Kdo fakturu vystavuje
Každou fakturu vystavuje Real Estate Ollopa11 Ltd, registrační číslo 13697786 (založena 22. října 2021), sídlo 128 City Road, London EC1V 2NX, Spojené království. Společnost je zapsána u Companies House a působí na několika evropských trzích, veškerá smluvní a fakturační odpovědnost však leží na britském právním subjektu.
Forma a obsah faktury
Každá faktura obsahuje následující povinné údaje v souladu s britským HMRC Notice 700 a platnými evropskými účetními standardy:
- Pořadové a jedinečné číslo faktury ve formátu WS-YYYY-NNNN.
- Datum vystavení, datum plnění (období pobytu) a datum splatnosti.
- Úplný název, adresu a registrační číslo obou stran.
- Položkový popis služeb (adresa nemovitosti, počet nocí, počet hostů, období).
- Měnu, částku bez daně a celkovou částku.
- Bankovní spojení pro úhradu (IBAN, SWIFT/BIC, banka příjemce a případná zprostředkující banka).
- Referenční číslo, objednávku (PO) nebo kód projektu, pokud byly požadovány při rezervaci.
Měny a způsoby platby
Workers Stay přijímá platby v několika měnách přes regulované banky a poskytovatele plateb s certifikací PCI DSS. Přijímáme následující:
| Měna | Způsob | Standardní platební systém |
|---|---|---|
| EUR | SEPA převod, SWIFT, Stripe | Banky v EU, eurozóna |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Spojené království |
| USD | Mezinárodní převod SWIFT, Stripe | Celosvětově |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | EHP |
Nepřijímáme hotovost, kryptoměny ani platby od třetích stran. Platba musí pocházet z bankovního účtu nebo karty vedené na jméno fakturovaného právního subjektu. Je to součást našeho postupu AML a KYC podle britských předpisů Money Laundering Regulations 2017 a 6. směrnice EU proti praní peněz.
Platební podmínky
- Standardní podmínky: splatnost 10 dní od data faktury, pokud není písemně dohodnuto jinak.
- Opakované měsíční rezervace: fakturují se měsíčně předem, vždy 25. dne předchozího měsíce.
- Větší projekty (>30 nocí nebo >50 000 EUR): 50 % při potvrzení, 50 % při příjezdu.
- Úroky z prodlení: podle zákona Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 u britských klientů a článku 3 směrnice 2011/7/EU u klientů z EU.
- Poplatek za upomínku: 40 EUR za každou upomínku po 7denní lhůtě odkladu. Mohou být připočteny zákonné náklady na vymáhání.
Ověření platby vůči nám
Pokud banka Klienta, jeho útvar AML nebo centrální nákupní oddělení vyžaduje další ověření převodu ve prospěch Workers Stay, poskytneme do jednoho pracovního dne tyto dokumenty:
- Originál faktury a případného dobropisu.
- Podepsanou rezervační smlouvu nebo rámcovou smlouvu o službách (Master Services Agreement).
- Osvědčení o založení (Certificate of Incorporation) a poslední Confirmation Statement od Companies House.
- Potvrzení banky (Bank Confirmation Letter) k našemu přijímacímu účtu.
- Prohlášení o skutečném majiteli (UBO) a výsledek kontroly sankčních seznamů na žádost regulovaných protistran.
- Doklad o plnění (potvrzení rezervace, záznamy o příjezdu a odjezdu).
Žádosti zasílejte na billing@workersstay.com s číslem faktury a názvem žádající instituce.
Reklamace a dobropisy
Jakoukoli námitku proti faktuře je nutné uplatnit písemně na billing@workersstay.com do 7 dní od data faktury. Dodržujeme mezinárodní účetní standardy a vystavenou fakturu nikdy neupravujeme – místo toho vystavíme dobropis a následně novou, opravenou fakturu. Tím je zajištěna úplná dohledatelnost v účetnictví Klienta i pro jeho auditora.
Reklamace neopravňuje Klienta zadržet celou fakturu. Nesporná část musí být uhrazena v den splatnosti a dočasně lze zadržet pouze spornou částku, dokud nebude věc vyřešena.
Výplaty majitelům nemovitostí
Workers Stay spravuje výplaty majitelům nemovitostí v režimu samofakturace (self-billing). Standardní postup:
- Workers Stay vystaví jménem Majitele fakturu (self-invoice) se všemi povinnými účetními údaji.
- Výplata proběhne 5. dne měsíce následujícího po měsíci odjezdu, na bankovní účet vedený na jméno téhož právního subjektu.
- Provize se strhává přímo z výplaty a je na faktuře uvedena samostatně.
- Doklady, výpisy a originály každé faktury v PDF jsou k dispozici v Panelu majitele a archivují se podle britského účetního práva.
Vrácení peněz
Vrácení peněz se v plném rozsahu řídí našimi Zásadami vrácení peněz. Potvrzené rezervace B2B jsou ve výchozím stavu nevratné. Pokud je podle těchto zásad vrácení přesto přiznáno, použije se stejný způsob platby jako u původní platby, a to do 14 bankovních dnů ode dne, kdy vznikl nárok na vrácení.
Archivace záznamů
Všechny faktury, doklady, potvrzení o platbách a účetní záznamy archivujeme po dobu 6 let od konce účetního období v souladu s požadavky HMRC na vedení záznamů. Záznamy jsou archivovány šifrovaně na cloudové infrastruktuře v EU.
Kontakt ve věcech fakturace
Na všechny dotazy týkající se faktur, plateb, dobropisů, výplat a účetní dokumentace odpovídáme do jednoho pracovního dne:
- E-mail: billing@workersstay.com
- Obecný kontakt a eskalace: contact@workersstay.com
- Poštovní adresa: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Spojené království