Хто виставляє рахунок
Кожен рахунок виставляє Real Estate Ollopa11 Ltd, реєстраційний номер компанії 13697786 (дата реєстрації — 22 жовтня 2021 р.), зареєстрований офіс: 128 City Road, London EC1V 2NX, Велика Британія. Компанія зареєстрована в Companies House і працює на кількох європейських ринках, проте вся договірна відповідальність і відповідальність за рахунками лежить на британській юридичній особі.
Формат і зміст рахунку
Кожен рахунок містить такі обов’язкові відомості відповідно до повідомлення HMRC Notice 700 і застосовних європейських стандартів бухгалтерського обліку:
- Послідовний і унікальний номер рахунку у форматі WS-YYYY-NNNN.
- Дату виставлення, дату надання послуги (період проживання) і строк оплати.
- Повне юридичне найменування, адресу та реєстраційний номер обох сторін.
- Детальний опис послуг (адреса житла, кількість ночей, кількість гостей, період).
- Валюту, суму без податків і загальну суму.
- Банківські реквізити для оплати (IBAN, SWIFT/BIC, банк отримувача та банк-посередник, якщо є).
- Номер посилання, замовлення на закупівлю (PO) або код проєкту, якщо його було запитано під час бронювання.
Валюти та способи оплати
Workers Stay приймає платежі в кількох валютах через регульовані банки та сертифікованих за PCI DSS платіжних провайдерів. Ми приймаємо:
| Валюта | Спосіб | Стандартна платіжна система |
|---|---|---|
| EUR | Переказ SEPA Credit Transfer, SWIFT, Stripe | Банки ЄС, єврозона |
| GBP | Перекази Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Велика Британія |
| USD | Міжнародний переказ SWIFT, Stripe | Увесь світ |
| DKK / NOK / PLN | SEPA, SWIFT або Stripe | ЄЕЗ |
Ми не приймаємо готівку, криптовалюту та платежі від третіх осіб. Платіж має надходити з банківського рахунку або картки, оформлених на юридичну особу, якій виставлено рахунок. Це частина нашої процедури AML і KYC відповідно до британських Правил про протидію відмиванню коштів 2017 року та 6-ї Директиви ЄС про протидію відмиванню коштів.
Умови оплати
- Стандартні умови: 10 днів із дати рахунку, якщо письмово не погоджено інше.
- Регулярні щомісячні бронювання: рахунок виставляється щомісяця авансом 25-го числа попереднього місяця.
- Великі проєкти (>30 ночей або >50 000 EUR): 50 % під час підтвердження, 50 % під час заїзду.
- Відсотки за прострочення: відповідно до Закону про прострочення платежів за комерційними боргами (відсотки) 1998 року для клієнтів із Великої Британії та статті 3 Директиви 2011/7/EU для клієнтів із ЄС.
- Плата за нагадування: 40 EUR за кожне нагадування після 7-денного пільгового періоду. Можуть додаватися встановлені законом витрати на стягнення.
Підтвердження платежу на нашу адресу
Якщо банку Клієнта, його AML-службі або централізованому відділу закупівель потрібна додаткова перевірка переказу на користь Workers Stay, ми протягом одного робочого дня надаємо такі документи:
- Оригінал рахунку та кредит-ноту, якщо вона є.
- Підписаний договір бронювання або рамковий договір про надання послуг (Master Services Agreement).
- Свідоцтво про реєстрацію (Certificate of Incorporation) та останню підтверджувальну заяву (Confirmation Statement) з Companies House.
- Підтверджувальний лист банку (Bank Confirmation Letter) щодо нашого рахунку для зарахування.
- Декларацію про кінцевих бенефіціарів (UBO) і результати санкційної перевірки — на запит регульованих контрагентів.
- Підтвердження надання послуги (підтвердження бронювання, журнали заїзду та виїзду).
Запити надсилайте на billing@workersstay.com із зазначенням номера рахунку та назви установи, від якої надходить запит.
Спори та кредит-ноти
Будь-які заперечення щодо рахунку необхідно надіслати в письмовій формі на billing@workersstay.com протягом 7 днів із дати рахунку. Ми дотримуємося міжнародних стандартів бухгалтерського обліку й ніколи не змінюємо виставлений рахунок — натомість ми виставляємо кредит-ноту, а потім новий, виправлений рахунок. Це забезпечує повну простежуваність в обліку Клієнта та для його аудитора.
Спір не дає Клієнту права утримувати оплату всього рахунку. Неоспорювану частину сплачують у строк, і тимчасово, до врегулювання, може бути утримано лише оспорювану суму.
Виплати власникам житла
Workers Stay здійснює виплати власникам житла за схемою самовиставлення рахунків (self-billing). Стандартний порядок:
- Workers Stay виставляє рахунок від імені Власника (self-invoice) з усіма обов’язковими бухгалтерськими відомостями.
- Виплата здійснюється 5-го числа місяця, що настає за місяцем виїзду, на банківський рахунок, оформлений на ту саму юридичну особу.
- Комісія утримується безпосередньо з виплати й окремо зазначається в self-invoice.
- Квитанції, виписки та PDF-оригінали кожного self-invoice доступні в панелі власника й архівуються відповідно до британського законодавства про бухгалтерський облік.
Повернення коштів
Повернення коштів повністю регулюється нашою Політикою повернення коштів. За замовчуванням підтверджені бронювання B2B не підлягають поверненню. Якщо повернення все ж надається відповідно до цієї політики, воно здійснюється тим самим способом, що й початковий платіж, протягом 14 банківських днів із дати встановлення права на повернення.
Зберігання документів
Усі рахунки, квитанції, підтвердження платежів і бухгалтерські записи архівуються на 6 років із кінця фінансового року відповідно до вимог HMRC щодо зберігання документів. Записи зберігаються в зашифрованому вигляді в хмарній інфраструктурі в ЄС.
Контакти з питань оплати
На всі питання щодо рахунків, оплати, кредит-нот, виплат і бухгалтерських документів протягом одного робочого дня відповідають:
- Ел. пошта: billing@workersstay.com
- Загальні питання та ескалація: contact@workersstay.com
- Поштова адреса: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Велика Британія