Quién emite la factura
Todas las facturas las emite Real Estate Ollopa11 Ltd, número de empresa 13697786 (constituida el 22 de octubre de 2021), con domicilio social en 128 City Road, London EC1V 2NX, Reino Unido. La empresa está inscrita en Companies House y opera en varios mercados europeos, pero toda la responsabilidad contractual y de facturación recae en la entidad jurídica británica.
Formato y contenido de la factura
Cada factura contiene la siguiente información obligatoria conforme a la HMRC Notice 700 del Reino Unido y a las normas contables europeas aplicables:
- Número de factura correlativo y único con el formato WS-YYYY-NNNN.
- Fecha de emisión, fecha de prestación (periodo de estancia) y fecha de vencimiento.
- Razón social completa, dirección y número de empresa de ambas partes.
- Descripción detallada de los servicios (dirección del inmueble, número de noches, número de huéspedes, periodo).
- Divisa, importe neto y total.
- Datos bancarios para el pago (IBAN, SWIFT/BIC, banco beneficiario y, en su caso, banco intermediario).
- Número de referencia, orden de compra (PO) o código de proyecto, si se solicitó al reservar.
Divisas y formas de pago
Workers Stay acepta pagos en varias divisas a través de bancos regulados y proveedores de pago con certificación PCI DSS. Aceptamos lo siguiente:
| Divisa | Forma de pago | Circuito habitual |
|---|---|---|
| EUR | Transferencia SEPA, SWIFT, Stripe | Bancos de la UE, zona euro |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Reino Unido |
| USD | Transferencia internacional SWIFT, Stripe | Global |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | EEE |
No aceptamos efectivo, criptomonedas ni pagos de terceros. El pago debe proceder de una cuenta bancaria o tarjeta a nombre de la entidad jurídica facturada. Esto forma parte de nuestro procedimiento AML y KYC conforme a las UK Money Laundering Regulations 2017 y a la 6.ª Directiva de la UE contra el blanqueo de capitales.
Condiciones de pago
- Condiciones estándar: 10 días netos desde la fecha de la factura, salvo acuerdo por escrito en otro sentido.
- Reservas mensuales recurrentes: se facturan mensualmente por adelantado el día 25 del mes anterior.
- Proyectos de mayor tamaño (>30 noches o >50.000 EUR): 50 % al confirmar y 50 % a la llegada.
- Intereses de demora: conforme a la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 para clientes del Reino Unido y al artículo 3 de la Directiva 2011/7/UE para clientes de la UE.
- Gastos de recordatorio: 40 EUR por recordatorio tras un periodo de gracia de 7 días. Pueden añadirse los costes de cobro previstos por la ley.
Verificación de un pago a nuestro favor
Si el banco del Cliente, su función AML o su departamento central de compras necesita verificar con más detalle una transferencia a Workers Stay, facilitamos los siguientes documentos en un día laborable:
- La factura original y, en su caso, la factura rectificativa.
- El contrato de reserva firmado o el contrato marco de servicios (Master Services Agreement).
- Certificado de constitución y la última Confirmation Statement de Companies House.
- Una carta de confirmación bancaria de nuestra cuenta receptora.
- Declaración de titularidad real y control de sanciones, a petición de contrapartes reguladas.
- Prueba de prestación (confirmación de reserva, registros de entrada y salida).
Las solicitudes deben enviarse a billing@workersstay.com indicando el número de factura y el nombre de la entidad solicitante.
Reclamaciones y facturas rectificativas
Cualquier objeción a una factura debe plantearse por escrito a billing@workersstay.com en los 7 días siguientes a la fecha de la factura. Seguimos las normas contables internacionales y nunca modificamos una factura ya emitida: en su lugar, emitimos una factura rectificativa seguida de una nueva factura corregida. Así se garantiza la plena trazabilidad en la contabilidad del Cliente y ante su auditor.
Una reclamación no da derecho al Cliente a retener la totalidad de la factura. La parte no discutida debe pagarse en la fecha de vencimiento y solo el importe discutido puede retenerse temporalmente hasta que se resuelva.
Pagos a los propietarios
Workers Stay gestiona los pagos a los propietarios mediante un sistema de autofacturación. Proceso estándar:
- Workers Stay emite una autofactura en nombre del Propietario, con toda la información contable obligatoria.
- El pago se realiza el día 5 del mes siguiente al mes de salida, a una cuenta bancaria a nombre de la misma entidad jurídica.
- La comisión se descuenta directamente del pago y figura por separado en la autofactura.
- Los recibos, extractos y originales en PDF de cada autofactura están disponibles en el Panel del Propietario y se archivan conforme a la normativa contable británica.
Reembolsos
Los reembolsos se rigen íntegramente por nuestra Política de reembolsos. Por defecto, las reservas B2B confirmadas no son reembolsables. Si, aun así, se concede un reembolso conforme a dicha política, se utiliza la misma forma de pago que en el pago original, en un plazo de 14 días hábiles bancarios desde la fecha en que se reconoce el derecho al reembolso.
Conservación de registros
Todas las facturas, recibos, justificantes de pago y registros contables se archivan durante 6 años desde el final del ejercicio, conforme a los requisitos de conservación de HMRC. Los registros se archivan cifrados en una infraestructura en la nube ubicada en la UE.
Contacto para asuntos de facturación
Todas las consultas sobre facturas, pagos, facturas rectificativas, pagos a propietarios y documentación contable se responden en un día laborable a través de:
- Correo electrónico: billing@workersstay.com
- Contacto general y escalado: contact@workersstay.com
- Dirección postal: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Reino Unido