Cine emite factura
Fiecare factură este emisă de Real Estate Ollopa11 Ltd, număr de înregistrare 13697786 (înființată la 22 octombrie 2021), cu sediul social la 128 City Road, London EC1V 2NX, Regatul Unit. Firma este înregistrată la Companies House și activează pe mai multe piețe europene, dar întreaga răspundere contractuală și de facturare revine entității juridice din Regatul Unit.
Formatul și conținutul facturii
Fiecare factură conține următoarele informații obligatorii, conform UK HMRC Notice 700 și standardelor contabile europene aplicabile:
- Număr de factură unic și secvențial, în formatul WS-YYYY-NNNN.
- Data emiterii, data prestării (perioada șederii) și data scadenței.
- Denumirea juridică completă, adresa și numărul de înregistrare ale ambelor părți.
- Descrierea detaliată a serviciilor (adresa locuinței, numărul de nopți, numărul de oaspeți, perioada).
- Moneda, suma netă și totalul.
- Datele bancare pentru plată (IBAN, SWIFT/BIC, banca beneficiarului și eventuala bancă intermediară).
- Numărul de referință, comanda de achiziție (PO) sau codul de proiect, dacă au fost cerute la rezervare.
Monede și metode de plată
Workers Stay acceptă plăți în mai multe monede prin bănci reglementate și furnizori de plăți certificați PCI DSS. Acceptăm următoarele:
| Monedă | Metodă | Sistem standard |
|---|---|---|
| EUR | Transfer SEPA, SWIFT, Stripe | Bănci din UE, zona euro |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Regatul Unit |
| USD | Transfer internațional SWIFT, Stripe | Global |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | SEE |
Nu acceptăm numerar, criptomonede sau plăți de la terți. Plata trebuie să provină dintr-un cont bancar sau de pe un card deținut pe numele persoanei juridice facturate. Aceasta face parte din procedura noastră AML și KYC, conform UK Money Laundering Regulations 2017 și celei de-a 6-a Directive a UE privind combaterea spălării banilor.
Termene de plată
- Termen standard: 10 zile net de la data facturii, dacă nu s-a convenit altfel în scris.
- Rezervări lunare recurente: facturate lunar, în avans, pe 25 ale lunii precedente.
- Proiecte mai mari (>30 de nopți sau >50.000 EUR): 50 % la confirmare, 50 % la sosire.
- Dobânzi de întârziere: conform Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 pentru clienții din Regatul Unit și articolului 3 din Directiva 2011/7/UE pentru clienții din UE.
- Taxă de somație: 40 EUR pentru fiecare somație, după o perioadă de grație de 7 zile. Se pot adăuga costurile legale de recuperare.
Verificarea unei plăți către noi
Dacă banca Clientului, departamentul AML sau departamentul central de achiziții are nevoie de verificări suplimentare pentru un transfer către Workers Stay, punem la dispoziție următoarele documente în cel mult o zi lucrătoare:
- Factura originală și eventuala factură de stornare.
- Contractul de rezervare semnat sau Master Services Agreement.
- Certificatul de înregistrare (Certificate of Incorporation) și cea mai recentă Confirmation Statement de la Companies House.
- O scrisoare de confirmare bancară (Bank Confirmation Letter) pentru contul nostru de încasare.
- Declarația privind beneficiarul real (UBO) și verificarea sancțiunilor, la cererea contrapărților reglementate.
- Dovada prestării (confirmarea rezervării, jurnalele de check-in și check-out).
Cererile se trimit la billing@workersstay.com, cu numărul facturii și numele instituției care face cererea.
Contestații și facturi de stornare
Orice obiecție la o factură trebuie formulată în scris la billing@workersstay.com în 7 zile de la data facturii. Respectăm standardele contabile internaționale și nu modificăm niciodată o factură emisă — în schimb emitem o factură de stornare, urmată de o factură nouă, corectată. Astfel se asigură trasabilitatea completă în contabilitatea Clientului și pentru auditorul acestuia.
Contestațiile nu îi dau Clientului dreptul să rețină întreaga factură. Partea necontestată se plătește la scadență și doar suma contestată poate fi reținută temporar până la soluționare.
Plăți către proprietari
Workers Stay administrează plățile către proprietari printr-un sistem de autofacturare. Procesul standard:
- Workers Stay emite o autofactură în numele Proprietarului, cu toate informațiile contabile obligatorii.
- Plata se face pe 5 ale lunii următoare lunii plecării, într-un cont bancar pe numele aceleiași persoane juridice.
- Comisionul se deduce direct din plată și este afișat separat pe autofactură.
- Chitanțele, extrasele și originalele PDF ale fiecărei autofacturi sunt disponibile în Panoul proprietarului și sunt arhivate conform legislației contabile din Regatul Unit.
Rambursări
Rambursările sunt reglementate integral de Politica noastră de rambursare. Ca regulă generală, rezervările B2B confirmate nu se rambursează. Atunci când totuși se acordă o rambursare conform acelei politici, se folosește aceeași metodă de plată ca la plata inițială, în cel mult 14 zile bancare de la data la care s-a stabilit dreptul la rambursare.
Păstrarea evidențelor
Toate facturile, chitanțele, dovezile de plată și evidențele contabile sunt arhivate timp de 6 ani de la sfârșitul exercițiului financiar, conform cerințelor HMRC privind păstrarea evidențelor. Evidențele sunt arhivate criptat, într-o infrastructură cloud din UE.
Contact pentru facturare
La toate întrebările despre facturi, plăți, facturi de stornare, plăți către proprietari și documente contabile răspundem în cel mult o zi lucrătoare, prin:
- E-mail: billing@workersstay.com
- Contact general și escaladare: contact@workersstay.com
- Adresă poștală: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Regatul Unit