Privacybeleid

Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

• Real Estate Ollopa11 Ltd (bedrijfsnummer 13697786, opgericht op 22 oktober 2021)
• 128 City Road, London EC1V 2NX, Verenigd Koninkrijk
• E-mail: privacy@workersstay.com
• Algemene vragen: contact@workersstay.com

Vragen over privacy, verzoeken om uw rechten uit te oefenen en meldingen van incidenten beantwoorden we binnen 30 dagen, zoals artikel 12 AVG voorschrijft. Bij bijzonder complexe verzoeken kunnen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen; dat laten we u dan schriftelijk weten.

Omdat we in het Verenigd Koninkrijk gevestigd zijn maar diensten aanbieden aan betrokkenen in de EU, hebben we volgens artikel 27 AVG een vertegenwoordiger in de Unie aangewezen. U bereikt onze EU-vertegenwoordiger door te mailen naar privacy@workersstay.com met in het onderwerp „EU Representative”.

We zijn op grond van artikel 37 AVG niet verplicht een formele functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan te stellen, maar onze Head of Privacy is het vaste aanspreekpunt en bereikbaar via privacy@workersstay.com.

Dit beleid geldt wanneer u:

• workersstay.com of een van onze subdomeinen bezoekt,
• een boekingsaanvraag doet of contact met ons opneemt via formulieren of e-mail,
• als eigenaar een woning aanbiedt,
• als gast, zakelijke klant of eigenaar een overeenkomst met ons sluit,
• marketingberichten van ons ontvangt, of
• reageert op onze advertenties op platforms van derden zoals Google of Meta.

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken we de volgende categorieën:

• Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mail, bedrijfsnaam, KvK- of registratienummer, factuuradres.
• Boekingsgegevens: aankomst- en vertrekdatum, aantal gasten, doel van het verblijf, project, bijzondere wensen.
• Contract- en betaalgegevens: contractvoorwaarden, facturen, betaalmethode (Workers Stay bewaart geen volledige kaartnummers – kaartgegevens worden door Stripe verwerkt), bonnen, transactiegeschiedenis.
• Woninggegevens van eigenaren: adres, foto’s, prijzen, bankgegevens voor uitbetalingen, beoogd inkomen.
• Communicatie: berichten via e-mail, WhatsApp en formulieren, toestemmingen, klachten en supporttickets.
• Technische gegevens: IP-adres, type apparaat, browser, besturingssysteem, taal, verwijzende pagina, paginaweergaven, cookies en vergelijkbare technieken.
• Marketinggegevens: trackingcodes, klikken op advertenties, doelgroepsegmenten en uw reacties op campagnes.
• Geografische gegevens: stad of regio, afgeleid van uw IP-adres of door u opgegeven.

We verwerken niet bewust bijzondere categorieën persoonsgegevens (artikel 9 AVG), zoals gezondheid, etnische afkomst, religie of politieke opvattingen. Als u zulke informatie zelf in een vrij tekstveld invult, verwijderen we die zodra we het opmerken.

De meeste gegevens krijgen we rechtstreeks van u. We kunnen ze ook verkrijgen of aanvullen via:

• openbare registers (handelsregisters; kredietchecks bij grote zakelijke overeenkomsten),
• onze dienstverleners (bijv. Hospitable voor boekingssynchronisatie, Stripe voor de betaalstatus),
• advertentieplatforms (Google Ads, Meta) in de vorm van geaggregeerde conversie- en attributiegegevens,
• uw werkgever of reisbureau als iemand namens u boekt.

We verwerken uw persoonsgegevens alleen voor welbepaalde en gerechtvaardigde doelen. De tabel hieronder geeft per verwerking het doel en de rechtsgrond volgens artikel 6 AVG.

Waar we ons op een gerechtvaardigd belang baseren, hebben we een belangenafweging gemaakt tussen uw rechten en vrijheden en ons belang. U kunt altijd bezwaar maken tegen zo’n verwerking, zoals beschreven in sectie 12.

We bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Aanvragen die niet tot een boeking leiden: maximaal 18 maanden, daarna geanonimiseerd of verwijderd.
• Boekingen en klantgegevens: zolang de relatie duurt plus 7 jaar na de laatste transactie (Zweedse boekhoudwet, hoofdstuk 7 § 2).
• Eigenaarsovereenkomsten: zolang de relatie duurt plus 10 jaar (wettelijke verjaring en boekhoudeisen).
• Marketinggegevens op basis van toestemming: tot u uw toestemming intrekt of na 24 maanden inactiviteit.
• Logs voor beveiliging en fraudepreventie: 12 maanden.
• Supporttickets en e-mailcorrespondentie: 36 maanden na afsluiting van de zaak.
• Cookies: zoals aangegeven in onze cookiebanner en in sectie 9 hieronder.

We delen uw gegevens alleen met zorgvuldig gekozen dienstverleners die ze namens ons verwerken op basis van een schriftelijke verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG. We verkopen nooit persoonsgegevens. Onze huidige verwerkers zijn onder meer:

• Hosting en database: Lovable Cloud / Supabase (EU-regio’s).
• Transactionele e-mail: Resend Inc.
• Betalingen: Stripe Payments Europe Ltd.
• Boekingssynchronisatie: Hospitable.com.
• AI-verwerking van berichten: Google (Gemini via Lovable AI Gateway) en OpenAI – alleen de inhoud van berichten, geen training op onze gegevens.
• Advertenties en attributie: Google Ireland Ltd en Meta Platforms Ireland Ltd.
• Digitaal ondertekenen: intern door Workers Stay (johanna@workersstay.com coördineert onze ondertekeningen).
• WhatsApp-berichten: WhatsApp Ireland Ltd.
• Banken en kaartverwerkers voor uitbetalingen.
• Juridische en financiële adviseurs wanneer dat nodig is om onze rechten te verdedigen.

We delen ook gegevens met bevoegde instanties als de wet dat vereist (bijv. belastingdienst, politie en justitie, rechtbanken).

We gebruiken cookies, lokale opslag en trackingpixels om de dienst te laten werken, het gebruik te meten en voor marketing. We delen ze in vier categorieën in:

• Strikt noodzakelijk: nodig om de dienst te laten werken (inloggen, formulieren, beveiliging). Geen toestemming nodig.
• Functioneel: onthouden uw voorkeuren (taal, regio).
• Analytisch: helpen ons te begrijpen hoe de site wordt gebruikt (eigen geanonimiseerde statistieken, Google Analytics 4 met uw toestemming).
• Marketing: meten conversies en tonen relevante advertenties (Google Ads, Meta-pixel – alleen met toestemming).

U kunt uw keuzes altijd wijzigen via „Cookie-instellingen” onderaan de pagina of door cookies in uw browser te blokkeren. Als u strikt noodzakelijke cookies uitschakelt, werken delen van de dienst mogelijk niet meer.

Onze productiegegevens worden opgeslagen in de EU/EER. Sommige verwerkers (met name AI-modellen en trackingtools) kunnen gegevens verwerken in derde landen, vooral in de Verenigde Staten. Voor zulke doorgiften zorgen we voor een passend beschermingsniveau via:

• adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie (bijv. het EU-U.S. Data Privacy Framework voor gecertificeerde ontvangers),
• de EU-modelcontractbepalingen (SCC’s 2021/914), aangevuld met technische en organisatorische maatregelen, en
• het UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA) als de doorgifte onder de UK GDPR valt.

Een kopie van de toepasselijke waarborgen kunt u opvragen via privacy@workersstay.com.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen volgens artikel 32 AVG, waaronder:

• TLS-versleuteling tijdens transport en versleuteling van opgeslagen gegevens in de database,
• toegangsbeheer op basis van rollen en Row-Level Security op elke tabel met persoonsgegevens,
• het principe van minimale rechten voor medewerkers en verwerkers,
• logging en monitoring van toegang,
• regelmatige beveiligingsscans en controles van afhankelijkheden,
• een plan voor incidentrespons en bedrijfscontinuïteit, met melding aan de toezichthouder binnen 72 uur na een datalek (artikel 33 AVG) en rechtstreeks aan u als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor uw rechten oplevert (artikel 34).

Op grond van de AVG en de UK GDPR heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15) – een kopie krijgen van de gegevens die we over u hebben.
• Recht op rectificatie (art. 16) – onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17) – als de verwerking niet langer nodig is of u uw toestemming intrekt.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18).
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20) – uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21) tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (art. 22) – zie sectie 13.
• Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvoor.
• Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder (zie sectie 16).

Om uw rechten uit te oefenen, mailt u naar privacy@workersstay.com. Mogelijk moeten we eerst uw identiteit controleren. Dit is gratis, maar bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen we een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren (art. 12, lid 5).

We gebruiken AI om eenvoudige vragen van klanten sneller te beantwoorden en aanvragen te koppelen aan beschikbare woningen. Het definitieve besluit om een overeenkomst te sluiten, een prijs vast te stellen of een boeking te weigeren neemt altijd een mens bij Workers Stay. We nemen geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen in de zin van artikel 22 AVG.

Onze dienst is bedoeld voor bedrijven en volwassenen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar. Denkt u dat een kind ons persoonsgegevens heeft gegeven? Mail dan naar privacy@workersstay.com, dan verwijderen we ze.

We kunnen dit beleid af en toe bijwerken. Belangrijke wijzigingen maken we ruim op tijd vóór de ingangsdatum bekend via onze website of per e-mail. De datum „Laatst bijgewerkt” bovenaan laat zien wanneer het beleid voor het laatst is herzien. Eerdere versies zijn op verzoek verkrijgbaar via privacy@workersstay.com.

Denkt u dat we uw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt? Neem dan eerst contact met ons op – we nemen uw zorgen serieus. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder:

• Zweden: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, imy@imy.se, imy.se.
• Verenigd Koninkrijk: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, ico.org.uk.
• Andere EU-landen: uw nationale toezichthouder voor gegevensbescherming.