Generelle vilkår for ejendomsejere

Denne aftale indgås mellem følgende parter, samlet benævnt „Parterne“ og hver for sig „Part“:

• Real Estate Ollopa11 Ltd, et anpartsselskab registreret i England og Wales under selskabsnummer 13697786 (stiftet 22. oktober 2021) med hjemsted på 128 City Road, London EC1V 2NX, Storbritannien, herefter „Workers Stay“.
• Den fysiske eller juridiske person, der registrerer en bolig, accepterer en booking eller underskriver en ejeraftale med Workers Stay, herefter „Ejeren“.

For at henvendelser behandles korrekt og hurtigt, anbefaler vi, at Ejeren bruger den rigtige kontaktkanal til hver type sag. Generelle spørgsmål og løbende kundeservice håndteres på contact@workersstay.com, som også er vores primære og officielle kontaktkanal i alle sager. Spørgsmål om juridiske forhold, aftalevilkår og digital signering sendes til johanna@workersstay.com. Sager om privatliv, databeskyttelse og GDPR-anmodninger besvares på privacy@workersstay.com. Spørgsmål om fakturering, udbetalinger og regnskabsbilag håndteres af billing@workersstay.com. Al officiel kommunikation foregår skriftligt pr. e-mail, så alt er fuldt sporbart og dokumenteret.

Workers Stay leverer en kommerciel formidlingstjeneste og en digital markedsplads for langtids- og erhvervsboliger, der forbinder erhvervskunder og deres medarbejdere med boliger fra et udvalgt netværk af private og professionelle ejere. Workers Stay optræder udelukkende som formidler og påtager sig – medmindre andet udtrykkeligt er aftalt skriftligt – ikke rollen som udlejer, ejendomsadministrator, pakkerejsearrangør efter pakkerejsedirektivet eller rejsebureau. Workers Stay står heller ikke for den daglige drift, rengøring eller fysiske drift af boligen, men kan efter Ejerens ønske og mod særskilt betaling tilbyde sådanne tilvalgsydelser via partnere.

Afhængigt af aftalen og boligens behov omfatter formidlingstjenesten blandt andet:

• professionel publicering, oversættelse og løbende markedsføring af Ejerens bolig på workersstay.com og udvalgte tredjepartskanaler og annonceplatforme på flere sprog,
• modtagelse, kvalificering og prissætning af bookingforespørgsler fra erhvervskunder med et klart match til boligens egenskaber og Ejerens vilkår,
• professionel flersproget kommunikation med gæster før, under og efter opholdet, herunder instrukser til indtjekning og løbende support,
• fuld administration af tilbud, kontrakter, depositum, betalinger, kvitteringer og udbetalinger med klar sporbarhed i hvert trin,
• digital underskrift af lejekontrakter og tillægsdokumenter via vores signeringstjeneste med juridisk bindende elektroniske signaturer,
• support, eskalering og tvistløsning ved spørgsmål, sene indtjekninger, skadeskrav eller andre hændelser under opholdet.

Ejeren giver Workers Stay en verdensomspændende, vederlagsfri, ikke-eksklusiv licens med ret til underlicens til at bruge, gemme, publicere, redigere, oversætte, beskære, tilpasse, markedsføre og distribuere alt materiale, som Ejeren leverer eller på anden måde stiller til rådighed for Workers Stay – herunder billeder, beskrivelser, plantegninger, videoer, 3D-rundvisninger, prisoplysninger og boligens varemærke – i alle kanaler, hvor Workers Stay markedsfører sin tjeneste, herunder eksterne annonceplatforme (Google, Meta, TikTok m.fl.), tredjeparts markedspladser, nyhedsbreve, partneraftaler og tryksager. Licensen gælder i hele aftalens løbetid og i en rimelig afviklingsperiode efter ophør, så materiale kan fjernes fra cachede og indekserede kilder.

Workers Stay må, men er ikke forpligtet til, at forbedre billedkvaliteten med AI og professionel billedbehandling, omskrive og oversætte beskrivelser, udvikle nye markedsføringsvinkler og optimere annoncen til søgemaskiner, betalte kampagner og konvertering. Ejeren indestår for, at alt leveret materiale er korrekt, at Ejeren har alle nødvendige rettigheder til det, og at det ikke krænker tredjemands ophavsret, varemærkeret eller andre immaterielle rettigheder. Workers Stay fraskriver sig ethvert ansvar over for tredjemand for materiale, som Ejeren har leveret på et forkert grundlag.

På Ejerens vegne kan Workers Stay modtage bookingforespørgsler, afgive foreløbige tilbud, holde boligen reserveret i en rimelig svartid og opkræve forudbetaling og depositum fra gæster for at sikre bookingen. En booking bliver først bindende mellem Ejeren og gæsten, når Ejeren udtrykkeligt har godkendt det endelige tilbud eller underskrevet lejekontrakten via vores digitale signeringstjeneste. Indtil da har Workers Stay ret til i god tro og med fuld gennemsigtighed at fortsætte dialogen med gæsten og om nødvendigt foreslå alternative løsninger.

For at opretholde et højt serviceniveau over for erhvervskunder gælder følgende principper mellem Parterne:

• Workers Stay tilstræber at levere komplette og bookbare forespørgsler til Ejeren inden for 24 timer efter, at Ejeren har godkendt et foreløbigt match, med alle relevante oplysninger om gæst, periode, formål og prisniveau samlet ét sted.
• Ejeren forpligter sig til at besvare foreløbige forespørgsler uden unødig forsinkelse, typisk inden for 48 timer på hverdage, og til aktivt at holde sin ledighedskalender opdateret, så Workers Stay ikke tilbyder boligen i perioder, hvor den reelt ikke er ledig.
• Svarer Ejeren ikke inden for den aftalte tid eller oplyser, at boligen ikke længere er ledig, må Workers Stay tilbyde gæsten en eller flere alternative boliger fra vores netværk for ikke at miste bookingen og sikre kontinuitet for kunden.
• Workers Stay kan efter samråd med Ejeren justere boligens pris inden for de rammer, der er fastsat i ejeraftalen, efter efterspørgsel, sæson og konkurrence.

For at sikre erhvervskunder en sikker og hurtig bookingproces er Workers Stay udtrykkeligt bemyndiget til i Ejerens interesse og for Ejerens regning at foretage følgende:

• opkræve forudbetaling, depositum og slutbetaling fra gæster via vores betalingsudbydere (herunder Stripe), før Ejeren formelt har bekræftet bookingen, så vi kan låse bookingen over for konkurrerende forespørgsler,
• holde sådanne midler adskilt på vores klientkonto, adskilt fra Workers Stays driftskonti, indtil den endelige tildeling til en bolig og en gæst er gennemført, og bookingen er fuldt bekræftet,
• omplacere en gæst til en alternativ bolig i vores netværk, hvis Ejeren afslår, ikke kan modtage bookingen, trækker boligen tilbage eller på anden måde gør det oprindelige match umuligt, og
• i undtagelsestilfælde, ved dokumenteret skade, sen afbestilling fra Ejeren eller anden misligholdelse, modregne beløb, der ubestrideligt skyldes gæsten eller Workers Stay, i beløb, der skal udbetales til Ejeren, efter at Ejeren først har haft mulighed for at udtale sig.

Kan der ikke tilbydes en alternativ bolig inden for rimelig tid, tilbagebetaler Workers Stay gæstens fulde betaling uden unødig forsinkelse og uden administrationsomkostninger for gæsten. Ved hver udbetaling redegør Workers Stay tydeligt for, hvilke beløb der tilhører Ejeren og Workers Stay, hvilke fradrag der er foretaget, og henviser til den underliggende booking, gæst og selvfaktura, så Ejeren nemt kan afstemme sit regnskab.

Det er helt gratis at registrere og oprette en bolig hos Workers Stay – Ejeren betaler ingen oprettelsesgebyrer, månedsgebyrer eller premiumpakker for at være synlig. I stedet opkræver Workers Stay en provision pr. formidlet booking, som altid vises gennemsigtigt, før Ejeren accepterer en endelig booking, og som fremgår tydeligt af det konkrete tilbud eller en separat ejeraftale. Ejeren kan til enhver tid bede om en oversigt over provision, tillæg og udbetalinger for en given periode.

Workers Stays grundprincipper for prissætning, fakturering og udbetaling er:

• Ejeren angiver et månedligt indtægtsmål. Workers Stay beregner ud fra det et dynamisk prisgulv pr. nat som indtægtsmål ÷ 30 dage og tilbyder under ingen omstændigheder boligen under dette gulv uden Ejerens udtrykkelige skriftlige godkendelse.
• Når en booking er gennemført, og gæsten er tjekket ind, danner Workers Stay automatisk en såkaldt selvfaktura med en fuldstændig og gennemsigtig opgørelse af gæstens samlede betaling, et eventuelt depositum, Workers Stays tillæg og provision samt nettobeløbet, der udbetales til Ejeren.
• Udbetaling sker ved bankoverførsel til den konto, Ejeren har angivet i sin profil eller ejeraftale, normalt inden for 14 dage efter gæstens indtjekning ved kortere ophold eller i månedlige rater ved længere ophold, medmindre Parterne udtrykkeligt har aftalt andet.
• Workers Stay er ikke ansvarlig for Ejerens skatteregistrering eller regnskab. Ejeren er selv ansvarlig for at angive og beskatte sine lejeindtægter korrekt efter reglerne i sit hjemland og et eventuelt driftsland.

For at Workers Stay kan levere det høje serviceniveau, som vores erhvervskunder forventer, forpligter Ejeren sig til løbende at overholde følgende grundlæggende forpligtelser i hele aftalens løbetid:

• at have fuld ret til at udleje boligen, herunder – hvor det er relevant – at have indhentet alle nødvendige samtykker fra ejerforening, andelsforening, udlejer, medejere, myndigheder eller andre tredjeparter, hvis godkendelse kræves efter lovgivningen eller boligens ejerforhold,
• til enhver tid at sikre, at boligen er fuldt brugbar og klar til udlejning, ren, sikker og velholdt og opfylder gældende krav til brand-, el- og boligsikkerhed på stedet,
• at tegne og opretholde en gyldig forsikring, der dækker langtids- og løbende udlejning, brand- og vandskader, ansvar og skader forvoldt af lejere ud over, hvad en almindelig hus- eller indboforsikring dækker,
• løbende at sikre, at alle oplysninger om boligen – herunder areal, antal soveværelser og senge, præcis adresse, udstyr, internethastighed, billeder og eventuelle husregler – er aktuelle, korrekte og ikke vildledende,
• at besvare spørgsmål fra Workers Stay og gæster uden unødig forsinkelse, normalt inden for 24 timer på hverdage, og at være til at træffe i akutte situationer under et igangværende ophold, og
• fuldt ud at overholde gældende regler om hvidvask, internationale sanktioner, forbrugerbeskyttelse, GDPR og skat samt straks at underrette Workers Stay om ændringer, der kan påvirke aftalen eller boligens tilgængelighed.

Workers Stay forpligter sig til at drive sin virksomhed med høj professionalisme og i Ejerens langsigtede interesse i hele aftalens løbetid. Det omfatter følgende konkrete tilsagn:

• at handle professionelt, loyalt og i Ejerens interesse ved formidling, prissætning og forhandling med erhvervskunder og aldrig bevidst at gå under det aftalte prisgulv,
• at redegøre for provision, tillæg og udbetalinger gennemsigtigt, korrekt og rettidigt via automatisk dannede selvfakturaer og opgørelser og på anmodning at levere dokumentation,
• at behandle alle kunde-, ejer- og gæstedata i overensstemmelse med vores privatlivspolitik, GDPR og UK GDPR, med passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger og kun via kvalificerede underdatabehandlere,
• at yde teknisk support og en klar eskaleringsvej i svensk arbejdstid samt en bemandet vagtkanal til akutte hændelser under igangværende ophold, og
• i god tid at underrette Ejeren skriftligt om væsentlige ændringer af disse Vilkår, provisionsmodellen eller centrale platformsfunktioner, der direkte påvirker Ejerens indtægter eller drift.

Afhængigt af bookingens art, længde og risikoprofil kan Workers Stay administrere et depositum fra gæsten i forbindelse med bookingen. Depositummet skal dække eventuelle skader, sene afbestillinger eller ubetalte tillægsydelser og opbevares på vores klientkonto, indtil opholdet er slut, og eventuelle krav er behandlet. Ethvert krav om skade på boligen skal meddeles Workers Stay skriftligt inden for 7 dage efter gæstens udtjekning sammen med fotodokumentation, en beskrivelse af skaden og rimeligt prissat dokumentation (tilbud eller faktura). Workers Stay formidler og forfølger kravet mellem Ejeren og gæsten i god tro, men er hverken økonomisk eller juridisk ansvarlig for skader forvoldt af en gæst – det endelige ansvar for skader ligger altid mellem gæsten, gæstens arbejdsgiver og Ejeren.

Vi anbefaler kraftigt, at Ejeren tegner en separat udlejnings- eller ejendomsforsikring, der dækker langtidsudlejning, skader forvoldt af lejere, vandskader, indbrud og ansvar ud over, hvad en almindelig indboforsikring normalt dækker. Workers Stay kan på anmodning anbefale forsikringspartnere, men påtager sig intet ansvar for det endelige valg af forsikring, præmier eller skadebehandling mellem Ejeren og forsikringsselskabet.

Konkrete afbestillingsregler, eventuelle afbestillingsgebyrer og refusionsvilkår fremgår altid af det enkelte tilbud, bookingbekræftelsen eller lejekontrakten mellem Ejeren og gæsten. Ved afbestilling fra gæstens side gælder de vilkår, som begge parter accepterede ved bookingen, og Workers Stay administrerer refusion eller tilbageholdelse af beløb i overensstemmelse hermed, uden at Ejeren behøver at håndtere betalingsstrømmen manuelt.

Ingen af Parterne er ansvarlig for forsinkelse eller manglende opfyldelse som følge af forhold uden for Partens rimelige kontrol (force majeure), herunder krig, væbnet konflikt, terrorhandlinger, økonomiske sanktioner, pandemier, omfattende sygdomsudbrud, myndighedsbeslutninger om rejseforbud eller nedlukning, strejker, som ikke skyldes Parten selv, naturkatastrofer, brande, oversvømmelser eller omfattende IT-hændelser hos centrale leverandører (som Stripe, AWS, Supabase eller Resend). Den Part, der rammes af force majeure, skal uden unødig forsinkelse underrette den anden Part skriftligt og træffe rimelige foranstaltninger for at begrænse følgerne.

Workers Stay optræder udelukkende som formidler og overtager ikke Ejerens rolle som udlejer. I det omfang ufravigelig lovgivning tillader det, er Workers Stay derfor ikke ansvarlig for følgende typer tab eller skader:

• gæstens adfærd i boligen, skader forvoldt af gæsten, gener for naboer eller brud på husregler,
• Ejerens indtægtstab som følge af afbestilling, udeblivelse, sen udtjekning, markedsudsving, faldende efterspørgsel eller sæsonudsving,
• indirekte tab, følgeskader, tabt fortjeneste, tabte forretningsmuligheder, skade på omdømme eller goodwill og rene formuetab, der ikke direkte kan henføres til en forsætlig misligholdelse fra Workers Stays side, eller
• tvister mellem Ejeren og gæsten, mellem Ejeren og en tredjepart (f.eks. ejerforening eller forsikringsselskab) eller mellem Ejeren og en myndighed, i det omfang tvisten ikke direkte vedrører Workers Stays konkrete formidlingsaktivitet.

Workers Stays samlede ansvar over for Ejeren i henhold til denne aftale er, uanset retsgrundlag (kontrakt, erstatning uden for kontrakt eller andet) og uanset antallet af krav, altid begrænset til den nettoprovision, Workers Stay faktisk har modtaget for den konkrete booking, som tvisten vedrører. Intet i disse Vilkår skal dog fortolkes som en ansvarsbegrænsning for forsæt, grov uagtsomhed, personskade eller andet ansvar, som ikke kan begrænses eller udelukkes efter ufravigelig lovgivning.

Workers Stay er dataansvarlig for behandlingen inden for sin egen platform, markedsføring og formidlingstjeneste, hvilket blandt andet omfatter registrering af ejere, håndtering af bookingforespørgsler, kommunikation med kunder og udbetalinger. Når Workers Stay behandler gæsters personoplysninger efter udtrykkelig instruks fra Ejeren (f.eks. ved kontraktunderskrift, fakturering i Ejerens navn eller håndtering af depositum), optræder Workers Stay i stedet som databehandler for Ejeren. En fuldstændig og opdateret beskrivelse af alle behandlinger, kategorier af personoplysninger, formål, retsgrundlag, opbevaringsperioder, overførsler til tredjelande og dine rettigheder findes i vores separate privatlivspolitik, som udgør en integreret del af denne aftale:

https://workersstay.com/privacy

Begge Parter forpligter sig til løbende at overholde GDPR, UK GDPR og gældende national databeskyttelseslovgivning, til at træffe passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang eller lækage og til uden unødig forsinkelse og senest inden for 72 timer efter at være blevet opmærksom på det skriftligt at underrette den anden Part om et brud på persondatasikkerheden, der berører den fælles drift, så lovpligtige anmeldelser kan foretages i tide.

Parterne forpligter sig til i aftalens løbetid og i fem (5) år derefter at behandle alle fortrolige oplysninger om den anden Part strengt fortroligt. Fortrolige oplysninger omfatter blandt andet priser, provisionssatser, kundelister, gæstedata, forretningsstrategi, markedsføringsplaner, intern dokumentation, kildekode, kommercielle vilkår og indholdet af denne aftale. Sådanne oplysninger må ikke videregives, kopieres eller på anden måde gøres tilgængelige for tredjemand uden den anden Parts forudgående skriftlige samtykke, medmindre videregivelse kræves efter ufravigelig lovgivning, retskendelse eller afgørelse fra en kompetent myndighed. Forpligtelsen gælder fortsat efter aftalens ophør, uanset årsagen til ophøret.

Aftalen træder i kraft, når Ejeren registrerer en bolig, digitalt accepterer disse Vilkår eller underskriver en separat ejeraftale med Workers Stay, og løber derefter uden tidsbegrænsning. Hver Part kan skriftligt opsige aftalen uden begrundelse med 30 dages varsel regnet fra den dag, den anden Part modtager den skriftlige opsigelse. Uanset opsigelse skal eksisterende og allerede bekræftede bookinger opfyldes af Ejeren på de vilkår, der gjaldt ved bekræftelsen, da gæsten og gæstens arbejdsgiver har indrettet sig på leveringen.

Workers Stay kan uden varsel ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning, hvis Ejeren væsentligt misligholder disse Vilkår, handler svigagtigt eller vildledende over for Workers Stay eller gæster, overtræder gældende lovgivning, bliver omfattet af sanktioner eller på anden måde skader Workers Stays varemærke, kunder eller platform. Ejeren kan på samme grundlag ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning ved væsentlig misligholdelse fra Workers Stays side, som ikke afhjælpes inden for 30 dage efter skriftligt påkrav; i så fald afregnes optjent provision og udbetalinger endeligt inden for rimelig tid.

Workers Stay forbeholder sig retten til at redigere, skjule, afpublicere eller permanent fjerne annoncer, der strider mod gældende lovgivning, disse Vilkår eller vores indholdspolitik, eller som på anden måde risikerer at skade Workers Stays varemærke, andre ejere eller gæster. Workers Stay kan også fjerne en annonce, hvis kvalitetskontrol viser, at boligen ikke svarer til den annoncerede standard, hvis Ejeren systematisk afviser rimelige bookinger, eller hvis boligen tydeligvis ikke er ledig i den angivne periode. Ejeren kan til enhver tid skriftligt anmode om, at en annonce skjules eller fjernes, hvilket så sker uden unødig forsinkelse, dog uden at det påvirker igangværende eller allerede bekræftede bookinger, som Ejeren fortsat skal opfylde.

Workers Stay forbeholder sig retten til løbende at opdatere og forbedre disse Vilkår, efterhånden som tjenesten, markedet og regelgrundlaget udvikler sig. Væsentlige ændringer – dvs. ændringer, der kan påvirke Ejerens rettigheder eller forpligtelser mere end ubetydeligt – meddeles Ejeren skriftligt pr. e-mail eller via platformens beskedfunktion mindst 30 dage, før de træder i kraft, sammen med et kort resumé af ændringerne. Accepterer Ejeren ikke de varslede ændringer, kan Ejeren opsige aftalen med øjeblikkelig virkning inden for samme 30-dages periode, og igangværende bookinger gennemføres så på de hidtidige vilkår. Fortsætter Ejeren med at bruge Workers Stays tjenester efter ikrafttrædelsen, anses ændringerne for fuldt accepteret.

Denne aftale samt alle spørgsmål om dens gyldighed, fortolkning, opfyldelse og ophør er underlagt lovgivningen i England og Wales med undtagelse af lovvalgsregler, der ville føre til anvendelse af et andet lands ret. Tvister, der udspringer af eller har forbindelse med aftalen, skal først søges løst ved konstruktive forhandlinger i god tro mellem Parterne inden for rimelig tid, normalt 30 dage fra tvisten rejses skriftligt. Fører forhandlingerne ikke til en løsning, afgøres tvisten endeligt af de engelske domstole med High Court of Justice i London som første instans, medmindre ufravigelig lovgivning peger på en anden domstol.

Forbrugere bosat i Den Europæiske Union kan altid påberåbe sig de ufravigelige forbrugerbeskyttelsesregler i deres hjemland, henvende sig til deres nationale forbrugermyndighed og gratis bruge Europa-Kommissionens platform for onlinetvistbilæggelse på https://ec.europa.eu/consumers/odr.

Erklæres en bestemmelse i denne aftale helt eller delvist ugyldig, uden retsvirkning eller ikke-bindende af en domstol eller anden kompetent myndighed, berører det ikke gyldigheden af de øvrige bestemmelser, som fortsat gælder uændret. Parterne skal i så fald i god tro og uden unødig forsinkelse forhandle om at erstatte den ugyldige bestemmelse med en ny, gyldig bestemmelse, der så vidt økonomisk og juridisk muligt afspejler Parternes oprindelige hensigt og kommercielle balance. Denne aftale udgør sammen med en eventuel separat ejeraftale, privatlivspolitikken og bekræftede tilbud den fuldstændige aftale mellem Parterne om de forhold, den regulerer, og erstatter alle tidligere mundtlige eller skriftlige aftaler, erklæringer og tilsagn om samme emne.