Vem utfärdar fakturan
Varje faktura utfärdas av Real Estate Ollopa11 Ltd, org.nr 13697786 (registrerat 22 oktober 2021), med säte 128 City Road, London EC1V 2NX, Storbritannien. Bolaget är registrerat hos Companies House och bedriver verksamhet i flera europeiska marknader, men allt avtals- och fakturaansvar ligger hos den brittiska legala enheten.
Fakturaformat och innehåll
Varje faktura innehåller följande obligatoriska uppgifter i enlighet med brittisk HMRC Notice 700 och tillämpliga europeiska redovisningsstandarder:
- Sekventiellt och unikt fakturanummer i formatet WS-ÅÅÅÅ-NNNN.
- Utställningsdatum, leveransdatum (vistelseperiod) och förfallodatum.
- Fullständigt juridiskt namn, adress och organisationsnummer för båda parter.
- Specificerad beskrivning av tjänsterna (bostadsadress, antal nätter, antal gäster, period).
- Valuta, nettobelopp och totalsumma.
- Bankuppgifter för betalning (IBAN, SWIFT/BIC, mottagarbank och eventuell mellanbank).
- Referensnummer, inköpsorder (PO) eller projektkod om Kunden begärt sådan vid bokning.
Valutor och betalsätt
Workers Stay tar emot betalningar i flera valutor via reglerade banker och PCI DSS-certifierade betalleverantörer. Vi accepterar följande:
| Valuta | Metod | Standardrutt |
|---|---|---|
| EUR | SEPA Credit Transfer, SWIFT, Stripe | EU-banker, eurozonen |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Storbritannien |
| USD | SWIFT international transfer, Stripe | Globalt |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | EES |
Vi accepterar inte kontanter, kryptovalutor eller betalningar från tredje part. Betalning ska göras från ett bankkonto eller kort som tillhör den fakturerade juridiska personen. Detta är en del av vår AML- och KYC-rutin enligt brittiska Money Laundering Regulations 2017 och EU:s 6:e penningtvättsdirektiv.
Betalningsvillkor
- Standardvillkor: 10 dagar netto från fakturadatum om inget annat skriftligen avtalats.
- Återkommande månadsbokningar: faktureras månadsvis i förskott den 25:e i månaden före.
- Större projekt (>30 nätter eller >50 000 EUR): 50 % vid bekräftelse, 50 % vid ankomst.
- Dröjsmålsränta: enligt Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 för brittiska kunder och artikel 3 i direktiv 2011/7/EU för EU-kunder.
- Påminnelseavgift: 40 EUR per påminnelse efter 7 dagars respit. Indrivningskostnader debiteras enligt lag.
Verifiering av betalning till oss
Om Kundens bank, AML-funktion eller centraliserad inköpsavdelning begär ytterligare verifiering av en överföring till Workers Stay tillhandahåller vi följande handlingar inom en arbetsdag:
- Originalfaktura och eventuell kreditfaktura.
- Signerat bokningsavtal eller Master Services Agreement.
- Certificate of Incorporation och senaste Confirmation Statement från Companies House.
- Bankbekräftelse (Bank Confirmation Letter) för vårt mottagande konto.
- UBO-deklaration och sanktionsscreening på begäran från regulerade motparter.
- Bevis på leverans (bokningsbekräftelse, in- och utcheckningsloggar).
Begäran skickas till billing@workersstay.com med fakturanummer och namn på efterfrågande institution.
Invändningar och kreditfakturor
Eventuella invändningar mot en faktura ska framställas skriftligen till billing@workersstay.com inom 7 dagar från fakturadatum. Vi följer internationell redovisningsstandard och ändrar aldrig en redan utfärdad faktura — istället utfärdas en kreditfaktura följd av en ny korrekt faktura. Detta säkerställer fullständig spårbarhet i Kundens bokföring och hos revisor.
Invändningar utgör inget skäl att hålla inne hela fakturabeloppet. Den ostridiga delen ska betalas på förfallodagen och endast det ifrågasatta beloppet får tillfälligt hållas inne fram till utredningens slut.
Utbetalningar till fastighetsägare
Workers Stay administrerar utbetalningar till fastighetsägare genom självfaktureringsavtal. Standardrutin:
- Workers Stay utfärdar en självfaktura i Ägarens namn med samtliga obligatoriska bokföringsuppgifter.
- Utbetalning sker den 5:e i månaden efter avresemånaden, till av Ägaren angivet bankkonto i samma juridiska persons namn.
- Provision dras av direkt från utbetalningen och redovisas separat på självfakturan.
- Kvittenser, kontoutdrag och PDF-original av varje självfaktura finns tillgängliga i Ägarpanelen och arkiveras enligt brittisk bokföringslag.
Återbetalningar
Återbetalningar regleras i sin helhet av vår Återbetalningspolicy. Bekräftade B2B-bokningar är som huvudregel icke återbetalningsbara. Där återbetalning ändå sker enligt policyn används samma betalmetod som vid ursprunglig betalning, inom 14 bankdagar från det att rätten konstaterats.
Förvaring och arkivering
Samtliga fakturor, kvittenser, betalningsbevis och bokföringsunderlag arkiveras i 6 år räknat från räkenskapsårets utgång, i enlighet med HMRC:s record-keeping-krav. Arkivering sker i krypterat skick i EU-baserad molninfrastruktur.
Kontakt för faktureringsfrågor
Alla frågor som rör fakturor, betalning, kreditnoteringar, utbetalningar och bokföringsunderlag besvaras inom en arbetsdag av:
- E-post: billing@workersstay.com
- Allmän kontakt och eskalering: contact@workersstay.com
- Postadress: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Storbritannien