Quem emite a fatura
Todas as faturas são emitidas pela Real Estate Ollopa11 Ltd, número de empresa 13697786 (constituída em 22 de outubro de 2021), com sede social em 128 City Road, London EC1V 2NX, Reino Unido. A empresa está registrada na Companies House e atua em vários mercados europeus, mas toda a responsabilidade contratual e de faturamento cabe à pessoa jurídica britânica.
Formato e conteúdo da fatura
Cada fatura contém as seguintes informações obrigatórias, de acordo com a HMRC Notice 700 do Reino Unido e as normas contábeis europeias aplicáveis:
- Número de fatura sequencial e único no formato WS-YYYY-NNNN.
- Data de emissão, data da prestação (período da estadia) e data de vencimento.
- Razão social completa, endereço e número de empresa de ambas as partes.
- Descrição detalhada dos serviços (endereço do imóvel, número de noites, número de hóspedes, período).
- Moeda, valor líquido e total.
- Dados bancários para pagamento (IBAN, SWIFT/BIC, banco beneficiário e eventual banco intermediário).
- Número de referência, ordem de compra (PO) ou código do projeto, se solicitado na reserva.
Moedas e formas de pagamento
A Workers Stay aceita pagamentos em várias moedas por meio de bancos regulamentados e provedores de pagamento com certificação PCI DSS. Aceitamos o seguinte:
| Moeda | Forma de pagamento | Canal padrão |
|---|---|---|
| EUR | Transferência SEPA, SWIFT, Stripe | Bancos da UE, zona do euro |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Reino Unido |
| USD | Transferência internacional SWIFT, Stripe | Global |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | EEE |
Não aceitamos dinheiro em espécie, criptomoedas nem pagamentos de terceiros. O pagamento deve sair de uma conta bancária ou cartão em nome da pessoa jurídica faturada. Isso faz parte do nosso procedimento de AML e KYC, conforme as UK Money Laundering Regulations 2017 e a 6ª Diretiva da UE contra o branqueamento de capitais.
Condições de pagamento
- Condições padrão: 10 dias líquidos a partir da data da fatura, salvo acordo diferente por escrito.
- Reservas mensais recorrentes: faturadas mensalmente, de forma antecipada, no dia 25 do mês anterior.
- Projetos maiores (>30 noites ou >50.000 EUR): 50% na confirmação e 50% na chegada.
- Juros de mora: conforme a Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 para clientes do Reino Unido e o artigo 3 da Diretiva 2011/7/UE para clientes da UE.
- Taxa de lembrete: 40 EUR por lembrete após um período de carência de 7 dias. Podem ser acrescidos os custos de cobrança previstos em lei.
Verificação de um pagamento para nós
Se o banco do Cliente, sua área de AML ou seu departamento central de compras precisar de verificação adicional de uma transferência para a Workers Stay, fornecemos os seguintes documentos em até um dia útil:
- A fatura original e eventuais notas de crédito.
- O contrato de reserva assinado ou o contrato-quadro de serviços (Master Services Agreement).
- Certificate of Incorporation e o último Confirmation Statement da Companies House.
- Uma carta de confirmação bancária da nossa conta de recebimento.
- Declaração de beneficiário final e triagem de sanções, a pedido de contrapartes regulamentadas.
- Comprovação da prestação (confirmação da reserva, registros de check-in e check-out).
As solicitações devem ser enviadas para billing@workersstay.com com o número da fatura e o nome da instituição solicitante.
Contestações e notas de crédito
Qualquer contestação de uma fatura deve ser feita por escrito para billing@workersstay.com em até 7 dias a partir da data da fatura. Seguimos as normas contábeis internacionais e nunca alteramos uma fatura já emitida: em vez disso, emitimos uma nota de crédito seguida de uma nova fatura corrigida. Isso garante rastreabilidade total na contabilidade do Cliente e perante o seu auditor.
Uma contestação não dá ao Cliente o direito de reter a fatura inteira. A parte não contestada deve ser paga no vencimento, e apenas o valor contestado pode ser retido temporariamente até a solução.
Repasses aos proprietários
A Workers Stay administra os repasses aos proprietários por meio de um sistema de autofaturamento. Processo padrão:
- A Workers Stay emite uma autofatura em nome do Proprietário, com todas as informações contábeis obrigatórias.
- O repasse é feito no dia 5 do mês seguinte ao mês da saída, para uma conta bancária em nome da mesma pessoa jurídica.
- A comissão é descontada diretamente do repasse e aparece separada na autofatura.
- Recibos, extratos e os originais em PDF de cada autofatura ficam disponíveis no Painel do Proprietário e são arquivados de acordo com a legislação contábil britânica.
Reembolsos
Os reembolsos são regidos integralmente pela nossa Política de reembolso. Como regra, reservas B2B confirmadas não são reembolsáveis. Se, ainda assim, um reembolso for concedido conforme essa política, é usada a mesma forma de pagamento do pagamento original, em até 14 dias úteis bancários a partir da data em que o direito ao reembolso for reconhecido.
Guarda de registros
Todas as faturas, recibos, comprovantes de pagamento e registros contábeis são arquivados por 6 anos a partir do fim do exercício social, de acordo com as exigências de guarda de registros do HMRC. Os registros são arquivados de forma criptografada em uma infraestrutura de nuvem localizada na UE.
Contato para assuntos de faturamento
Todos os assuntos relacionados a faturas, pagamentos, notas de crédito, repasses e documentação contábil são respondidos em até um dia útil por:
- E-mail: billing@workersstay.com
- Contato geral e escalonamento: contact@workersstay.com
- Endereço postal: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Reino Unido