zásady platí, když:

• navštívíte workersstay.com nebo některou z našich subdomén,
• odešlete poptávku rezervace nebo nás kontaktujete přes formuláře či e-mail,
• jako majitel nabídnete nemovitost,
• uzavřete s námi smlouvu jako host, firemní zákazník nebo majitel nemovitosti,
• od nás dostáváte marketingová sdělení, nebo
• reagujete na naše reklamy na platformách třetích stran, jako je Google nebo Meta.

V závislosti na vašem vztahu k nám zpracováváme tyto kategorie:

• Identifikační a kontaktní údaje: jméno, e-mail, název firmy, identifikační číslo firmy, fakturační adresa.
• Údaje o rezervaci: datum příjezdu a odjezdu, počet hostů, účel pobytu, projekt, zvláštní požadavky.
• Smluvní a platební údaje: smluvní podmínky, faktury, způsob platby (Workers Stay neukládá úplná čísla karet – s údaji o kartách pracuje Stripe), doklady, historie transakcí.
• Údaje o nemovitosti u majitelů: adresa, fotografie, ceny, bankovní spojení pro výplaty, cílový příjem.
• Komunikace: zprávy přes e-mail, WhatsApp a formuláře, souhlasy, stížnosti a požadavky na podporu.
• Technické údaje: IP adresa, typ zařízení, prohlížeč, operační systém, jazyk, odkazující stránka, zobrazení stránek, cookies a podobné technologie.
• Marketingové údaje: sledovací identifikátory, kliknutí na reklamy, segmenty publika a vaše reakce na kampaně.
• Geografické údaje: město nebo region odvozený z vaší IP adresy nebo uvedený vámi.

Zvláštní kategorie osobních údajů (článek 9 GDPR), jako jsou údaje o zdraví, etnickém původu, náboženství nebo politických názorech, úmyslně nezpracováváme. Pokud takové informace dobrovolně uvedete do volného textového pole, vymažeme je, jakmile se o nich dozvíme.

Většinu údajů, které máme, získáváme přímo od vás. Můžeme je také získat nebo doplnit z těchto zdrojů:

• veřejné rejstříky (obchodní rejstříky; prověrky bonity u velkých firemních smluv),
• naši poskytovatelé služeb (např. Hospitable pro synchronizaci rezervací, Stripe pro stav plateb),
• reklamní platformy (Google Ads, Meta) ve formě souhrnných údajů o konverzích a atribuci,
• váš zaměstnavatel nebo cestovní agentura, pokud za vás rezervaci provádí někdo jiný.

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze pro konkrétní a legitimní účely. Tabulka níže uvádí každou zpracovatelskou činnost, její účel a právní základ podle článku 6 GDPR.

Pokud se opíráme o oprávněný zájem, provedli jsme test proporcionality, ve kterém jsme vaše práva a svobody poměřili s naším zájmem. Proti takovému zpracování můžete kdykoli vznést námitku, jak je popsáno v oddílu 12.

Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou ke splnění účelu, pro který byly shromážděny:

• Poptávky, které nevedou k rezervaci: až 18 měsíců, poté se anonymizují nebo vymažou.
• Rezervace a zákaznické údaje: po dobu trvání vztahu a dalších 7 let od poslední transakce (švédský zákon o účetnictví, kap. 7 § 2).
• Smlouvy s majiteli: po dobu trvání vztahu a dalších 10 let (zákonné promlčecí lhůty a účetní požadavky).
• Marketingové údaje na základě souhlasu: do odvolání souhlasu nebo po 24 měsících nečinnosti.
• Bezpečnostní logy a logy prevence podvodů: 12 měsíců.
• Požadavky na podporu a e-mailová komunikace: 36 měsíců po uzavření případu.
• Cookies: podle údajů v liště cookies a v oddílu 9 níže.

Vaše údaje sdílíme pouze s pečlivě vybranými poskytovateli služeb, kteří je zpracovávají naším jménem na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA) v souladu s článkem 28 GDPR. Osobní údaje nikdy neprodáváme. Mezi současné zpracovatele patří:

• Hosting a databáze: Lovable Cloud / Supabase (regiony EU).
• Transakční e-maily: Resend Inc.
• Platby: Stripe Payments Europe Ltd.
• Synchronizace rezervací: Hospitable.com.
• Zpracování zpráv pomocí AI: Google (Gemini přes Lovable AI Gateway) a OpenAI – pouze obsah zpráv, bez trénování na našich datech.
• Reklama a atribuce: Google Ireland Ltd a Meta Platforms Ireland Ltd.
• Elektronické podepisování: zajišťuje interně Workers Stay (johanna@workersstay.com je naše koordinátorka podpisů).
• Zprávy přes WhatsApp: WhatsApp Ireland Ltd.
• Banky a zúčtovatelé karet pro výplaty.
• Právní a finanční poradci, pokud je to nutné k obhajobě našich práv.

Údaje sdílíme také s příslušnými orgány, pokud to vyžaduje zákon (např. daňové úřady, orgány činné v trestním řízení, soudy).

Cookies, místní úložiště a sledovací pixely používáme, aby služba fungovala, k měření používání a pro marketing. Dělíme je do čtyř kategorií:

• Nezbytně nutné: potřebné pro fungování služby (přihlášení, formuláře, zabezpečení). Souhlas není nutný.
• Funkční: pamatují si vaše předvolby (jazyk, region).
• Analytické: pomáhají nám pochopit, jak se web používá (vlastní anonymizované metriky, Google Analytics 4 s vaším souhlasem).
• Marketingové: měří konverze a zobrazují relevantní reklamy (Google Ads, Meta Pixel – pouze se souhlasem).

Své volby můžete kdykoli změnit přes „Nastavení cookies“ v zápatí nebo zablokováním cookies v prohlížeči. Vypnutí nezbytně nutných cookies může způsobit, že části služby přestanou fungovat.

Naše produkční data jsou uložena v EU/EHP. Někteří zpracovatelé (zejména modely AI a sledovací nástroje) mohou zpracovávat údaje ve třetích zemích, především ve Spojených státech. U takového předávání zajišťujeme odpovídající úroveň ochrany prostřednictvím:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (např. rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů u certifikovaných příjemců),
• standardních smluvních doložek EU (SCC 2021/914) doplněných technickými a organizačními opatřeními a
• britského dodatku k mezinárodnímu předávání údajů (UK IDTA), pokud předávání spadá pod UK GDPR.

Kopii příslušných záruk si můžete vyžádat na privacy@workersstay.com.

Uplatňujeme vhodná technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR, mimo jiné:

• šifrování TLS při přenosu a šifrování uložených dat v databázi,
• řízení přístupu na základě rolí a zabezpečení na úrovni řádků (Row-Level Security) u každé tabulky obsahující osobní údaje,
• princip nejnižších oprávnění pro zaměstnance a zpracovatele,
• logování a monitoring přístupů,
• pravidelné bezpečnostní skeny a revize závislostí,
• plán reakce na incidenty a zajištění kontinuity provozu s ohlášením dozorovému úřadu do 72 hodin od porušení zabezpečení osobních údajů (článek 33 GDPR) a přímo vám, pokud porušení pravděpodobně povede k vysokému riziku pro vaše práva (článek 34).

Podle GDPR a UK GDPR máte tato práva:

• Právo na přístup (čl. 15) – získat kopii údajů, které o vás máme.
• Právo na opravu (čl. 16) – nechat opravit nepřesné údaje.
• Právo na výmaz (čl. 17) – pokud zpracování již není nutné nebo odvoláte souhlas.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18).
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20) – získat své údaje ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku (čl. 21) proti zpracování na základě oprávněného zájmu nebo pro přímý marketing.
• Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování (čl. 22) – viz oddíl 13.
• Právo kdykoli odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu (viz oddíl 16).

Svá práva uplatníte na privacy@workersstay.com. Před vyřízením žádosti možná budeme muset ověřit vaši totožnost. Tato služba je bezplatná, u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí však můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout (čl. 12 odst. 5).

Asistenci AI využíváme k rychlejšímu zodpovězení jednoduchých dotazů zákazníků a k párování poptávek s dostupným bydlením. Konečné rozhodnutí o uzavření smlouvy, stanovení ceny nebo odmítnutí rezervace vždy činí člověk ve Workers Stay. Neprovádíme automatizované rozhodování, které by mělo právní účinky nebo by se vás obdobně významně dotýkalo, ve smyslu článku 22 GDPR.

Naše služba je určena firmám a dospělým. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje dětí mladších 16 let. Pokud se domníváte, že nám dítě poskytlo osobní údaje, kontaktujte prosím privacy@workersstay.com a údaje vymažeme.

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. O podstatných změnách vás budeme informovat na našem webu nebo e-mailem s dostatečným předstihem před jejich účinností. Datum „Naposledy aktualizováno“ nahoře ukazuje, kdy byly zásady naposledy revidovány. Starší verze jsou k dispozici na vyžádání na privacy@workersstay.com.

Pokud se domníváte, že jsme s vašimi osobními údaji nakládali protiprávně, obraťte se nejprve na nás – vaše obavy bereme vážně. Vždy máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:

• Švédsko: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
• Spojené království: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
• Ostatní země EU: váš národní úřad pro ochranu osobních údajů.