Кто выставляет счёт
Каждый счёт выставляет Real Estate Ollopa11 Ltd, регистрационный номер компании 13697786 (дата регистрации — 22 октября 2021 г.), зарегистрированный офис: 128 City Road, London EC1V 2NX, Великобритания. Компания зарегистрирована в Companies House и работает на нескольких европейских рынках, однако вся договорная ответственность и ответственность по счетам лежит на британском юридическом лице.
Формат и содержание счёта
Каждый счёт содержит следующие обязательные сведения в соответствии с уведомлением HMRC Notice 700 и применимыми европейскими стандартами бухгалтерского учёта:
- Последовательный и уникальный номер счёта в формате WS-YYYY-NNNN.
- Дату выставления, дату оказания услуги (период проживания) и срок оплаты.
- Полное юридическое наименование, адрес и регистрационный номер обеих сторон.
- Подробное описание услуг (адрес жилья, количество ночей, количество гостей, период).
- Валюту, сумму без налогов и итоговую сумму.
- Банковские реквизиты для оплаты (IBAN, SWIFT/BIC, банк получателя и банк-посредник, если есть).
- Номер ссылки, заказа на закупку (PO) или код проекта, если он был запрошен при бронировании.
Валюты и способы оплаты
Workers Stay принимает платежи в нескольких валютах через регулируемые банки и сертифицированных по PCI DSS платёжных провайдеров. Мы принимаем:
| Валюта | Способ | Стандартная платёжная система |
|---|---|---|
| EUR | Перевод SEPA Credit Transfer, SWIFT, Stripe | Банки ЕС, еврозона |
| GBP | Переводы Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Великобритания |
| USD | Международный перевод SWIFT, Stripe | Весь мир |
| DKK / NOK / PLN | SEPA, SWIFT или Stripe | ЕЭЗ |
Мы не принимаем наличные, криптовалюту и платежи от третьих лиц. Платёж должен поступать с банковского счёта или карты, оформленных на юридическое лицо, которому выставлен счёт. Это часть нашей процедуры AML и KYC в соответствии с британскими Правилами о противодействии отмыванию денег 2017 года и 6-й Директивой ЕС о противодействии отмыванию денег.
Условия оплаты
- Стандартные условия: 10 дней с даты счёта, если письменно не согласовано иное.
- Регулярные ежемесячные бронирования: счёт выставляется ежемесячно авансом 25-го числа предыдущего месяца.
- Крупные проекты (>30 ночей или >50 000 EUR): 50 % при подтверждении, 50 % при заезде.
- Проценты за просрочку: в соответствии с Законом о просрочке платежей по коммерческим долгам (проценты) 1998 года для клиентов из Великобритании и статьёй 3 Директивы 2011/7/EU для клиентов из ЕС.
- Плата за напоминание: 40 EUR за каждое напоминание после 7-дневного льготного периода. Могут добавляться установленные законом расходы на взыскание.
Подтверждение платежа в наш адрес
Если банку Клиента, его AML-службе или централизованному отделу закупок требуется дополнительная проверка перевода в пользу Workers Stay, мы в течение одного рабочего дня предоставляем следующие документы:
- Оригинал счёта и кредит-ноту, если она есть.
- Подписанный договор бронирования или рамочный договор об оказании услуг (Master Services Agreement).
- Свидетельство о регистрации (Certificate of Incorporation) и последнее подтверждающее заявление (Confirmation Statement) из Companies House.
- Подтверждающее письмо банка (Bank Confirmation Letter) по нашему счёту для зачисления.
- Декларацию о конечных бенефициарах (UBO) и результаты санкционной проверки — по запросу регулируемых контрагентов.
- Подтверждение оказания услуги (подтверждение бронирования, журналы заезда и выезда).
Запросы направляйте на billing@workersstay.com с указанием номера счёта и названия организации, от которой исходит запрос.
Споры и кредит-ноты
Любые возражения по счёту необходимо направить в письменном виде на billing@workersstay.com в течение 7 дней с даты счёта. Мы следуем международным стандартам бухгалтерского учёта и никогда не изменяем выставленный счёт — вместо этого мы выставляем кредит-ноту, а затем новый, исправленный счёт. Это обеспечивает полную прослеживаемость в учёте Клиента и для его аудитора.
Спор не даёт Клиенту права удерживать оплату всего счёта. Неоспариваемая часть оплачивается в срок, и временно, до урегулирования, может быть удержана только оспариваемая сумма.
Выплаты владельцам жилья
Workers Stay осуществляет выплаты владельцам жилья по схеме самовыставления счетов (self-billing). Стандартный порядок:
- Workers Stay выставляет счёт от имени Владельца (self-invoice) со всеми обязательными бухгалтерскими сведениями.
- Выплата производится 5-го числа месяца, следующего за месяцем выезда, на банковский счёт, оформленный на то же юридическое лицо.
- Комиссия удерживается непосредственно из выплаты и отдельно указывается в self-invoice.
- Квитанции, выписки и PDF-оригиналы каждого self-invoice доступны в панели владельца и архивируются в соответствии с британским законодательством о бухгалтерском учёте.
Возвраты
Возвраты полностью регулируются нашей Политикой возвратов. По умолчанию подтверждённые бронирования B2B не подлежат возврату. Если возврат всё же предоставляется в соответствии с этой политикой, он производится тем же способом, что и исходный платёж, в течение 14 банковских дней с даты установления права на возврат.
Хранение документов
Все счета, квитанции, подтверждения платежей и бухгалтерские записи архивируются на 6 лет с конца финансового года в соответствии с требованиями HMRC к хранению документов. Записи хранятся в зашифрованном виде в облачной инфраструктуре в ЕС.
Контакты по вопросам оплаты
На все вопросы о счетах, оплате, кредит-нотах, выплатах и бухгалтерских документах в течение одного рабочего дня отвечают:
- Эл. почта: billing@workersstay.com
- Общие вопросы и эскалация: contact@workersstay.com
- Почтовый адрес: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Великобритания