Ki állítja ki a számlát?
Minden számlát a Real Estate Ollopa11 Ltd állít ki, cégjegyzékszám: 13697786 (alapítva 2021. október 22-én), bejegyzett székhely: 128 City Road, London EC1V 2NX, Egyesült Királyság. A társaság szerepel a Companies House nyilvántartásában, és több európai piacon működik, de minden szerződéses és számlázási felelősség az egyesült királysági jogi személyt terheli.
A számla formája és tartalma
Minden számla tartalmazza az alábbi kötelező adatokat a brit HMRC Notice 700 és az alkalmazandó európai számviteli előírások szerint:
- Sorszámozott, egyedi számlaszám WS-YYYY-NNNN formátumban.
- Kiállítás dátuma, teljesítés dátuma (a tartózkodás időszaka) és fizetési határidő.
- Mindkét fél teljes cégneve, címe és cégjegyzékszáma.
- A szolgáltatások tételes leírása (az ingatlan címe, az éjszakák száma, a vendégek száma, időszak).
- Pénznem, nettó összeg és végösszeg.
- Banki adatok a kiegyenlítéshez (IBAN, SWIFT/BIC, a kedvezményezett bankja és az esetleges közvetítő bank).
- Hivatkozási szám, megrendelésszám (PO) vagy projektkód, ha ezt a foglaláskor kérték.
Pénznemek és fizetési módok
A Workers Stay több pénznemben fogad el fizetést szabályozott bankokon és PCI DSS tanúsítvánnyal rendelkező fizetési szolgáltatókon keresztül. Az alábbiakat fogadjuk el:
| Pénznem | Mód | Szokásos fizetési rendszer |
|---|---|---|
| EUR | SEPA-átutalás, SWIFT, Stripe | Uniós bankok, eurózóna |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Egyesült Királyság |
| USD | Nemzetközi SWIFT-átutalás, Stripe | Világszerte |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | EGT |
Készpénzt, kriptovalutát és harmadik féltől származó fizetést nem fogadunk el. A fizetésnek a számlázott jogi személy nevén vezetett bankszámláról vagy kártyáról kell érkeznie. Ez a brit Money Laundering Regulations 2017 rendelet és az EU 6. pénzmosás elleni irányelve szerinti AML- és KYC-eljárásunk része.
Fizetési feltételek
- Szokásos feltételek: fizetési határidő a számla keltétől számított 10 nap, hacsak írásban másként nem állapodtunk meg.
- Ismétlődő havi foglalások: havonta előre számlázzuk, mindig az előző hónap 25. napján.
- Nagyobb projektek (>30 éjszaka vagy >50 000 EUR): 50% a visszaigazoláskor, 50% az érkezéskor.
- Késedelmi kamat: egyesült királysági ügyfeleknél a Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, uniós ügyfeleknél a 2011/7/EU irányelv 3. cikke szerint.
- Fizetési felszólítás díja: 40 EUR felszólításonként a 7 napos türelmi idő után. Ehhez hozzáadódhatnak a törvényes behajtási költségek.
A nekünk történő fizetés ellenőrzése
Ha az Ügyfél bankja, AML-részlege vagy központi beszerzési osztálya a Workers Stay részére teljesített átutalás további ellenőrzését kéri, egy munkanapon belül az alábbi dokumentumokat biztosítjuk:
- Az eredeti számla és az esetleges jóváíró számla.
- Az aláírt foglalási szerződés vagy keretszerződés (Master Services Agreement).
- Alapító okirat (Certificate of Incorporation) és a legutóbbi Confirmation Statement a Companies House-tól.
- Banki igazolás (Bank Confirmation Letter) a fogadó számlánkról.
- Tényleges tulajdonosi (UBO) nyilatkozat és szankciós szűrés szabályozott partnerek kérésére.
- A teljesítés igazolása (foglalási visszaigazolás, be- és kijelentkezési naplók).
A kéréseket a számlaszámmal és a kérelmező intézmény nevével együtt a billing@workersstay.com címre kell küldeni.
Kifogások és jóváíró számlák
A számlával kapcsolatos minden kifogást a számla keltétől számított 7 napon belül írásban kell jelezni a billing@workersstay.com címen. Nemzetközi számviteli standardokat követünk, és kiállított számlát soha nem módosítunk – ehelyett jóváíró számlát, majd új, helyesbített számlát állítunk ki. Így az Ügyfél könyvelésében és könyvvizsgálója számára is teljes a nyomon követhetőség.
A kifogás nem jogosítja fel az Ügyfelet a teljes számla visszatartására. A nem vitatott részt a fizetési határidőn belül ki kell fizetni, és csak a vitatott összeg tartható vissza átmenetileg a vita rendezéséig.
Kifizetések az ingatlantulajdonosoknak
A Workers Stay az ingatlantulajdonosoknak járó kifizetéseket önszámlázási (self-billing) megállapodás keretében kezeli. Szokásos folyamat:
- A Workers Stay a Tulajdonos nevében önszámlát (self-invoice) állít ki minden kötelező számviteli adattal.
- A kifizetés a távozás hónapját követő hónap 5. napján történik, ugyanazon jogi személy nevén vezetett bankszámlára.
- A jutalékot közvetlenül a kifizetésből vonjuk le, és az önszámlán külön tüntetjük fel.
- A nyugták, kimutatások és minden önszámla eredeti PDF-példánya elérhető a Tulajdonosi felületen, és a brit számviteli jog szerint archiváljuk őket.
Visszatérítések
A visszatérítésekre teljes egészében Visszatérítési szabályzatunk vonatkozik. Alapesetben a visszaigazolt B2B foglalások nem téríthetők vissza. Ha e szabályzat alapján mégis visszatérítés jár, azt az eredeti fizetéssel megegyező fizetési módon teljesítjük, a visszatérítési jogosultság megállapításától számított 14 banki napon belül.
Iratmegőrzés
Minden számlát, nyugtát, fizetési igazolást és számviteli nyilvántartást az üzleti év végétől számított 6 évig archiválunk a HMRC nyilvántartási követelményeinek megfelelően. Az iratokat titkosítva, EU-ban működő felhőinfrastruktúrán archiváljuk.
Kapcsolat számlázási ügyekben
A számlákkal, fizetéssel, jóváíró számlákkal, kifizetésekkel és számviteli dokumentációval kapcsolatos minden kérdésre egy munkanapon belül válaszolunk:
- E-mail: billing@workersstay.com
- Általános kapcsolat és eszkaláció: contact@workersstay.com
- Postacím: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Egyesült Királyság