Chi emette la fattura
Ogni fattura è emessa da Real Estate Ollopa11 Ltd, numero di società 13697786 (costituita il 22 ottobre 2021), sede legale 128 City Road, London EC1V 2NX, Regno Unito. La società è registrata presso Companies House e opera in diversi mercati europei, ma tutta la responsabilità contrattuale e di fatturazione fa capo all'entità giuridica britannica.
Formato e contenuto della fattura
Ogni fattura contiene le seguenti informazioni obbligatorie, conformemente alla HMRC Notice 700 britannica e ai principi contabili europei applicabili:
- Numero di fattura progressivo e univoco nel formato WS-YYYY-NNNN.
- Data di emissione, data della prestazione (periodo di soggiorno) e data di scadenza.
- Ragione sociale completa, indirizzo e numero di società di entrambe le parti.
- Descrizione dettagliata dei servizi (indirizzo dell'immobile, numero di notti, numero di ospiti, periodo).
- Valuta, importo netto e totale.
- Coordinate bancarie per il pagamento (IBAN, SWIFT/BIC, banca beneficiaria ed eventuale banca intermediaria).
- Numero di riferimento, ordine d'acquisto (PO) o codice progetto, se richiesto al momento della prenotazione.
Valute e metodi di pagamento
Workers Stay accetta pagamenti in diverse valute tramite banche vigilate e fornitori di pagamento certificati PCI DSS. Accettiamo quanto segue:
| Valuta | Metodo | Circuito standard |
|---|---|---|
| EUR | Bonifico SEPA, SWIFT, Stripe | Banche UE, area euro |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Regno Unito |
| USD | Bonifico internazionale SWIFT, Stripe | Globale |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | SEE |
Non accettiamo contanti, criptovalute o pagamenti da terzi. Il pagamento deve provenire da un conto bancario o da una carta intestati all'entità giuridica fatturata. Ciò fa parte della nostra procedura AML e KYC ai sensi delle UK Money Laundering Regulations 2017 e della VI Direttiva antiriciclaggio dell'UE.
Termini di pagamento
- Termini standard: 10 giorni netti dalla data della fattura, salvo diverso accordo scritto.
- Prenotazioni mensili ricorrenti: fatturate mensilmente in anticipo il giorno 25 del mese precedente.
- Progetti più grandi (>30 notti o >50.000 EUR): 50% alla conferma, 50% all'arrivo.
- Interessi di mora: ai sensi del Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 per i clienti del Regno Unito e dell'articolo 3 della Direttiva 2011/7/UE per i clienti dell'UE.
- Spese di sollecito: 40 EUR per sollecito dopo un periodo di tolleranza di 7 giorni. Possono aggiungersi i costi di recupero previsti dalla legge.
Verifica di un pagamento a nostro favore
Se la banca del Cliente, la sua funzione AML o l'ufficio acquisti centralizzato richiedono ulteriori verifiche su un bonifico a Workers Stay, forniamo i seguenti documenti entro un giorno lavorativo:
- La fattura originale ed eventuali note di credito.
- Il contratto di prenotazione firmato o il contratto quadro di servizi (Master Services Agreement).
- Certificate of Incorporation e l'ultimo Confirmation Statement di Companies House.
- Una lettera di conferma bancaria relativa al nostro conto di accredito.
- Dichiarazione del titolare effettivo e controllo delle sanzioni, su richiesta di controparti vigilate.
- Prova della prestazione (conferma di prenotazione, registri di check-in e check-out).
Le richieste vanno inviate a billing@workersstay.com indicando il numero di fattura e il nome dell'istituto richiedente.
Contestazioni e note di credito
Qualsiasi contestazione di una fattura deve essere presentata per iscritto a billing@workersstay.com entro 7 giorni dalla data della fattura. Seguiamo i principi contabili internazionali e non modifichiamo mai una fattura già emessa: emettiamo invece una nota di credito seguita da una nuova fattura corretta. Questo garantisce la piena tracciabilità nella contabilità del Cliente e verso il suo revisore.
Una contestazione non dà diritto al Cliente di trattenere l'intera fattura. La parte non contestata deve essere pagata alla scadenza e solo l'importo contestato può essere trattenuto temporaneamente in attesa della risoluzione.
Pagamenti ai proprietari
Workers Stay gestisce i pagamenti ai proprietari tramite un sistema di autofatturazione. Procedura standard:
- Workers Stay emette un'autofattura a nome del Proprietario, con tutte le informazioni contabili obbligatorie.
- Il pagamento avviene il giorno 5 del mese successivo a quello della partenza, su un conto bancario intestato alla stessa entità giuridica.
- La commissione viene detratta direttamente dal pagamento e indicata separatamente nell'autofattura.
- Ricevute, estratti conto e originali PDF di ogni autofattura sono disponibili nel Pannello Proprietario e archiviati secondo la normativa contabile britannica.
Rimborsi
I rimborsi sono interamente disciplinati dalla nostra Politica di rimborso. In linea generale, le prenotazioni B2B confermate non sono rimborsabili. Se un rimborso viene comunque concesso in base a tale politica, si utilizza lo stesso metodo del pagamento originale, entro 14 giorni lavorativi bancari dalla data in cui viene accertato il diritto al rimborso.
Conservazione della documentazione
Tutte le fatture, ricevute, prove di pagamento e scritture contabili sono archiviate per 6 anni dalla fine dell'esercizio, in conformità ai requisiti di conservazione di HMRC. La documentazione è archiviata in forma cifrata su un'infrastruttura cloud situata nell'UE.
Contatti per la fatturazione
Tutte le questioni relative a fatture, pagamenti, note di credito, pagamenti ai proprietari e documentazione contabile ricevono risposta entro un giorno lavorativo tramite:
- Email: billing@workersstay.com
- Contatto generale ed escalation: contact@workersstay.com
- Indirizzo postale: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Regno Unito