Faturayı kim düzenler?
Her fatura, şirket numarası 13697786 olan (kuruluş 22 Ekim 2021), kayıtlı merkezi 128 City Road, London EC1V 2NX, Birleşik Krallık adresinde bulunan Real Estate Ollopa11 Ltd tarafından düzenlenir. Şirket Companies House'a kayıtlıdır ve birçok Avrupa pazarında faaliyet gösterir, ancak tüm sözleşmesel ve faturalama sorumluluğu Birleşik Krallık'taki tüzel kişiliğe aittir.
Fatura biçimi ve içeriği
Her fatura, Birleşik Krallık HMRC Notice 700 ve geçerli Avrupa muhasebe standartlarına uygun olarak aşağıdaki zorunlu bilgileri içerir:
- WS-YYYY-NNNN biçiminde sıralı ve benzersiz fatura numarası.
- Düzenleme tarihi, hizmet tarihi (konaklama dönemi) ve vade tarihi.
- Her iki tarafın tam ticari unvanı, adresi ve şirket numarası.
- Hizmetlerin kalem kalem açıklaması (mülk adresi, gece sayısı, misafir sayısı, dönem).
- Para birimi, net tutar ve toplam.
- Ödeme için banka bilgileri (IBAN, SWIFT/BIC, alıcı banka ve varsa aracı banka).
- Rezervasyon sırasında talep edildiyse referans numarası, satın alma siparişi (PO) veya proje kodu.
Para birimleri ve ödeme yöntemleri
Workers Stay, düzenlemeye tabi bankalar ve PCI DSS sertifikalı ödeme sağlayıcıları aracılığıyla birçok para biriminde ödeme kabul eder. Kabul ettiklerimiz:
| Para birimi | Yöntem | Standart ödeme altyapısı |
|---|---|---|
| EUR | SEPA havalesi, SWIFT, Stripe | AB bankaları, avro bölgesi |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Birleşik Krallık |
| USD | Uluslararası SWIFT havalesi, Stripe | Küresel |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | AEA |
Nakit, kripto para veya üçüncü taraf ödemeleri kabul etmiyoruz. Ödeme, faturalanan tüzel kişilik adına kayıtlı bir banka hesabından veya karttan yapılmalıdır. Bu, Birleşik Krallık Money Laundering Regulations 2017 ve AB 6. Kara Para Aklamayla Mücadele Direktifi kapsamındaki AML ve KYC prosedürümüzün bir parçasıdır.
Ödeme koşulları
- Standart koşullar: yazılı olarak aksi kararlaştırılmadıkça fatura tarihinden itibaren 10 gün vade.
- Tekrarlayan aylık rezervasyonlar: her ay, bir önceki ayın 25'inde peşin olarak faturalandırılır.
- Büyük projeler (>30 gece veya >50.000 EUR): onayda %50, varışta %50.
- Gecikme faizi: Birleşik Krallık müşterileri için Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, AB müşterileri için 2011/7/AB sayılı Direktif'in 3. maddesi uyarınca.
- Hatırlatma ücreti: 7 günlük ek süreden sonra her hatırlatma için 40 EUR. Yasal tahsilat masrafları eklenebilir.
Bize yapılan bir ödemenin doğrulanması
Müşterinin bankası, AML birimi veya merkezi satın alma ofisi Workers Stay'e yapılan bir havalenin ek doğrulamasını talep ederse, bir iş günü içinde aşağıdaki belgeleri sağlarız:
- Orijinal fatura ve varsa iade faturası.
- İmzalı rezervasyon sözleşmesi veya Çerçeve Hizmet Sözleşmesi (Master Services Agreement).
- Companies House'tan Kuruluş Belgesi (Certificate of Incorporation) ve en son Confirmation Statement.
- Alıcı hesabımız için Banka Teyit Mektubu (Bank Confirmation Letter).
- Düzenlemeye tabi karşı tarafların talebi üzerine gerçek faydalanıcı (UBO) beyanı ve yaptırım taraması.
- Hizmetin ifa edildiğine dair kanıt (rezervasyon onayı, giriş ve çıkış kayıtları).
Talepler, fatura numarası ve talepte bulunan kurumun adıyla birlikte billing@workersstay.com adresine gönderilmelidir.
İtirazlar ve iade faturaları
Bir faturaya yönelik her türlü itiraz, fatura tarihinden itibaren 7 gün içinde billing@workersstay.com adresine yazılı olarak yapılmalıdır. Uluslararası muhasebe standartlarını izleriz ve düzenlenmiş bir faturayı asla değiştirmeyiz – bunun yerine bir iade faturası ve ardından yeni, düzeltilmiş bir fatura düzenleriz. Bu, müşterinin muhasebesinde ve denetçisi nezdinde tam izlenebilirlik sağlar.
İtiraz, müşteriye faturanın tamamını ödememe hakkı vermez. İtiraz edilmeyen kısım vade tarihinde ödenmelidir; yalnızca itiraz edilen tutar, çözüme kavuşturulana kadar geçici olarak alıkonulabilir.
Mülk sahiplerine yapılan ödemeler
Workers Stay, mülk sahiplerine yapılan ödemeleri öz faturalama (self-billing) düzenlemesi kapsamında yönetir. Standart süreç:
- Workers Stay, mülk sahibi adına tüm zorunlu muhasebe bilgilerini içeren bir öz fatura (self-invoice) düzenler.
- Ödeme, ayrılış ayını izleyen ayın 5'inde, aynı tüzel kişilik adına kayıtlı bir banka hesabına yapılır.
- Komisyon doğrudan ödemeden düşülür ve öz faturada ayrıca gösterilir.
- Her öz faturanın makbuzları, hesap özetleri ve PDF asılları Mülk Sahibi Paneli'nde bulunur ve Birleşik Krallık muhasebe hukukuna göre arşivlenir.
İadeler
İadeler tamamen İade Politikamıza tabidir. Varsayılan olarak, onaylanmış B2B rezervasyonları iade edilmez. Bu politika kapsamında yine de iade yapılması durumunda, iade hakkının doğduğu tarihten itibaren 14 bankacılık günü içinde, orijinal ödemeyle aynı ödeme yöntemi kullanılır.
Kayıtların saklanması
Tüm faturalar, makbuzlar, ödeme kanıtları ve muhasebe kayıtları, HMRC kayıt tutma gerekliliklerine uygun olarak mali yılın sonundan itibaren 6 yıl boyunca arşivlenir. Kayıtlar AB merkezli bulut altyapısında şifrelenmiş olarak arşivlenir.
Faturalama konularında iletişim
Faturalar, ödemeler, iade faturaları, mülk sahibi ödemeleri ve muhasebe belgeleriyle ilgili tüm sorular bir iş günü içinde şu kanallardan yanıtlanır:
- E-posta: billing@workersstay.com
- Genel iletişim ve üst kademeye iletme: contact@workersstay.com
- Posta adresi: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Birleşik Krallık