Кой издава фактурата
Всяка фактура се издава от Real Estate Ollopa11 Ltd, фирмен № 13697786 (учредено на 22 октомври 2021 г.), със седалище 128 City Road, London EC1V 2NX, Обединено кралство. Дружеството е регистрирано в Companies House и работи на няколко европейски пазара, но цялата договорна отговорност и отговорността за фактурирането са на британското юридическо лице.
Формат и съдържание на фактурата
Всяка фактура съдържа следната задължителна информация съгласно UK HMRC Notice 700 и приложимите европейски счетоводни стандарти:
- Пореден и уникален номер на фактурата във формат WS-YYYY-NNNN.
- Дата на издаване, дата на доставка (период на престоя) и падеж.
- Пълно наименование, адрес и фирмен номер на двете страни.
- Подробно описание на услугите (адрес на имота, брой нощувки, брой гости, период).
- Валута, нетна сума и обща сума.
- Банкови данни за плащане (IBAN, SWIFT/BIC, банка на получателя и евентуална банка посредник).
- Референтен номер, поръчка (PO) или код на проект, ако са поискани при резервацията.
Валути и начини на плащане
Workers Stay приема плащания в няколко валути чрез регулирани банки и доставчици на платежни услуги със сертификат PCI DSS. Приемаме следното:
| Валута | Начин | Стандартна платежна система |
|---|---|---|
| EUR | SEPA кредитен превод, SWIFT, Stripe | Банки в ЕС, еврозона |
| GBP | Faster Payments, CHAPS, SWIFT, Stripe | Обединено кралство |
| USD | Международен превод SWIFT, Stripe | Целия свят |
| DKK / NOK / PLN | SEPA / SWIFT / Stripe | ЕИП |
Не приемаме плащания в брой, в криптовалута или от трети лица. Плащането трябва да идва от банкова сметка или карта на името на юридическото лице, на което е издадена фактурата. Това е част от процедурата ни за AML и KYC съгласно UK Money Laundering Regulations 2017 и Шестата директива на ЕС за борба с изпирането на пари.
Условия на плащане
- Стандартни условия: 10 дни от датата на фактурата, освен ако не е договорено друго писмено.
- Повтарящи се месечни резервации: фактурират се месечно авансово на 25-о число на предходния месец.
- По-големи проекти (>30 нощувки или >50 000 EUR): 50 % при потвърждение, 50 % при пристигане.
- Лихва за забава: съгласно Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 за клиенти от Обединеното кралство и член 3 от Директива 2011/7/ЕС за клиенти от ЕС.
- Такса за напомняне: 40 EUR за всяко напомняне след гратисен период от 7 дни. Могат да се добавят законовите разходи по събирането.
Проверка на плащане към нас
Ако банката на Клиента, звеното за AML или централизираният отдел за доставки се нуждае от допълнителна проверка на превод към Workers Stay, предоставяме следните документи в рамките на един работен ден:
- Оригиналната фактура и евентуално кредитно известие.
- Подписания договор за резервация или Master Services Agreement.
- Certificate of Incorporation и последния Confirmation Statement от Companies House.
- Банково потвърждение (Bank Confirmation Letter) за сметката ни за получаване на плащания.
- Декларация за действителен собственик (UBO) и проверка за санкции при поискване от регулирани контрагенти.
- Доказателство за изпълнение (потвърждение на резервацията, записи за настаняване и напускане).
Исканията се изпращат на billing@workersstay.com с номера на фактурата и името на институцията, която отправя искането.
Възражения и кредитни известия
Всяко възражение срещу фактура трябва да бъде отправено писмено на billing@workersstay.com в срок от 7 дни от датата на фактурата. Спазваме международните счетоводни стандарти и никога не променяме издадена фактура — вместо това издаваме кредитно известие, последвано от нова, коригирана фактура. Така се осигурява пълна проследимост в счетоводството на Клиента и за неговия одитор.
Възражението не дава право на Клиента да задържи плащането на цялата фактура. Неоспорената част се плаща на падежа и само оспорената сума може временно да бъде задържана до решаването на въпроса.
Изплащания към собственици на имоти
Workers Stay администрира изплащанията към собствениците на имоти чрез система за самофактуриране. Стандартен процес:
- Workers Stay издава самофактура от името на Собственика с цялата задължителна счетоводна информация.
- Изплащането се извършва на 5-о число на месеца след месеца на напускане по банкова сметка на името на същото юридическо лице.
- Комисионата се удържа директно от изплащането и се посочва отделно в самофактурата.
- Разписките, извлеченията и PDF оригиналите на всяка самофактура са достъпни в Панела на собственика и се архивират съгласно британското счетоводно законодателство.
Възстановяване на суми
Възстановяването на суми се урежда изцяло от нашата Политика за възстановяване на суми. По правило при потвърдени B2B резервации суми не се възстановяват. Ако все пак бъде одобрено възстановяване съгласно тази политика, то се извършва по същия начин на плащане като първоначалното плащане, до 14 банкови дни от датата, на която е установено правото на възстановяване.
Съхранение на документи
Всички фактури, разписки, доказателства за плащане и счетоводни документи се архивират за 6 години от края на финансовата година в съответствие с изискванията на HMRC за съхранение на документи. Документите се архивират криптирани в облачна инфраструктура в ЕС.
Контакт по въпроси на фактурирането
На всички въпроси относно фактури, плащания, кредитни известия, изплащания и счетоводни документи отговаряме в рамките на един работен ден чрез:
- Имейл: billing@workersstay.com
- Общ контакт и ескалация: contact@workersstay.com
- Пощенски адрес: Real Estate Ollopa11 Ltd, 128 City Road, London EC1V 2NX, Обединено кралство